3 operazioni di eventi comuni errori Gli organizzatori di eventi possono evitare

Oltre a pura esperienza, il modo migliore per un pianificatore di eventi di diventare un pianificatore di eventi ancora migliore è quello di frequentare un'altra funzione come ospite. La maggior parte degli organizzatori di eventi trascorre la durata di un evento coordinando le quinte, ma sperimentare un evento attraverso gli occhi di un ospite può essere, beh, apertura degli occhi.

Essere ospite, piuttosto che il pianificatore di eventi, ti dà l'opportunità di osservare il personale delle operazioni di eventi in azione, una prospettiva dalla quale è spesso più facile notare ciò che funziona bene e cosa no. Ecco tre errori che probabilmente vedrai in eventi mal gestiti, insieme a suggerimenti per evitare tali errori durante i tuoi eventi.

Tabella di registrazione non gestita

Quando gli ospiti si avvicinano a un tavolo di registrazione, il personale dell'evento dovrebbe essere accogliente e pronto ad aiutare gli ospiti, indipendentemente dalla situazione. 

Non è orientato al servizio o addirittura educato supporre che qualcuno che si avvicina al tavolo di registrazione non appartenga all'evento. Tuttavia, questo è esattamente ciò che può accadere se il personale non è adeguatamente preparato o informato. Ricorda al personale dell'evento che una tabella di registrazione rappresenta l'immagine dell'host e l'organizzazione dietro l'evento. Il personale dovrebbe salutare tutti gli ospiti al tavolo di registrazione e chiedere se sono lì per accedere all'evento con il nome dell'evento o dell'host. Se è stato commesso un errore, la maggior parte degli ospiti si auto-correggerà e si scusa. In caso contrario, al personale dovrebbe essere fornita istruzioni su come avvicinarsi al meglio alla situazione. La gentilezza fa molta strada nelle operazioni di eventi.

Setup di eventi disordinati

Nella maggior parte dei luoghi, le pulizie puliscono uno spazio per eventi e il personale delle operazioni del banchetto completa la configurazione. Se le operazioni del banchetto lasciano cadere un vetro e non riescono a ripulire i frammenti, quindi i frammenti rimangono sul pavimento, a meno che il personale dell'evento non si pulisca. 

Frammenti di vetro rotto e altri detriti non solo lasciano un'immagine terribile, ma possono anche creare un pericolo per la sicurezza. Pertanto, i migliori organizzatori di eventi arriveranno sempre da 1 a 2 ore prima dell'orario di inizio per osservare l'installazione ed eseguire una serie di procedimenti dettagliati della zona e cercare vetro e altri oggetti 30 minuti e ancora 15 minuti prima dell'evento. Se qualsiasi cosa fosse fuori posto, il pianificatore di eventi può portarlo all'attenzione del personale del banchetto.

Pulizia mal tempita

In ogni caso, ci saranno due programmi: l'ordine del giorno degli organizzatori e il programma di lavoro del personale operativo della sede. È responsabilità del pianificatore di eventi assicurarsi che entrambi siano adeguatamente sincronizzati.

La presentazione o il keynote del programma si verificheranno in genere subito dopo una sorta di ricevimento di arrivo che può includere tabelle di registrazione, cibo e bevande. Pertanto, i tempi delle attività di pulizia e abbattimento devono essere pianificati attentamente in modo da non interferire o interrompere l'agenda del programma. Quando non viene discusso in anticipo con il personale delle operazioni di eventi, un organizzatore di eventi può scoprire che tavoli e altri oggetti possono essere rimossi direttamente di fronte a padroni di casa o altoparlanti ospiti, che distraggono tutti nella stanza.

La linea di fondo

Mentre i luoghi ben gestiti con i diligenti gestori e personale delle operazioni di eventi dovrebbero semplificare il lavoro di un pianificatore di eventi, l'esecuzione di eventi così perfetta non è sempre il caso. I grandi organizzatori di eventi creano ogni dettaglio di un evento di esecuzione della loro attività. Si prendono il tempo per discutere di tutti gli aspetti della configurazione, del servizio di eventi e demolirsi con i gestori di banchetti prima dell'evento stesso e supervisionare le operazioni degli eventi prima, durante e dopo per garantire il miglior evento possibile per il cliente.