Grandi idee per una tabella di registrazione dell'evento efficace

La registrazione è il primo punto di contatto con i tuoi ospiti e un processo di check-in regolare mantiene alti livelli di eccitazione e dà il tono per un grande evento. Il rovescio della medaglia, un'esperienza disorganizzata e dispendiosa in termini di tempo può lasciare la folla che brontola fino a quando il tuo evento non calcia. Con così tanta cavalcata sul tavolo di registrazione, vuoi sicuramente farlo bene la prima volta. Segui questa lista di controllo degli elementi essenziali per assicurarti di iniziare bene.

Più grande è meglio

La matematica semplice ci dice che le grandi folle richiederanno più forza lavoro se vuoi evitare le lunghe linee. Raccomando un assistente per ogni cento ospiti e un floater per ogni duecento ospiti. Per quanto riguarda la tabella, assumi due assistenti per tavolo da otto piedi e aggiungi una tabella aggiuntiva a questo calcolo per le forniture e l'area di lavoro.

Rimani connesso

Non vuoi correre attraverso le sale alla ricerca di un outlet di alimentazione o di una connessione Internet, quindi assicurati di far funzionare queste linee al tuo tavolo in anticipo. Ti consigliamo anche di portare un laptop anche se non hai intenzione di usarlo. L'accesso online può tornare utile se è necessario controllare le e -mail o aiutare gli ospiti perduti a trovare la loro strada da e verso la sede. Ultimo ma non meno importante, controlla la situazione di illuminazione. Se il corridoio è scarsamente illuminato, potresti voler aggiungere alcune luci della scrivania per aiutarti a leggere le tue liste.

Non dimenticare le forniture per ufficio

Ogni pianificatore dovrebbe avere una scatola di attrezzatura piena di elementi essenziali da ufficio come nastro, forbici e un assortimento di marcatori. Altri elementi notevoli per l'elenco di imballaggio includono nametag vuoti, numeri di tabella e segni riservati da utilizzare secondo necessità. Sì, la tua sede avrà accesso alla maggior parte di queste cose, ma il tempo e la frustrazione che risparmie.

Accelerare le risposte

Uno dei maggiori interruttori del tuo "ritmo di registrazione" sarà la raffica di semplici domande provenienti da volontari e partecipanti. È possibile impedire a queste richieste di rallentare la linea di registrazione impostando una tabella di aiuto. Rimarrai stupito di quanto più efficiente il tavolo del check-in possa funzionare quando hai una persona dedicata che risponde a domande come "dov'è il bagno?"

Stai aperto

È essenziale mantenere almeno una persona al tavolo di registrazione durante l'evento. Non vuoi un problema relativamente minore per la palla di neve in qualcosa di più grande perché nessuno era disponibile per aiutare. Questo di solito accade quando gli ospiti sono costretti a cercare altrove quando la tua squadra non può essere trovata. Ci vuole solo una pausa per il bagno scarsamente a tempo per inviare un partecipante impaziente verso l'area della cucina per richiedere un'insalata senza cipolle!

Tieni i tuoi amici vicini

Ci sono alcuni numeri di contatto che vorrai guarire prima che l'evento inizi. Il primo è il numero di cellulare per il coordinatore del luogo. Non ci sarà tempo di sfilare l'edificio quando gli asciugamani di carta si esauriscono in bagno, quindi questo numero è un must assoluto. Un altro buon numero da avere per i problemi relativi al cibo è quello del responsabile della ristorazione. Infine, conferma i migliori numeri di emergenza per la polizia e i vigili del fuoco. Alcuni hotel hanno il proprio personale di sicurezza che è spesso il miglior punto di contatto in queste situazioni.

Le tabelle di registrazione dovrebbero fornire più di un semplice segno di benvenuto e nome. Dal punto di vista dell'ospite, rappresentano il centro di servizio clienti per il tuo evento. Ma per essere all'altezza di questa aspettativa, devi essere preparato. Dopotutto, se gli ospiti non possono effettuare la registrazione passata, il resto dei tuoi sforzi di pianificazione passerà inosservati.