Linee guida per la controllo della pianificazione degli eventi

Ogni pianificatore di eventi degno del loro sale sa che una lista di controllo per la pianificazione di eventi è forse lo strumento più prezioso per pianificare un evento di successo. È lo strumento di pianificazione di un evento che ti mette a mio agio quando ti svegli nel cuore della notte in un sudore in preda al panico convinto di aver dimenticato un dettaglio importante nella pianificazione del tuo prossimo evento. Con una lista di controllo completa per la pianificazione di eventi al tuo fianco, puoi avvicinarti al tuo evento con fiducia, sapendo di non aver trascurato nulla.

Cosa succede se ti consideri super organizzato e utilizzi già una lista di controllo quando pianifichi un evento, ma hai incontrato situazioni in cui ti sei reso conto (troppo tardi) che non sei riuscito a tendevi a alcuni dettagli importanti. Dove hai sbagliato?

Ogni evento richiede una lista di controllo per la pianificazione di eventi progettata con quel particolare evento in mente e su misura per le specifiche dei singoli eventi. Quindi ogni elenco di controllo della pianificazione degli eventi è diverso. Tuttavia, ci sono cinque elementi che devi avere nella lista di controllo per la pianificazione dell'evento, indipendentemente dal fatto che tu stia organizzando una piccola festa di compleanno o una grande funzione aziendale. 

Firma contratti di eventi

Può sembrare ovvio, ma assicurati di firmare e ricevere copie firmate in cambio - tutti i contratti di cui hai bisogno per il tuo evento. Ciò include contratti di eventi con il cliente, sede, venditori, hotel, intrattenimento, ecc. Una stretta di mano ferma è un bel modo per condurre affari ma non per garantire l'assunzione di qualsiasi fornitore e non il modo di impegnarsi a lavorare per un cliente. Ottieni tutto per iscritto e non fare alcun lavoro o spendi un centesimo per pianificare il tuo evento fino a quando tutte le scartoffie non sono state firmate e consegnate. Se sei un pianificatore di eventi che ha bisogno di un contratto di evento per i tuoi servizi di evento, fai clic qui.

Conferma la data e l'ora

Sei profondo al ginocchio nelle fasi di pianificazione per questo evento. Come potrebbe qualcuno che potrebbe sbagliare la data? I venditori hanno spesso altre attività in arrivo. I clienti possono accettare una data e un orario per l'evento e quindi semplicemente dimenticare di avvisarti del cambiamento nei piani. Prima di iniziare a pianificare il tuo evento, ricontrolla la data e l'ora di inizio e fine e prendili in forma, quindi tutti sono sulla stessa pagina.

Assumi ulteriore aiuto

Non sottovalutare il valore di avere ulteriore aiuto nel giorno del tuo evento. C'è sempre qualcosa che deve essere curato, e la maggior parte degli organizzatori di eventi è già troppo impegnato a gestire l'evento per dedicare la loro attenzione alle situazioni che si presentano. Assumere un ulteriore aiuto è un passo importante che viene spesso trascurato fino a quando non è probabilmente troppo tardi per assumere il miglior personale degli eventi per il lavoro a portata di mano. Non accontentarti di avanzi quando si tratta di assumere personale evento. Metti questo articolo nella tua lista di controllo degli eventi e assicurati il ​​personale più allenato con l'esperienza di cui hai bisogno che si adatta al budget per l'evento.

Condurre un sito Walk-through

Niente è paragonabile a immaginare qualcosa nella tua mente come sperimentarlo in prima persona. Condurre una passeggiata del sito di eventi con il cliente e i venditori è un passo fondamentale nel processo di pianificazione degli eventi. Presenta l'opportunità di sollevare domande, rispondere alle preoccupazioni e di raggiungere un accordo sulla configurazione della stanza, l'arredamento, il posizionamento della registrazione e il flusso complessivo dell'evento. Spesso, anche quando pensiamo che stiamo comunicando chiaramente, la nostra visione di qualcosa è in netto contrasto con ciò che qualcun altro sta immaginando in base alla nostra descrizione. Fai una passeggiata nello spazio fisico durante le fasi di pianificazione, quindi non ci sono sorprese il giorno dell'evento.

Includi promemoria per il follow-up

Nel mondo ideale, dire a qualcuno una volta sarebbe sufficiente per garantire che il lavoro venga svolto. Sfortunatamente, il vero mondo di lavoro non funziona in questo modo o almeno non è il business della pianificazione degli eventi. Con così tanti dettagli da gestire e più giocatori coinvolti in varie fasi dell'evento, è facile per perdere qualcosa. Quindi, quando sviluppi la tua lista di controllo per la pianificazione degli eventi per farti organizzare e nei tempi previsti, assicurati di includere promemoria per determinati follow-up. Ad esempio, se hai parlato con il ristoratore delle idee di menu, includi anche un elemento nella lista di controllo della pianificazione dell'evento che recita: "Segui con il catering in un menu proposto" e "Pianifica degustazione con il ristoratore."Nella pianificazione degli eventi, non esiste una cosa come confermare qualcosa di troppe volte.