5 elementi chiave di un progetto di successo

Le organizzazioni governative intraprendono progetti quando alcuni aspetti dello svolgimento del lavoro delle persone devono cambiare. Secondo il Project Management Institute, un progetto è “un'attività di gruppo temporanea progettata per produrre un prodotto, un servizio o un risultato unici."Quando un progetto cambia il modo in cui un'organizzazione fa affari, i prodotti finali del progetto sono incorporati nel lavoro quotidiano e quindi migliorano il lavoro dell'organizzazione in perpetuo.

Può sembrare facile, ma non lo è. Il cambiamento è difficile e i progetti possono scappare molto facilmente. Ogni giorno provoca sfide che minacciano i progressi e l'eventuale successo di un progetto.  Per combattere questo pericolo, i progetti necessitano di alcuni elementi vitali. Con i seguenti articoli in atto, un progetto ha un'alta probabilità di successo.

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Uno sponsor del progetto impegnato

Lo sponsor del progetto è la persona di alto livello nell'organizzazione che ha la proprietà del progetto. Uno sponsor del progetto impegnato prevede che il progetto abbia successo e fa tutto ciò che può fare per garantire che il successo si concreti.

Uno sponsor del progetto ha quattro responsabilità principali relative al progetto. Innanzitutto, lo sponsor Champons the Project. Lui o lei applaude nel team di progetto pubblicamente e privatamente. In secondo luogo, lo sponsor supporta il project manager. Quando un project manager ha bisogno di ostacoli rimossi, chiama lo sponsor per assistenza perché lo sponsor ha il peso organizzativo per far accadere le cose. In terzo luogo, lo sponsor allinea le risorse fornendole direttamente o lavorando con altre persone di alto livello per ottenere risorse. Quando lo sponsor è un forte campione per un progetto, i colleghi dello sponsor hanno maggiori probabilità di contribuire con risorse significative. In quarto luogo, lo sponsor facilita il processo decisionale. Quando il team del progetto si impantana, lo sponsor può mediatore della decisione o prendere in piacimento la decisione.

Lo sponsor rimane informato tramite comunicazione costante con il project manager. I due lavorano insieme per determinare quando lo sponsor deve intervenire e esercitare più con forza le responsabilità dello sponsor a supporto del project manager. Ad esempio, un project manager potrebbe avere difficoltà a ottenere informazioni dal dipartimento finanziario dell'organizzazione. Lo sponsor del progetto può avvicinarsi al Chief Financial Officer sulla situazione e chiedere che il compito di ottenere le informazioni sia prioritaria sopra compiti concorrenti.

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Obiettivi chiari e portata

Prima che il lavoro su un progetto venga eseguito o addirittura pianificato, lo sponsor del progetto deve articolare gli obiettivi e la portata del progetto. Gli obiettivi sono le grandi cose che il progetto dovrebbe realizzare. Prendi un progetto di miglioramento del software, ad esempio. Un dipartimento delle risorse umane utilizza un noto software di business personalizzabile per gestire il libro paga. L'organizzazione vuole aggiungere un modulo per la gestione dell'apprendimento. Gli obiettivi del progetto sono personalizzare il software di gestione dell'apprendimento alle esigenze aziendali dell'organizzazione e integrarlo con il sistema di gestione stipendi esistente.

L'ambito definisce i parametri del progetto. Continuando con l'esempio del progetto software; L'ambito di questo progetto è limitato a portare il sistema di gestione dell'apprendimento e integrarlo con il sistema di gestione stipendi. Molte volte, è utile identificare le cose che sono fuori portata per capire cosa c'è in portata. Per questo progetto, l'aggiunta di altri moduli è fuori portata. Il dipartimento contabile non può venire al project manager e richiedere moduli di fatturazione, crediti o conti pagabili.

L'aggiunta di un modulo una volta che il progetto è stato definito consente di insinuarsi. I buoni sponsor del progetto e i project manager si guardano dal creep di portata e sono molto riluttanti ad aggiungere portata a metà prova. L'aumento dell'ambito di un progetto aumenta la necessità di risorse del progetto come tempo e denaro. Inoltre, lavorare sull'ambito aggiuntivo mette a rischio la qualità dei prodotti di lavoro.

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Un buon project manager

Un project manager pianifica e organizza risorse per realizzare un progetto. Questa persona è il legame tra lo sponsor del progetto che imposta la visione e il team di progetto che la realizza. Se appropriato e tempestivo, il project manager porta le parti interessate per offrire input.

I project manager di solito hanno i seguenti tratti che li aiutano a spostare il progetto:

• I project manager sono pianificatori. Pensano alla sequenza di lavoro e sanno cosa deve accadere dopo che il team ha completato il compito da svolgere. Fanno buoni piani ma sanno anche quando essere flessibili e deviare da un piano.
• I project manager sono affidabili. Con il loro successo a seconda del lavoro degli altri, i project manager hanno bisogno di persone per fidarsi della loro buona intenzione e competenza. La fiducia è particolarmente importante nella relazione tra il project manager e lo sponsor del progetto.
• I project manager tendono ad essere estroversi perché la stragrande maggioranza del loro lavoro prevede la comunicazione.

Ritengono le persone responsabili dei loro impegni. Ecco un esempio. Un supervisore di un membro del team di progetto ha detto al project manager che il membro del team potrebbe dedicare quattro ore a settimana al progetto. Questo membro del team ha perso due incontri settimanali di fila e non ha fatto progressi sui suoi compiti assegnati nella struttura di rottura del lavoro. Dopo il primo incontro mancato, il project manager ha incontrato il membro del team per discutere dell'assenza e delle scadenze mancate. Il membro del team ha dichiarato di avere priorità più urgenti. Il project manager sospettava che ciò non fosse vero, quindi dopo la seconda riunione mancata, il project manager ha incontrato il supervisore del membro del team. Il supervisore ha detto al project manager che si sarebbe assicurata che il comportamento del membro del team si sarebbe girato.

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Stakeholder impegnati

Le parti interessate di un progetto sono persone che hanno un interesse acquisito per il successo del progetto ma non sono membri del team di progetto. Non pensano al progetto su base giornaliera come fanno il project manager o i membri del team del progetto, ma vogliono essere in giro per le decisioni critiche e i progressi complessivi verso gli obiettivi del progetto.

Le parti interessate hanno le loro motivazioni per rimanere al passo con le attività del progetto, ma è responsabilità del project manager portarle all'ovile in modi che avanzano di lavorare verso gli obiettivi del progetto. In molti casi, farlo comporta un delicato equilibrio tra ottenere troppo input e ottenere troppo poco input. Le parti interessate non possono valutare ogni decisione. Ciò impantana il progetto e renderebbe ogni decisione una lotta. Al contrario, le parti interessate non possono essere escluse perché un aspetto significativo di quasi ogni progetto sta soddisfacendo le parti interessate.

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Membri del team di progetto dedicato

I membri del team del progetto svolgono il lavoro del progetto. Molte volte, i membri del team di progetto sono assegnati a un progetto in cima alle loro mansioni regolari, il che significa che non vi è alcuna riduzione in altri lavori per compensare il lavoro aggiuntivo svolto dal progetto. I project manager possono aiutare i membri del team a negoziare con i propri supervisori su questo tema, ma il project manager non ha alcun controllo sulle responsabilità che i membri del team del progetto hanno al di fuori del progetto.

La dedizione dei membri del team al progetto è molto preziosa. Senza dedica, le scadenze scivolano e i prodotti di lavoro non sono di buona qualità. I membri del team dedicati sono motivati ​​a raggiungere gli obiettivi del progetto in tempo, nel budget e fino alle aspettative di qualità.