Come rispondere efficacemente a una richiesta di proposta (RFP)

Rispondere a una richiesta di proposta (RFP) è simile alla presentazione di una proposta aziendale in quanto l'obiettivo è convincere il potenziale cliente che la tua azienda è quella giusta per risolvere il loro problema particolare. Una risposta efficace a un RFP richiede una formulazione precisa e dimostrato conoscenza e esperienza nella gestione dell'argomento a portata di mano. Le richieste di proposte di solito sono valutate da un gruppo di amministratori o membri del consiglio di commissione con competenze sufficienti per confermare o rifiutare rapidamente le credenziali delle società in competizione per il progetto specifico. Nel rispondere a un RFP, vuoi concentrarti sulla tua comprensione delle esigenze del cliente evidenziando al contempo la capacità della tua azienda di soddisfare tali esigenze.

01 di 10

Capire quali servizi sono richiesti

Devi capire e rispondere completamente alle preoccupazioni e alle aspettative del tuo cliente. Ricorda che non puoi rispondere allo stesso modo per ogni RFP che ricevi. Assicurati di sottolineare ciò che il cliente desidera e come puoi offrirlo al cliente.

02 di 10

Identifica il problema e la soluzione

Viene emessa una richiesta di proposta quando si è verificato un problema o un problema o una sfida è in anticipo. Nella tua risposta a un RFP, devi delineare le competenze, le risorse e le metodologie che utilizzerai per risolvere o affrontare il problema. La maggior parte delle agenzie che emettono una richiesta per una proposta ha requisiti specifici che devono essere soddisfatti. Assicurati di presentare un piano chiaro e conciso per soddisfare tali requisiti.

03 di 10

Considera l'ambito del progetto

Comprendere l'ambito del progetto ti consentirà di preparare il miglior team, risorse e tempo necessari per affrontare il problema. Tenendo sempre presente l'ambito, la tua risposta può offrire idee e descrivere la logistica per risolvere il problema, nonché offrire esempi e descrizioni su come la tua azienda ha superato sfide simili nei progetti passati o, se applicabile, nei progetti attuali.

04 di 10

Sii realista

Non creare scenari idealistici con soluzioni e metodologie improbabili. Invece, propongono soluzioni reali che coinvolgono veri membri del team. È necessario includere un programma e le aspettative su quando il progetto inizierà e si concluderà. Se applicabile, la tua risposta può includere idee per soluzioni temporanee nel frattempo.

05 di 10

Offri più opzioni

Quando possibile, prova a presentare modi alternativi per risolvere il problema. Suggerendo che più opzioni trasmettono al cliente che puoi gestire condizioni impreviste che potrebbero derivare dal problema.

06 di 10

Affrontare la concorrenza

Non pensare di essere l'unico a rispondere alla proposta. Oltre a piacere al cliente, è necessario prevalere anche sulla competizione. Presenta idee reali sui benefici di selezionarti contro quello delle altre aziende. Evidenzia i tuoi punti di forza e cerca di ridurre al minimo le tue debolezze. E ricorda: è tutto su di te; Non parlare direttamente dei tuoi concorrenti.

07 di 10

Fornire un valore aggiunto

Presenti al cliente più ampie alternative che completeranno il problema specifico della RFP. Suggerire altre cose e azioni che rappresenteranno risparmi aggiuntivi al cliente. Ad esempio, elenca le opzioni di ingegneria del valore che è possibile utilizzare o descrivere i modi per risparmiare denaro mentre si raggiunge l'obiettivo generale indicato nella RFP.

08 di 10

Presenta la tua squadra

Identifica le persone chiave che hanno esperienza di lavoro su progetti simili all'obiettivo RFP. Quando possibile, includi i membri del team con attività extracurriculari pertinenti, formazione e altre esperienze di apprendimento. Presenta un grafico dell'organizzazione sulle risorse, la quantità di tempo dedicata al progetto, quando il team parteciperà e quando le risorse verranno ritirate dal progetto.

09 di 10

Discuti un lasso di tempo

Presenta un lasso di tempo e delinea programmi specifici su come sarà risolto il problema o per quanto durerà il processo di implementazione. Un programma P6 o MS Project dimostrerà la tua comprensione del progetto. Se è caricato a risorse, ancora meglio.

10 di 10

Fornire riferimenti

Identifica agenzie simili con problemi simili a cui hai lavorato e i problemi specifici, le soluzioni e i problemi con cui hai affrontato. Descrivi i giocatori chiave, le dimensioni del progetto, gli orari, i costi e i problemi affrontati in ogni caso.