Quanto costa un tipico implementazione del sistema ERP?

Ci sono molte ragioni per cui le aziende iniziano la ricerca del nuovo software ERP (Enterprise Resource Planning).

ERP vs. QuickBooks e altri software di contabilità 

Molte aziende superano i loro pacchetti software di contabilità entry-level, come QuickBooks o Peachtree. Altri scoprono che il loro software esistente non si integra con altri sistemi software di terze parti e crea la necessità di fare più lavoro. Qualunque sia il motivo, la prima domanda che probabilmente farai quando acquisti un nuovo sistema ERP è “quanto costerà?"

Costi nascosti nel prezzo del software

Il costo totale di proprietà include una varietà di costi, non solo le commissioni di licenza del software. Un white paper ERP indica che ci sono quattro costi per l'implementazione ERP:

• Commissioni di licenza software
• Costi di manutenzione
• Hardware
• Servizi di implementazione 

Tuttavia, altri specialisti dell'implementazione suggeriscono che questi costi sono molto più alti di quelli citati nel white paper ERP. IQMS, che offre sistemi software ERP dal 1989, ha citato numerosi altri costi nascosti nella loro esperienza nell'esecuzione di implementazioni ERP che i proprietari di imprese dovrebbero prendere in considerazione. Secondo IQMS, i costi totali della proprietà ERP includono questi costi nascosti:

• Implementazione
• Formazione
• Sviluppo per la personalizzazione
• Redisign del processo
• Manutenzione
• Aggiornamenti
• Supporto

IQMS ti consiglia di assicurarti che il tuo fornitore di software includa tutti questi costi nella loro proposta per te e che avrai una stima ragionevole dei costi totali se sono volentieri "mettili sul tavolo" per farti vedere.

Pianificare di conseguenza il costo dell'attuazione

I costi totali di attuazione non saranno mai noti fino a quando non completerai il tuo progetto perché il senno di poi è 20/20. Tuttavia, tale analisi retrospettiva ti farà un po 'di bene a valutare il budget preparato prima di completare l'implementazione del tuo nuovo sistema ERP. Anche se non puoi mai sapere con precisione quali i tuoi costi finali finiranno per calcolare, puoi assicurarti che il tuo budget sia almeno ragionevole.

Non c'è alcuna sensazione peggiore nel mondo degli affari che avere un budget eccessivo e molti progetti hanno un budget eccessivo solo perché sono sottoposti a budget. Quindi assicurati di fare alcuni semplici assegni per vedere che tutti i costi sono inclusi e che i costi previsti sembrano ragionevoli.

Questo pone la questione di "quali sono i costi ragionevoli?"Il miglior consiglio viene da J. Carlton Collins, CPA, che ha scritto che "la realtà è che il costo dell'implementazione di un sistema software contabile di fascia alta a fascia alta varrà in genere da 1: 1 a 2: 1 rispetto al costo del software."

Questa semplice regola empirica può guidarti nei tuoi costi totali. I sovraccarichi di costi totali sono generalmente molto più alti di quelli di un'adeguata pianificazione, preparazione e test.

Dovresti aspettarti di spendere dal 20 al 25 percento dei costi in questa fase di pianificazione e preparazione, e Collins indica che solo il 10 percento dei costi viene speso per l'implementazione effettiva del software, mentre la quota del leone dei costi di implementazione ERP è i costi di formazione.

È ERP l'opzione migliore per la tua azienda?

Il takeaway qui è che devi considerare che i costi totali dell'implementazione ERP includano tutti i costi e che queste stime dei costi siano ragionevoli se vuoi ottenere un quadro accurato di ciò che spenderai sul tuo nuovo sistema.

Dovresti anche dedicare risorse adeguate alla pianificazione, alla preparazione, ai test e alla formazione perché se non spendi soldi in queste aree, probabilmente finirai per pagare più del previsto per l'implementazione del sistema ERP.