Errori di contabilità commessi per le piccole imprese

Mentre può essere utile per una piccola impresa elaborare rapidamente le transazioni con un programma software di contabilità ad alta potenza, pagare per correggere errori è qualcosa che vorresti evitare. Comprendere i tipi di errori contabili che vengono comunemente commessi può fare la differenza tra dover pagare per correggere un errore e farlo bene la prima volta. Ecco otto errori di contabilità comuni che i proprietari di imprese fanno e suggerimenti su come risolverli:

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Registrando accidentalmente le transazioni in un periodo precedente

Una volta che hai "chiuso i libri" per un anno fiscale, non dovresti davvero tornare a cambiarli. Tuttavia, alcune applicazioni contabili, come QuickBooks, non ti consentono di bloccare un periodo precedente in modo da poter pubblicare le voci dell'anno corrente in un periodo precedente se non stai attento. Altri programmi software di contabilità ti consentono di commettere questo errore se non hai configurato il software per bloccare il periodo finanziario precedente.

Rivedi il bilancio del periodo precedente per le modifiche
Se hai registrato transazioni in un periodo precedente, il bilancio cambierà. Pertanto, puoi controllare il tuo bilancio del periodo precedente per assicurarti che non sia cambiato dall'ultima volta che hai chiuso i libri. Se è cambiato, dovrai indagare.

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Saldo errato in attività di attività o di responsabilità

I conti delle attività dovrebbero avere saldi di addebito, mentre i conti di responsabilità dovrebbero avere saldi di credito. Le cause più comuni di avere un saldo errato in questi conti di bilancio sono la pubblicazione di voci sul conto errato, i conti errati e le voci di regolazione duplicante.

Controlla il tuo bilancio per errori
Controlla il tuo bilancio per assicurarsi che le attività e le passività abbiano i saldi corretti. Se esiste un account con un saldo errato, è possibile ottenere i dettagli di tale account per trovare le voci che hanno causato l'errore. Questo controllo dovrebbe essere eseguito almeno mensilmente.

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Saldo errato delle entrate o del saldo delle spese

I conti delle entrate dovrebbero avere saldi del credito, mentre i conti di spesa dovrebbero avere saldi di debito. Alcune cause di questo errore sono la pubblicazione di voci sul conto errato, conti errati e duplicando le voci di regolazione, che sono le stesse ragioni per avere saldi errati in conti del bilancio.

Controlla il tuo conto economico per gli errori
Controlli il tuo conto economico per assicurarti che i ricavi e le spese abbiano i saldi corretti. Se esiste un account con un saldo errato, è possibile ottenere i dettagli di tale account per trovare le voci che hanno causato l'errore. Questo controllo dovrebbe essere eseguito almeno mensilmente.

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Spese errate

I sistemi di contabilità delle piccole imprese risparmiano tempo perché le voci possono essere pubblicate rapidamente e facilmente. Quando vengono inserite le informazioni, può essere facile scegliere il conto spese e le spese errate. Le spese errate non significa solo che il sistema contabile potrebbe non riflettere correttamente ciò che sta accadendo nella tua attività, ma può causare veri mal di testa se i rapporti finanziari e fiscali non sono accurati.

Guarda periodicamente le tue dichiarazioni di spesa
Assegna qualcuno a scansionare periodicamente le spese per assicurarti che i dati appaiano ragionevoli. Ad esempio, se una spesa per pasto viene prenotata nel conto delle spese di leasing, di solito si distinguerà a causa della descrizione delle voci. Un'altra indicazione che le spese possano essere classificate erroneamente sono differenze di budget-attivo inspiegabile.

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Non cercare aiuto quando necessario

Hai sentito l'espressione "Penny Wise e Dollar Poor" in riferimento a persone che trascorreranno alcune ore del loro tempo per risparmiare qualche dollaro. Devi capire che il tuo compito è gestire la tua attività. Un appaltatore si costruisce, un pittore dipingi e un agente immobiliare vende. A volte non vale solo il tuo tempo per trascorrere ore e ore superando i dettagli dei tuoi registri contabili o ricercando come correggere un errore che hai commesso.

Appoggiarsi a un professionista professionista
Se puoi, farai più di quanto spenderai curando altri problemi rispetto ai tuoi problemi di contabilità, allora dovresti prendere in considerazione l'esternalizzazione del problema a un contabile professionista o un contabile.

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Non salvare le ricevute

Hai registrato diligentemente tutte le tue spese nei tuoi record contabili. La tua dichiarazione di spesa è un'opera d'arte, senza errori o omissioni. Quindi, ti viene chiesto dall'IRS; Senza ricevute, le tue dichiarazioni di spesa sono inutili. 

Mantieni le tue ricevute
Salva le ricevute o fai copie scansionate di tutte.

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Non riuscire a programmare i backup

Molte piccole imprese fanno affidamento sul software per fare il lavoro contabile per loro, ma non tenere conto degli arresti anomali del sistema o degli errori. Un singolo problema può spazzare via i tuoi file.

Pianifica backup di routine
Pianifica backup automatici settimanali utilizzando Cloud Storage o un server specifico messo da parte per questa attività.

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Non personale di formazione

Non importa quanto sia potente il tuo software, il tuo personale ha bisogno della formazione per essere efficace. Un membro dello staff addestrato in modo improprio può distruggere i tuoi record per caso, eliminando tutte le tue spese e schede di profitto. 

Eseguire una formazione regolare
Durante il processo di onboarding, tenere sessioni di formazione complete e avere aggiornamenti trimestrali per garantire che tutto il personale possa inserire ed eseguire informazioni in modo accurato.