Panoramica delle transazioni Electronic Data Interchange (EDI)

Se lavori con l'acquisto o le vendite, ti imbatterai inevitabilmente tra le transazioni EDI. Lo scambio di dati elettronici, comunemente abbreviato in EDI, è un formato standard per lo scambio di dati aziendali.

Le transazioni EDI sono un tipo di commercio elettronico che le aziende utilizzano per transazioni come quando una società desidera inviare elettronicamente un ordine di acquisto a un altro. Le transazioni EDI sono state progettate per essere indipendenti dalle comunicazioni utilizzate dalle aziende o dalla tecnologia software che genera i dati EDI.

Formati EDI

EDI funziona in base a standard che determinano come ogni messaggio deve essere formattato.

Esistono quattro standard EDI: UN/EDIFACT, che è l'unico standard riconosciuto a livello internazionale, usato principalmente al di fuori del Nord America; ANSI ASC X12, utilizzato in Nord America, Tradecom, utilizzato da società di vendita al dettaglio britanniche e Odette, utilizzata dalle case automobilistiche europee.

L'implementazione di EDI è importante per le aziende in quanto può ridurre significativamente il costo di invio di documenti.

Costi EDI rispetto a benefici

Un ordine di acquisto di carta richiede risorse per stampare il documento, fax o pubblicarlo al fornitore. EDI invia automaticamente il documento elettronico al venditore riducendo così il costo di invio del PO. Sono stati condotti studi sui risparmi sui costi dell'implementazione di EDI, incluso un rapporto del gruppo Aberdeen nel 2008, che ha evidenziato che negli Stati Uniti è costato $ 37.45 per produrre e inviare un documento di carta, mentre costa solo $ 23.83 per inviarlo usando EDI.

Non tutte le aziende usano EDI. C'è un costo per implementare e mantenere la tecnologia necessaria per eseguire EDI. Ogni partner commerciale con cui un'azienda desidera utilizzare EDI può richiedere risorse per impostare e questo può essere proibitivo per le aziende o le aziende più piccole senza risorse tecniche.

Alcune aziende che professano di utilizzare EDI possono ricevere ordini elettronicamente ma non sono in grado di caricare automaticamente tali ordini nei loro sistemi di vendita. Gli ordini EDI vengono stampati e inseriti manualmente nei loro sistemi informatici.

Questa situazione è comune in cui le aziende hanno sistemi di ordini che non hanno la capacità di accettare o generare ordini EDI.

Edi come funziona

Esistono diversi modi in cui i messaggi EDI vengono trasmessi tra i partner commerciali. Il metodo più comune era utilizzare una rete o un furgone a valore aggiunto. Ciò ha permesso alle aziende di inviare una trasmissione che è stata poi rivista dal furgone e quindi inviata al destinatario corretto.

Più recentemente viene utilizzato un nuovo metodo per la trasmissione EDI. Questo si chiama AS2, che sta per l'applicabilità della dichiarazione 2, ed è stato sostenuto da Wal-Mart, che richiede a tutti i loro fornitori di utilizzare questo metodo. Utilizzando AS2, i documenti EDI vengono trasmessi su Internet e la sicurezza del documento viene raggiunta dalla crittografia e dall'uso dei certificati digitali.

Ci sono dozzine di documenti EDI che possono essere attuati da una società e dai loro partner commerciali. In base allo standard ANSI ASC X12, i documenti EDI fanno parte di una serie, ad esempio come una serie di ordini, una serie di magazzini o una serie finanziaria.

Inoltre, un certo numero di serie che si riferiscono a industrie specifiche come governo, assicurazione, ipoteca e automobili.

Molte aziende implementeranno solo un piccolo numero di documenti EDI con i loro partner commerciali, comunemente nella serie di ordini, nella serie di gestione dei materiali e nelle serie di consegne.

Ad esempio, una società che sta implementando EDI tra loro e una società di logistica di terze parti può implementare solo cinque documenti EDI come un EDI 940 per un ordine di spedizione di magazzino, EDI 943 per una consulenza di spedizione di trasferimento azionario di magazzino, EDI 944 per un trasferimento di titoli di magazzino Consulenza per le ricevute, EDI 945 per una consulenza di spedizione di magazzino e EDI 947 per un consiglio di adeguamento dell'inventario del magazzino.

Transazioni EDI utilizzate frequentemente nella catena di approvvigionamento

753 Richiesta di istruzioni di routing

754 Istruzioni di routing

816 Relazioni organizzative

818 Rapporto sulle vendite delle commissioni

830 Programma di pianificazione con capacità di rilascio

832 Catalogo di prezzo/vendite

840 Richiesta di preventivo

841 Specifiche/informazioni tecniche

842 Rapporto non conforme

843 Risposta alla richiesta di preventivo

845 Autorizzazione dei prezzi RICONOSCIMENTO/STATO

846 Richiesta/Consiglio dell'inventario

847 reclamo materiale

848 Scheda dati di sicurezza dei materiali

850 Ordine di acquisto

851 Programma delle attività

852 Dati dell'attività del prodotto

853 ISTRUZIONE DI RIPORT E CORRETTO

855 Riconoscimento dell'ordine di acquisto

856 Avviso/manifest della nave

857 Avviso di spedizione e fatturazione

860 Richiesta di modifica dell'ordine di acquisto - Acquirente avviato

861 Richiesta di consulenza/Certificato di accettazione

862 Programma di spedizione

863 Rapporto sui risultati dei test

865 Riconoscimento/richiesta della modifica dell'ordine di acquisto - Venditore avviato

866 sequenza di produzione

869 Indagine sullo stato dell'ordine

870 Rapporto sullo stato dell'ordine

873 Servizi di movimento delle materie prime

874 Risposta dei servizi di movimento delle materie prime

878 Autorizzazione/de-autorizzazione del prodotto

879 Informazioni sui prezzi

882 Informazioni sul riepilogo della consegna del negozio diretto

885 Caratteristiche dell'account al dettaglio

888 manutenzione degli articoli

889 Annuncio di promozione

890 Contratto e gestione degli sconti

893 Richiesta di informazioni sull'articolo

895 Riconoscimento o adeguamento di consegna/restituzione

940 Ordine di spedizione del magazzino

943 Consigli per la spedizione di trasferimento azionario di magazzino

944 consigli sulla ricevuta di trasferimento di magazzino di magazzino

945 consigli di spedizione di magazzino

947 Consigli per l'adeguamento dell'inventario del magazzino