Modulo 5500 Una guida di archiviazione per i datori di lavoro

Ogni piano di benefici per i dipendenti, compresi i piani di previdenza e previdenza, deve essere segnalato ogni anno alle agenzie del governo federale per assicurarsi che il piano sia conforme alla legge. Il più importante di questi rapporti è il rapporto annuale sul modulo 5500. 

Cos'è il modulo 5500 e chi deve archiviarlo? 

Il modulo 5500, il modulo di relazione annuale per tutti i piani di benefici per i dipendenti, è richiesto dalla legge sulla sicurezza del reddito per l'occupazione (ERISA).

Il modulo include le seguenti informazioni sull'anno precedente:

• Cambiamenti nel numero di partecipanti e beneficiari
• Attività finanziarie
• Informazioni di finanziamento e assicurazione

Il modulo deve essere archiviato elettronicamente tramite u.S. Dipartimento del Lavoro (DOL). Il rapporto è presentato da un amministratore del piano di benefici, una persona o un servizio responsabile dell'amministrazione quotidiana). Il rapporto deve essere fornito anche ai partecipanti e ai beneficiari del piano che lo chiedono, insieme ad altri documenti e rapporti del piano. 

I piani pensionistici o di indennità pensionistica devono essere presentati attraverso il modulo 5500 anche se non sono "qualificati fiscali" dall'IRS. Ciò include piani di condivisione degli utili, piani di bonus azionari, piani di acquisto di denaro, piani 401 (k) e altri. I piani di benefici per benessere devono anche essere depositati attraverso il modulo 5500, tra cui assicurazione medica, dentale e vita.

Alcuni tipi di piani pensionistici e welfare sono esenti dal modulo di archiviazione 5500. Vedi le pagine 3-4 delle istruzioni per il modulo 5500 per queste eccezioni.

Forma 5500 versioni

Esistono due versioni aggiuntive del modulo 5500 per circostanze speciali:  

• Il modulo 5500-SF è il rendimento/rapporto annuale di breve forma per i piani di benefici per piccoli dipendenti con meno di 100 partecipanti all'inizio dell'anno del piano.
• Il modulo 5500-EZ è per piani pensionistici a un particolo (un imprenditore/partner e coniuge) o per piani esteri.

È possibile utilizzare questo strumento di selezione della versione Form 5500 dal DOL per trovare il modulo giusto per la tua situazione.

Quando e come si presenta il modulo 5500? 

Il modulo 5500 deve essere presentato dall'ultimo giorno del settimo mese di calendario dopo la fine dell'anno del piano. Ad esempio, se l'anno del piano pensionistico della tua azienda termina il 31 dicembre 2021, è necessario presentare il modulo 5500 entro il 31 luglio 2022.

I moduli 5500 e 5500-SF devono essere archiviati elettronicamente utilizzando il sistema Efast2 di ERISA, che offre due opzioni:

1. Il sistema ifile basato sul Web Efast2
2. Un fornitore approvato da Efast2 (che può addebitare una commissione)

Prima di archiviare, è necessario registrare un account con il sistema Efast2. 

Se stai archiviando il modulo 5500-EZ, devi anche utilizzare il sistema Efast2 con un'eccezione. Se, durante l'anno in corso, si presentano meno di 250 resi di qualsiasi tipo con l'IRS, è possibile archiviare il modulo 5500-EZ su carta. Questi rendimenti includono moduli W-2, moduli 1099-R e dichiarazioni dei redditi e delle accise.

A partire dal 1 ° gennaio 2021, un piano a un participante o un piano estero può presentare il modulo 5500-EZ elettronicamente utilizzando il sistema Efast2 o su carta con l'IRS. Tuttavia, non puoi fare lo stesso con il modulo 5500-SF. 

Richiesta di un'estensione per il modulo 5500

È possibile ottenere un'estensione una tantum fino a 2 mesi e mezzo presentando il modulo IRS 5558 con l'IRS. Se si presenta la richiesta di estensione sul modulo corretto, entro o prima della data di scadenza, la richiesta viene approvata automaticamente.

Invia la richiesta di estensione a:

Il dipartimento del Tesoro
Centro di servizio delle entrate interne
Ogden, UT 84201-0045

In alternativa, è possibile richiedere un'estensione attraverso uno dei servizi di consegna privata progettati dall'IRS.

Come compilo il modulo 5500? 

Ecco le parti del modulo 5500. Tutte le informazioni sono per un anno di piano specifico:

Parte I: Informazioni sull'identificazione del rapporto annuale include il tipo di piano.

Parte II: Informazioni sul piano di base Include:

• Il nome del piano 
• Informazioni sullo sponsor del piano (di solito un datore di lavoro) e sull'amministratore del piano 
• Il numero di partecipanti, pensionati e beneficiari all'inizio e alla fine dell'anno
• Accordi di finanziamento del piano
• Orari inclusi nel modulo

Ecco alcuni dei programmi principali per il modulo 5500:

• Pianificare un: Informazioni sull'assicurazione, tra cui copertura del contratto, commissioni e commissioni (fornite dalla compagnia assicurativa del piano)
• Programma c: Informazioni sul fornitore di servizi per qualcuno che riceve solo un risarcimento indiretto ammissibile (non confondere questo programma con l'Allegato C per la segnalazione fiscale del proprietario unico.)
• Programma g: Transazioni finanziarie, compresi prestiti o obblighi di reddito fisso in default o classificati come non collettibili
• Pianificazione h: Informazioni finanziarie, inclusi attività e passività all'inizio e alla fine dell'anno e un estratto conto del reddito/spesa per l'anno, con alcune domande sulla conformità e il parere di un contabile
• Programma I: Informazioni finanziarie per piccoli piani, compresi i riassunti delle attività e delle passività del piano, delle entrate, delle spese e dei trasferimenti per l'anno del piano, con un elenco di domande di conformità
• Scheda r: Informazioni sul piano pensionistico, comprese le informazioni sulle distribuzioni (pagamenti dei benefici), i finanziamenti e i piani pensionistici a benefici definiti da single-datore di lavoro

È possibile utilizzare il software online gratuito iFile per completare il modulo 5500 e quindi firmare elettronicamente e inviarlo tramite Efast2. 

Domande frequenti (FAQ)

Cosa succede se ho bisogno di apportare una modifica dopo aver archiviato il modulo? 

Puoi rebilare il modulo e controllare la casella sulla riga B nella parte I dopo aver ricevuto un avviso che Efast2 ha ricevuto la tua presentazione. 

E se mi manca una scadenza di archiviazione? 

ERISA penalizza i piani per rapporti incompleti, report imprecisi, non depositati in tempo e non richiede un'estensione. Ad esempio, una penalità amministrativa fino a $ 2,233 è imposta per ogni giorno in cui un amministratore del piano fallisce o rifiuta di presentare una relazione completa e accurata. 

Se non hai presentato il modulo 5500 in tempo, puoi beneficiare del Delinquent Filer Voluntary Compliance Program (DFVCP). Ciò consente ai filer in ritardo di pagare una penalità calcolata e effettuare il pagamento elettronicamente, ma non è disponibile per i piani a un particolo.

Quali sono i piani "qualificati dalle tasse"? 

Un piano "qualificato fiscale" soddisfa i requisiti IRS che consentono al datore di lavoro di detrarre i contributi forniti al piano per i dipendenti. I dipendenti che partecipano a un piano qualificato (come un 401 (k), ad esempio) possono scegliere di differire l'imposta sui contributi del loro piano a fini fiscali. L'IRS ha richieste specifiche e complicate per la qualifica.

 Dove posso ottenere maggiori informazioni e aiuto in questo modulo? 

DOL e IRS hanno informazioni più dettagliate su tutti i rapporti ERISA. Se hai assunto un amministratore del piano, dovrebbero essere in grado di compilare questo modulo. Se lo stai facendo da solo, ottieni aiuto da un fornitore di servizi per il piano di benefici.