Strategie di segnaletica degli eventi

Gli organizzatori di eventi comprendono il ruolo vitale che la buona segnaletica svolge nel portare i partecipanti da e per la vasta gamma di offerte di conferenze. Detto questo, la pianificazione di un'efficace strategia di segnaletica per eventi è raramente semplice come creare una manciata di schermi di schiuma direzionale. Ogni volta che hai centinaia di persone che si riuniscono in un'area sconosciuta, dovresti presumere che ci saranno eccezioni anche ai migliori canali di traffico. Discutiamo 5 delle considerazioni più importanti da valutare prima di stabilire il budget per l'evento per la stampa delle spese.

Allinea i nomi della tua stanza con la proprietà

In questa moderna era di riconoscimento della sponsorizzazione, vedrai spesso una stanza di breakout che prende il nome da uno sponsor partecipante. Ha senso dal momento che è un ottimo modo per evidenziare i collaboratori della conferenza. Una cosa che non vuoi fare è prevalere.

Ad esempio, se la sede ha definito la tua sala di sessione generale come Banchet Room 4, è necessario includere queste informazioni sulla tua segnaletica e programmi. Seguire questo protocollo aiuterà tutti, dai manager ai bidelli, i partecipanti perduti diretti alla posizione corretta. Altrimenti, un'anima perduta che cerca il "Gold Room" creativamente chiamato potrebbe essere passata a più persone prima di ottenere le informazioni giuste.

Usa il velcro per aggiungere flessibilità alla tua segnaletica

È un semplice trucco che ti farà risparmiare un sacco di seccatura il giorno dell'evento. Crea alcuni segni di direzione generale con frecce in velcro che è possibile modificare secondo necessità. Alcuni schemi di traffico sono impossibili da prevedere e avere la flessibilità di pubblicare la segnaletica direzionale in un pizzico può salvarti dalla catastrofe.

Lungo la stessa linea, puoi anche capitalizzare la funzionalità di Velcro per riutilizzare la segnaletica per eventi futuri. Ad esempio, i segni di parcheggio e igiene sono i tipi di cose che puoi usare praticamente per ogni evento.

Assicurati che i tuoi segni si distinguino dal resto

Una lamentela comune per gli organizzatori di eventi è la mancanza di una segnaletica di eventi prevalenti fornita da hotel e centri di conferenza. Il modo più semplice per superare questo è assumersi la responsabilità di tutte le esigenze della segnaletica. Ha senso intraprendere l'inventario delle opzioni interne disponibili, ma non dimenticare che potresti dover condividere alcune di queste risorse con altri eventi nella sede dell'evento. I segni di marca che si distinguono dalla segnaletica del luogo sottile sono molto più distinguibili per i tuoi ospiti. Le persone tendono a camminare oltre la segnaletica della casa, quindi assicurati che il tuo marchio o il tuo logo venga visualizzato chiaramente per attirare l'attenzione.

Porta prima i tuoi ospiti alla porta d'ingresso

Non aspettare che i partecipanti entrino nella proprietà prima di iniziare a dirigerli. I segnali di ingresso e parcheggio sono fondamentali per assicurarsi che i partecipanti parchino ed entrano nell'edificio nel punto giusto. Fidati di me; Non vuoi essere la persona che saluta un dichiarante che ha appena camminato da mezzo miglio perché hanno parcheggiato dalla parte sbagliata dell'edificio! Una buona strategia di segnaletica inizia al primo posto che un ospite atterrà per il terreno di proprietà.

Non sottovalutare mai il potere dell'interazione umana

Non importa come ti sembri accattivanti i tuoi segni, non possono mai sostituire il valore di una faccia amichevole. Saluti, uscieri e assistenti di parcheggio saranno sempre la migliore difesa contro i partecipanti smarriti e irritati. La maggior parte dei centri di conferenza offre questi servizi a una tariffa oraria, oppure puoi arruolare volontari all'interno della tua organizzazione. Un tavolo di registrazione strategicamente posizionato allevia parte della necessità di personale, ma assicurati di camminare attraverso la proprietà della sede e identificare le posizioni in cui i tuoi ospiti potrebbero potenzialmente perdersi.

L'approccio migliore per lo sviluppo di una buona strategia di segnaletica per eventi è quello di buttare tutte le ipotesi fuori dalla finestra. Ogni hotel e Conference Center ha in atto un certo livello di segnaletica di serie, ma non dovresti fare affidamento su di esso come fonte principale di indicazioni per la tua conferenza. In un mondo in cui la pubblicità ci viene spinta da ogni angolo, l'efficace segnaletica degli eventi deve distinguersi e catturare l'attenzione dei tuoi partecipanti. Questo può essere semplice come includere il logo della conferenza su tutti i segni o anche più assicurazioni, un membro del personale designato per sorridere e rispondere alle domande quando gli ospiti arrivano.