Errori di pianificazione degli eventi comuni da evitare

Gli errori sono fatti negli affari e nella nostra vita personale su base regolare. È così che cresciamo e impariamo. Ma alcuni errori sono costosi. Prendi le misure necessarie per evitare questi cinque errori di pianificazione degli eventi molto comuni e, se commetti un errore, sia sicuro di non fare lo stesso errore una seconda volta.

Non iniziare presto abbastanza presto

La procrastinazione è il tuo nemico. Questo è uno degli errori di pianificazione degli eventi più comuni che si desidera evitare. Non riuscire ad avviare presto il processo di pianificazione degli eventi può causare una serie di problemi lungo la linea. Non appena viene selezionata una data e hai un ambito generale del tuo evento e del budget, mettiti al lavoro. Hotel e altri luoghi prenotano in anticipo così al più presto. In caso contrario limiterà le tue scelte di sede e, sfortunatamente, rimarrai con qualunque sede sia disponibile. Anche i relatori ospiti e l'intrattenimento dal vivo prendono le prenotazioni in anticipo rispetto alla data effettiva dell'evento. Una volta che la data dell'evento è sicura, fai le tue ricerche e quando decidi il tuo performer preferito, fai firmare subito un contratto. 

Organizzarti con una lista di controllo per la pianificazione di eventi è un altro compito che dovrebbe essere affrontato immediatamente. Mappando tutti i passaggi nel processo di pianificazione dell'evento, determinando quando devono essere completati e sviluppando un calendario per ciascuno, avrai una guida preziosa per iniziare e tenerti in pista. Iniziare troppo tardi è uno degli errori di pianificazione degli eventi più comuni.

Non verificare eventi in competizione

Hai mai programmato il tuo evento solo per imparare il processo di pianificazione è iniziato e il set della data dell'evento che c'è un altro evento concorrente lo stesso giorno? Solo un evento attirerà la folla, quindi non correre le tue possibilità e attraversare le dita che quelli invitati sceglieranno il tuo evento. Evita del tutto la situazione.

Fai la dovuta diligenza e controlla qualsiasi conflitto di eventi prima che sia troppo tardi. Guarda gli orari per le riunioni del settore (sia grandi che piccole), vicinanza alle vacanze, importanti eventi sportivi e incontri locali che possono provocare il caos per coloro che guidano per l'evento. Una volta che hai deciso un appuntamento per il tuo evento, fai la voce ai tuoi ospiti. Le notifiche "Salva la data" e gli elenchi di "eventi imminenti" offrono a coloro che sono interessati l'opportunità di contrassegnare il tuo evento sui loro calendari.

Non confermando i fornitori

Un contratto di fornitore firmato è un accordo legalmente vincolante e ti dà qualcosa per iscritto per ritenere il fornitore responsabile dei servizi che devono fornire. Tuttavia, non fa nulla per te al momento dell'evento in cui ti rendi conto che il venditore è un no-show. Quel contratto di evento in mano non servirà cibo ai tuoi ospiti affamati o consegnerà tavoli e sedie in una sala da ballo vuota. Confermare con ogni singolo venditore non una volta, ma due volte. SÌ, due volte. Conferma la ricezione del contratto firmato nel momento in cui accetti entrambi i termini. Confermare ancora una volta prima dell'evento stesso. Questa non è la conversazione che avrai dei dettagli sulla consegna del cibo o sull'arredamento; Questo è un follow-up specificamente per assicurarsi che il tuo evento sia ancora sul loro calendario.

I venditori di eventi prenotano più eventi ed è molto facile per i tuoi documenti perdersi nello shuffle o in modo errato da qualcun altro nell'azienda. Quindi assicurati che non accada girando a loro per fare il check -in e confermare che il tuo evento e le specifiche relative alla data, all'ora e ai servizi da fornire sono in realtà nel loro programma. E mantenere quel contratto fornitore prontamente disponibile.

Non avere un "piano b"

Avere un piano di emergenza è un must per qualsiasi evento, ma specificamente per quegli eventi previsti per essere tenuti all'aperto. Le condizioni meteorologiche sono imprevedibili e se un uragano, un consulenza per il vento pesante o una tempesta di grandine di grandine minacciano di annullare il tuo evento, avere un piano di backup. Le date della pioggia, le sedi di evento alternative e gli orari delle attività modificati sono tutte opzioni se il tuo evento all'aperto - o parte di esso - deve essere spostato all'interno.

Oltre a prepararsi alle incertezze meteorologiche, altre circostanze insolite possono anche essere affrontate in anticipo. Le interruzioni di corrente possono essere ridotte avendo un generatore in loco. Il parcheggio di overflow può essere spostato in un'altra posizione prearrangiata. I problemi con la disponibilità delle camere d'albergo possono essere risolti mantenendo alcune stanze extra in riserva all'interno del blocco dell'hotel. Considera i dettagli del tuo evento e pensate a quelle aree più suscettibili alle questioni che sorgono. Pianificando in anticipo e sviluppando scenari alternativi, puoi evitare uno degli errori di pianificazione degli eventi più costosi.

Non assumere abbastanza aiuto

Quando si tratta di assumere il personale degli eventi, di più è meglio. Ti costerà più soldi ma potrebbe risparmiare il tuo evento. Immagina questo: un backup di auto in attesa di entrare in un parcheggio mentre i parcheggi cercano freneticamente di tenere il passo. Una linea di ospiti frustrati in attesa di ordinare una bevanda mentre un server lotta per tenere il passo con la domanda. I lavoratori della registrazione dell'evento sopraffatti dal gran numero di ospiti appena arrivati, lasciando i viaggiatori stanchi che aspettano troppo a lungo per fare il check -in. Ottieni l'idea. Avere un personale extra di eventi a disposizione per assistere durante i periodi di impegno, fornire un servizio aggiuntivo alle aree bisognose, risolvere i problemi che si presentano o essere una presenza accogliente per gli ospiti in arrivo con domande può elevare il tuo evento da un buon evento a un evento superbo.

Quando assumi il personale degli eventi, cerca quei membri del personale con esperienza nel tipo di evento che stai pianificando. Assumere un solo personale professionale e altamente raccomandato. Educali su ciò che riguarda il tuo evento, gli ospiti che parteciperanno, le tue aspettative e chi è il loro punto di contatto se avessero una domanda o un problema. Il personale degli eventi, anche se sono forniti da un fornitore esterno che te e il tuo business di pianificazione eventi. Un incontro negativo con il personale degli eventi vivrà nella memoria sia dell'ospite che del cliente e potrà inasprire anche gli eventi più ben pianificati.