3 modi provati per organizzare la tua piccola impresa quest'anno

Organizzare la tua azienda comporta molto di più che semplici pile di carte e spolverare il disordine che hai sulla scrivania. L'organizzazione implica la creazione di sistemi e procedure per tutte le diverse parti della tua attività, il che ha il potenziale per aiutarti a diventare più produttivo e redditizio.

Le idee seguenti includono alcuni dei modi migliori in cui puoi diventare più organizzato nella tua piccola impresa. Prova solo uno per un miglioramento lento e sostenuto o fai un piano per incorporare un nuovo processo organizzativo ogni mese nella tua attività quest'anno.

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Prendi il controllo di documenti e documenti

La carta è la più grande fonte di disordine in molti uffici. Se non si dispone di un sistema di archiviazione o di un sistema di archiviazione digitale, ora è il momento di costruirne uno. Inizia dando un'occhiata ai documenti che hai in giro. Crea un mucchio e una pila di scarto, quindi distruggere o riciclare tutti i documenti, le riviste, le newsletter, le carte, le note, ecc., Questo è arrivato alla seconda pila. Se non sei sicuro da dove cominciare, rivedi quali tipi di documenti dovresti conservare. Il resto è un gioco giusto per lo Shredder.

Una volta che hai decretato i documenti, prendi in considerazione la creazione di un sistema di gestione dei documenti che possa aiutarti a creare o perfezionare il tuo processo cartaceo e mantenerlo organizzato.

Se decidi che è ora di iniziare a passare a un ufficio senza carta, puoi iniziare scansionando e digitalizzando le tue ricevute, utilizzando servizi di fatturazione e pagamento online come FreshBooks, passando a un programma di firma digitale come Docusign e utilizzando il cloud per il backup dei dati e archiviazione. Se raccogli i biglietti da visita durante gli eventi durante l'anno, potrebbe anche essere una buona idea investire in uno scanner di biglietti da visita in modo da poter digitalizzare immediatamente le informazioni di contatto e abbandonare le carte di carta.

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Usa gli strumenti di produttività giusti

Tutti abbiamo le nostre app e strumenti preferiti che utilizziamo ogni giorno, anche se alcuni sono probabilmente più utili di altri. Questo è il motivo per cui è così importante almeno una volta uno stock di app di app e strumenti che stai utilizzando nella tua piccola impresa e decidono se soddisfano ancora le tue esigenze. Questo è anche un ottimo momento per considerare se eventuali nuovi strumenti potrebbero migliorare l'organizzazione della tua azienda.

Di seguito sono riportate alcune delle aree migliori in cui molti proprietari di piccole imprese trovano utili strumenti di produttività. Questi dovrebbero darti un solido punto di partenza per ottimizzare i tuoi strumenti di produttività quest'anno:

• Gestione dei contatti: Dal tenere traccia dei tuoi clienti al ricordo delle persone che incontri durante il networking, ogni proprietario di piccole imprese ha bisogno di un sistema per la gestione delle informazioni di contatto. Puoi optare per un sistema completo di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Salesforce o, per una gestione su scala ridotta, è possibile impostare la tua app di contatti esistente per lavorare per la tua attività.
• Riunioni e comunicazione: Sia che si conducano riunioni faccia a faccia, al telefono o tramite servizi di chat, c'è un modo per rendere il processo più organizzato. Puoi utilizzare un servizio come fare per ottenere le tue riunioni più organizzate prima, durante e dopo.
• Contabilità e contabilità: Organizzare e semplificare il modo in cui fatturi, prendere pagamenti e gestire il flusso di cassa con strumenti come QuickBooks, Xero e Wave.
• Tracciamento di viaggio e spese: Puoi usare app come Expedia e TripAdvisor per semplificare la pianificazione dei viaggi. Una volta in viaggio, app come Spesify ti aiutano a tenere traccia delle spese in modo che i segnalazioni quando torni a casa siano molto più facili da organizzare.
• Gestione dei social media: Sappiamo tutti quanto tempo può essere perso sui social media se non ti stai avvicinando in modo sistematico e organizzato. Ecco perché strumenti come Hootsuite e Buffer possono essere preziosi per i proprietari di piccole imprese.
• Gestione e -mail: Se usi Gmail nella tua piccola impresa, hai accesso a alcune estensioni di Google che possono organizzare rapidamente la posta in arrivo. Se stai utilizzando un'altra app di posta elettronica, prova SaneBox per filtraggio automatico, promemoria e altro ancora.
• Gestione del progetto: Una buona app di gestione del progetto ti aiuterà a tenere traccia delle attività, a condividere file e collaborare con i compagni di squadra tutti in un unico posto e può essere uno dei migliori strumenti per organizzare il tuo lavoro. Prova Basecamp o Asana per una soluzione di gestione del progetto all-in-one.

La produttività è un processo molto personale e le app di cui hai bisogno saranno specifiche per il lavoro che fai e il modo in cui tende a lavorare. Prenditi del tempo per esplorare quali sono le tue esigenze prima di incorporare un nuovo strumento nel tuo processo. Potresti non aver bisogno di tanti quanto pensi.

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Organizza il tuo computer

Questo è grande per qualsiasi proprietario di piccole imprese che svolge la maggior parte del loro lavoro sul computer. Probabilmente sai che non ci vuole molto tempo prima che il tuo desktop sia ingombra di icone, la cartella dei download per diventare così piena di documenti stranamente nominati che è impossibile trovare qualsiasi cosa, o la tua casella di posta pensare che potrebbe davvero esplodere. Non solo questo è orribile per la tua produttività, ma può anche rallentare in modo significativo le prestazioni del tuo computer.

Ecco alcune cose che puoi fare in questo momento per organizzare il tuo computer e tornare a forma di lavoro:

• Pulisci il tuo desktop: Ci sono un paio di modi per impostare il tuo desktop e tutto dipende dal tuo stile di lavoro e da come usi il tuo computer. Puoi sbarazzarti di tutto dal tuo desktop ad eccezione del cestino della spazzatura (ricorda che le icone dell'app sul tuo desktop sono solo scorciatoie per tutte le tue app reali di solito vivono nella cartella delle applicazioni). Oppure puoi aggiungere alcune scorciatoie alle tue app e file più frequentemente utilizzati.
• Imposta un sistema di archiviazione digitale: Per rendere tutto più facile da navigare, è necessario creare un sistema di archiviazione che abbia senso per te. In questo modo, puoi trovare rapidamente i documenti di cui hai bisogno, quando li fai.
• Software di aggiornamento: Se il computer è impostato per installare automaticamente gli aggiornamenti del sistema di applicazione e operativo, allora si è impostato. Se è un processo manuale per te, dovresti verificare gli aggiornamenti almeno bimestrale poiché molti includono patch di sicurezza. Quindi, una volta all'anno, rivedi le versioni attuali del software che stai utilizzando e decidi se è il momento di aggiornare.
• Scansionare virus e problemi di prestazioni: Indipendentemente dal tipo di computer che hai, tutti possono ottenere virus o malware (sì, anche Mac!). Se hai un computer basato su Windows, è intelligente eseguire una manutenzione regolare per mantenerlo senza virus e funzionare senza intoppi.
• Verifica l'integrità del backup dei dati: Stai eseguendo il backup dei tuoi dati, giusto? In caso contrario, salta tutto il resto per il momento e fai prima questo. È possibile utilizzare un servizio di backup di dati basato su cloud come carbonite, backblaze o crashplan o puoi utilizzare un disco rigido esterno che si collega al tuo computer. Con entrambe le opzioni, configurare il servizio o l'unità per condurre backup automatici continui in modo da non dover fare nulla manualmente. Quindi, una o due volte l'anno, vai nel tuo servizio di backup o guida e colpisci per assicurarti che tutto sia lì e accessibile se dovessi tirare le copie sul computer locale.
• Stringi la tua casella di posta: Molti proprietari di piccole imprese hanno una relazione d'amore con la loro casella di posta elettronica. Lo adorano perché è uno strumento di comunicazione altamente produttivo ed efficiente, ma lo odiano perché può rapidamente sfuggire al controllo e causare stress inutili. Ci sono cose che puoi fare per mantenere la tua casella di posta in linea, come usare l'automazione, razionalizzare ciò che ricevi quotidianamente e limitare la frequenza con cui controlli la posta elettronica durante la tua giornata.

I suggerimenti sopra ti aiuteranno a organizzare immediatamente la tua piccola impresa. Ma non dimenticare quanto velocemente le cose possono sfuggire al controllo. Abbina queste attività a una risoluzione per condurre una revisione rapida e semplice dei tuoi documenti, strumenti di produttività e stato del computer alcune volte al mese in modo da poter rimanere organizzati e impedire alle cose di raggiungere livelli schiaccianti di disorganizzazione.