Uno schema globale delle spese di pianificazione degli eventi

È difficile pianificare un budget per eventi senza una buona idea delle spese che sosterrai. Sembra ovvio, ma i costi associati alla pianificazione degli eventi possono provenire da diversi luoghi. Proprio quando pensi di aver identificato tutte le tue categorie di spese, un'altra si presenta per rimandarti al tavolo da disegno.

Per evitare che ciò accada a te, usa questo schema delle spese di pianificazione degli eventi mentre crei il budget.

Spese di eventi in loco

Questi includono i costi e le commissioni in genere addebitate dalla sede dell'evento. Spesso la categoria più costosa, è anche il più semplice da prevedere poiché otterrai una stima dei costi formale da rivedere in anticipo. Non dimenticare di considerare i costi variabili che cambiano in base ai numeri di frequenza. La catering è un esempio di una spesa variabile perché la quantità di cibo di cui hai bisogno e successivamente i costi aumentano con ogni aggiunta al tuo gruppo.

Ecco una punch elenco delle spese di eventi in loco da inserire nel tuo budget:

Costi del luogo

Questi sono i costi dei locali:

• Affittacamere
• Deposito di sicurezza
• Copertura assicurativa
• Parcheggio

Cibo e catering

Ecco tutto legato al mangiare e al bere:

• Pasti
• Bevande
• Commissioni di lavoro barista/server
• Tasse e servizi di manutenzione/mance

Audiovisivo

Questi sono i tuoi costi di presentazione:

• Microfoni
• Schermi e proiettori
• Accesso ad Internet
• Altre attrezzature specializzate

Venditori di terze parti

Questa categoria rappresenta tutti gli articoli e i servizi forniti dai venditori al di fuori della sede dell'ospite. Ognuno ti fatturerà in modo indipendente, quindi è importante tenere strette schede su ogni fornitore. L'uso di un foglio di calcolo ti aiuterà a organizzare i contatti del fornitore insieme ai costi associati ai loro servizi.

Noleggi di eventi

Queste spese si riferiscono a tutto ciò che hai bisogno di fornire:

• Lince, battiscopa e coperture per sedie
• Attrazioni tende, staging e divertimenti
• Articoli fisici non forniti dalla sede
• Lavoro e consegna per l'installazione/smontaggio

Venditori di arredamento

Fare sembrare le cose bene sosterrà i costi per:

• Illuminazione accento
• Fiori e centrotavola
• Palloncini

Divertimento

Non dimenticare le commissioni associate a:

• Musicisti o DJ
• Commissioni di altoparlanti
• Rider a contratto (cibo, alloggio, trasporto)

Spese di produzione

La produzione include tutto il personale e le risorse richieste per pianificare ed eseguire l'evento. Queste spese iniziano nel momento in cui l'evento viene sognato e continua attraverso le scartoffie post-evento. In breve, questa categoria rappresenta il costo dell'organizzazione dell'evento, attirare i partecipanti e gestire gli elementi amministrativi.

Marketing e registrazione

Questa categoria può sommarsi con i costi per:

• Lavoro di stampa e web design
• Annunci
• Inviti
• Gestione della registrazione

Pianificazione e organizzazione

Gli eventi richiedono persone e le spese includono:

• Commissioni per pianificatore di eventi
• Dipendenti part-time e temporanei
• Forniture per ufficio
• Costi di comunicazione
• Spese di viaggio

Spese amministrative

Non trascurare i documenti e i costi per:

• Incarichi stipendi per i dipendenti
• Costi contabili
• Spese legali
• Commissioni di consulente

Costi eccessivi e fondi di emergenza

Non esiste un numero magico per quello che dovresti mettere da parte per le spese non pianificate, ma devi aspettarti l'inaspettato. Alcuni organizzatori di eventi suggeriscono che il budget del 5-10% rispetto alle spese previste, mentre altri scelgono un numero rotondo con cui lavorare. Gli eventi più grandi dovrebbero, ovviamente, assegnare di più perché una supervisione che viene fatturata per persona potrebbe imbattersi in migliaia di dollari.

Lo scopo di questo schema è di renderti consapevole dei diversi tipi di spese di pianificazione degli eventi che possono verificarsi. Ogni evento è unico, quindi il tuo può includere più o meno gli articoli elencati. L'importante è sapere da dove verranno i tuoi costi. Spese con vista sulle spese associate a un particolare fornitore o categoria può provocare il caos sul tuo budget, ma lo scenario peggiore è completamente dimenticare una spesa fino all'arrivo del conto.