Scegliere la giusta strategia di prezzo della conferenza

Quando stai pianificando una conferenza, scegliere quanto accusarete le persone per partecipare è una decisione fondamentale. Se il prezzo è troppo alto, rischi di perdere i numeri di partecipazione. D'altra parte, se non si sussegui abbastanza i costi, anche una piccola crisi potrebbe trasformare l'intera impresa in una perdita. 

In definitiva, i due fattori più importanti per determinare la strategia dei prezzi della conferenza saranno i costi previsti e le stime di frequenza. Senza queste proiezioni, sarà difficile scegliere un modello di prezzi che si adatta meglio alla tua organizzazione e ai partecipanti. Concediti un sacco di tempo per ricercare queste due cifre prima di determinare il tuo modello di prezzo.

Dopo tutto il duro lavoro che hai messo per mettere insieme il tuo evento, dal individuazione del tuo mercato di riferimento alla personalizzazione della tua conferenza per soddisfare le loro esigenze, vale la pena studiare le diverse strategie di prezzo delineate di seguito e sceglierne una che fornisce la soluzione migliore per il tuo mercato.

L'approccio al dettaglio

La strategia di prezzo più elementare che puoi utilizzare è calcolare le spese, aggiungere un margine di profitto e quindi dividere la somma per la figura di presenza più bassa. I negozi al dettaglio formulano proiezioni come questa da anni, ma richiede precisione.

Per abbozzare una cifra, faresti costi statici come il noleggio del luogo e le spese audio/visive che non cambieranno indipendentemente da quante persone lo frequentano e pesano con variabili come il cibo e altre spese di persona. È qui che i tuoi minimi previsti sono essenziali perché alla fine copriranno i costi fissi.

Prezzi di mercato

Quando basi le spese della conferenza sul mercato, stai essenzialmente giocando con una visione di ciò che le persone possono permettersi. È l'opposto dell'approccio al dettaglio da quando inizia impostando il prezzo di ammissione e poi lavorando all'indietro per costruire la conferenza entro tale budget. Una cosa da tenere a mente con i prezzi di mercato è che si basa sul valore percepito. In altre parole, i partecipanti non consegnano i loro soldi semplicemente perché stai organizzando un evento. Devi fornire un valore eccezionale o altrimenti farai fatica a vendere i biglietti a qualsiasi prezzo.

Prezzi di accesso limitato

Questo è un modello di prezzi a più livelli che offre più funzionalità e vantaggi a coloro che pagano di più. Ad esempio, un biglietto di base potrebbe ammettere qualcuno della sessione generale e dei breakout. Il livello successivo avrebbe fornito tutto questo più un posto al pranzo keynote. Il biglietto VIP includerebbe i posti preferiti in ogni caso e l'accesso a una sala di pausa esclusiva e una funzione di networking post-evento. Ancora una volta, la chiave del successo è creare un valore sufficiente in ciascun livello per generare una domanda sufficiente.

Incentivi e sanzioni

È possibile utilizzare incentivi e sanzioni per incoraggiare la registrazione entro un periodo di tempo specifico. Probabilmente hai visto le offerte di registrazione "Early Bird" in molti degli eventi a cui hai partecipato. L'obiettivo di queste promozioni è coprire in anticipo tutti i costi fissi in modo da non arrampicarti per raccogliere fondi verso la fine.

Le sanzioni o le tasse di registrazione in ritardo sono quasi essenziali se si servono alimenti perché la maggior parte dei contratti di catering include i supplementi per gli ordini effettuati dopo la data di garanzia finale. Assicurati di spiegarlo ai dichiaranti tardivi, dal momento che spesso si sentono manipolati dalle sanzioni quando in realtà viene applicata la commissione aggiuntiva solo per coprire i costi.

Accesso post-evento

Offrire l'accesso online a una versione registrata delle sessioni della conferenza è un'idea popolare nell'era di Internet, ma sii consapevole che questa strategia ha il potenziale per influire sui tuoi sforzi di marketing. Ci saranno alcuni potenziali partecipanti che non si sentiranno motivati ​​a partecipare all'evento dal vivo quando scopriranno che le sessioni saranno registrate. Per non parlare del fatto che la tua organizzazione sosterrà anche le spese di registrazione, gestione dei siti Web e spese di hosting. Per questi motivi, è meglio limitare l'accesso online solo ai partecipanti o addebitare una commissione sostanziale per l'accesso non participante.