Come costruire un team di progetto ad alte prestazioni

I team di progetto non emergono spontaneamente come gruppi produttivi e ad alte prestazioni. Piuttosto, sono l'output delle azioni deliberate dei leader e dei membri del team per produrre un ambiente di fiducia e collaborazione. Le squadre generalmente hanno bisogno di tempo per iniziare a esibirsi al loro livello di punta.

La teoria di Tuckman sullo sviluppo del team-formazione, d'assalto, la norma e l'esecuzione è valida come quando è stata pubblicata per la prima volta. Le dinamiche della progressione del team sono sempre le stesse.

Impara alcuni passaggi che puoi fare per accelerare i progressi di una squadra attraverso il tumulto che porta alla fase di esibizione.

Considera le background e le personalità dei membri

Sarebbe bello credere che ci sia una semplice lista di controllo da seguire per la costruzione di una squadra ad alte prestazioni. La sfortunata verità è che non c'è una ricetta che puoi seguire.

Costruire grandi squadre è una miscela di conoscenza psicologica e leadership. Devi comprendere i punti di forza e le debolezze delle persone che lavorano per te e le impiegano in un modo in cui avranno successo.

Gli sfondi dei candidati devono essere considerati prima di assegnare le squadre. Quando possibile, le personalità e le capacità dovrebbero essere abbinate che si completano a vicenda.

Leva il modello di sciarpa

La sciarpa (status, certezza, autonomia, relazione ed equità), è un modello del modo in cui le persone interagiscono, sviluppato dal DR. David Rock nel 2008.Questo modello descrive le esperienze sociali che influenzano i comportamenti umani:

• Stato: Sentimenti di importanza tra i coetanei
• Certezza: La capacità di prevedere i risultati delle interazioni con le persone.
• Autonomia: Un senso del controllo che qualcuno ha sulle interazioni sociali
• Correlazione: Come una persona si riferisce agli altri, il tipo di sostenitore potrebbe essere un sostenitore e un amico o un rivale.
• Equità: Conversazioni, scambi di idee e interazioni dovrebbero essere giuste su tutta la linea.

Tutto ciò che riguarda la struttura e la gestione del team devono rafforzare questi problemi personali critici per ciascun membro del team. Un leader del progetto efficace dovrebbe prestare particolare attenzione a questi comportamenti e rafforzare quelli positivi per ciascun membro del team di progetto.

I membri del team devono fidarsi del fatto che il leader del team si prendesse cura di ciascuno di essi e si concentra criticamente sulla garanzia della loro sicurezza e successo. Come leader del team, chiedi e rispondi, "Perché i membri del mio team si fidano di me per condurli alla sicurezza e al successo?"

Definisci i comportamenti che devi mostrare quotidianamente per rafforzare il tuo impegno nei loro confronti. Quindi, impegnarsi a dimostrare quei comportamenti.

Se esiste un cliente per un progetto, è essenziale che siano coinvolti nel processo per tenerlo in pista e allineati con i loro obiettivi.

Potrebbe non esserci sempre un cliente per un progetto. Se c'è, non puoi avviarlo se le esigenze del cliente non sono chiare. Sia che la tua iniziativa sia focalizzata su un pubblico molto specifico o su un insieme più generale di gruppi target, ci sono tecniche che puoi utilizzare per creare chiarezza.

Per le iniziative di sviluppo di nuovi prodotti volte a catturare nuovi clienti, creare persone dettagliate per ogni tipo. Per grandi sforzi di costruzione o sviluppo, assicurarsi che un rappresentante del cliente sia coinvolto nella definizione dell'ambito e dell'approvazione del progetto.

In situazioni in cui il cliente non può essere fisicamente presente, è possibile creare un ritaglio di proxy o un animale di peluche che occupa un posto in ogni incontro. Il gruppo dovrebbe chiedere e tentare di rispondere "Cosa dirà il cliente al riguardo" Per ogni decisione o situazione.

Comunicare e organizzare efficacemente

All'inizio del processo di formazione del team, imposta le aspettative per la comunicazione interpersonale e assicurati di rafforzare la responsabilità. Per le impostazioni del gruppo, insegnare al team a esplorare i problemi attraverso approcci di facilitazione che focalizzano il pensiero del gruppo su un argomento alla volta.

Insegnare loro a analizzare le emozioni, i rischi, le idee e i problemi di informazione e affrontare ciascuno separatamente prima di correre al giudizio. Per il processo decisionale, aiuta i team a comprendere ogni grande scelta da più punti di vista e insegnare loro a valutare più opzioni per ogni decisione.

Crea un charter di squadra per definire le responsabilità dei membri. La Carta dovrebbe stabilire la leadership, i ruoli dei membri, lo scopo del progetto, i risultati.

Queste competenze non sono insegnate nei programmi di gestione del progetto e non sono richieste come parte della loro certificazione professionale, ma sono essenziali per aiutare un team a imparare a lavorare insieme.

Usa un allenatore e combatti per la tua squadra

Il coaching è uno strumento potente per supportare le prestazioni del team ed è spesso sottoutilizzato. È possibile utilizzare risorse esterne o interne per questo ruolo, sebbene l'allenatore debba essere un estraneo obiettivo in grado di osservare e offrire feedback franchi e basati sul comportamento sulle prestazioni e sull'efficacia del team.

L'allenatore è una risorsa inestimabile, aiutando a osservare e identificare i guasti nei processi di discussione e decisioni. Sfrutta l'allenatore per sfidare i presupposti ed essere alla ricerca di vari pregiudizi di gruppo o istanze di pensiero di gruppo.

I grandi leader del progetto lavorano duramente per conto dei membri del loro team per garantire che possano concentrarsi e fare meglio il loro lavoro. Come leader del progetto, ciò significa che potresti dover impegnarti nella politica organizzativa con altri project e leader funzionali per negoziare per conto dei membri del tuo team.

Conoscere i cinque problemi comuni

Se trascorri del tempo osservando e lavorando con i team di progetto che lottano, noterai molte aree in cui la comunicazione si rompe e le prestazioni soffrono. Per la maggior parte del tempo, emergono questi cinque problemi comuni:

• Nessuno scopo chiaro ed energizzante
• Nessun coinvolgimento del cliente
• Nessuna leadership del progetto
• Ruoli, ambito e controlli scarsamente definiti
• Troppi progetti

I partecipanti al team possono non essere a conoscenza dell'importanza del progetto e della sua connessione con il cliente o l'organizzazione. Per i membri del team del progetto, questo è "solo un altro progetto."I membri del team possono essere continuamente spostati da una squadra all'altra, lavorando per scadenze strette su progetti stressanti senza pausa nel mezzo. Questo può causare il burnout del membro della squadra.

La mancanza di informazioni su un progetto può anche causare problemi. I membri potrebbero non comprendere lo scopo o l'importanza del lavoro-quando il cliente è presente e coinvolto, i membri del team sono più propensi a nutrirsi della propria energia ed eseguire meglio.

Valori vaghi o inesistenti danneggiano le prestazioni della squadra. La mancanza di responsabilità e responsabilità aggiunge un notevole attrito ai progetti. Le prestazioni del team soffrono quando le persone non capiscono i loro ruoli o hanno l'autonomia per improvvisare o innovare.

Spesso i dirigenti non sono così coinvolti come potrebbero essere. I leader del progetto dovrebbero lavorare per stabilire il buy-in in modo che i dirigenti vogliano assistere. I dirigenti potrebbero essere in grado di fornire più risorse, tempo o affermare la loro influenza per aiutare.

I controlli dovrebbero essere specifici e comunicati a tutti i membri in modo da comprendere i loro progressi rispetto ad altri. Oppure, potrebbero cercare di andare avanti in modo che possano lavorare su altri progetti a cui possono essere assegnati.

In un'organizzazione di stile di gestione di Matrix, i membri del team sono spesso distribuiti su più iniziative. Sono assegnati a più di un progetto e non sono stati dati sufficiente margine di manovra dal loro report-manager per svolgere le attività del progetto. I membri del team sovrastanti lottano per concentrarsi, fare un lavoro scadente e tendono a bruciare.

Interagire con le tue squadre

Se lasci al caso le prestazioni del team di progetto, è improbabile che emergano alte prestazioni. Data l'importanza dei progetti nei luoghi di lavoro, tutti, dai dirigenti ai membri del team dovrebbero comprendere il risultato desiderato di un progetto.

La comunicazione e la collaborazione tra il project manager, il cliente, il report-manager e i membri del team sono fondamentali per il successo di qualsiasi progetto.

Lavora sodo dalla tua posizione di project manager o membro del team per garantire la presenza degli strumenti e delle idee delineate e le tue probabilità di creare un team ad alte prestazioni migliorano considerevolmente.