Come acquistare un sistema telefonico aziendale

Per la maggior parte delle organizzazioni, il singolo pezzo più importante dell'attrezzatura da ufficio è il telefono. I sistemi telefonici di classe business di solito iniziano a costare qualche migliaio di dollari e il prezzo aumenta proporzionalmente con l'aumento delle dimensioni del sistema e il numero di funzionalità desiderate.

I sistemi telefonici di classe business discussi qui sono per uffici con dieci o più persone.

Quali caratteristiche avrai bisogno

Le funzionalità che apportano valore alla tua attività e collegano la tua attività al mondo aumenteranno il costo totale del sistema telefonico. Il venditore di un sistema telefonico cercherà di venderti tutte le campane e i fischi (questo è il loro lavoro), ma devi guardare ogni funzione e decidere se aggiungerà valore alla tua attività o risparmierà denaro. 

Caratteristiche di base

Ecco alcune delle funzionalità più comuni disponibili su un sistema telefonico aziendale. Ogni marchio è diverso, quindi chiedi al venditore un elenco completo di opzioni.

L'assistente auto di solito prende il posto di un receptionist presentando ai chiamanti un elenco di opzioni per instradare la loro chiamata (e.G., "Premi 3 per parlare con qualcuno nelle vendite"). Può anche consentire ai chiamanti di comporre direttamente l'estensione di una parte.

• Caratteristiche di conferenza Consenti a due o più estensioni di connettersi da condividere in una conversazione. Di solito, il valore predefinito è due. Se hai bisogno di più di due, chiedi quale sia il numero massimo di partecipanti. Alcuni sistemi consentono di conferire solo estensioni interne. Se hai bisogno di chiamate in conferenze esterne, chiedi anche questo.
• Directory automatizzato consente ai chiamanti di cercare l'estensione di un dipendente inserendo le prime lettere del loro nome.
• Segreteria telefonica consente di lasciare i messaggi per i dipendenti non disponibili o al telefono. Alcuni sistemi possono inoltrare i messaggi di posta vocale all'e-mail di un dipendente e consentire l'attrezzatura di posta vocale di terze parti separate per interfacciarsi con le loro attrezzature. A seconda dei prezzi, questo potrebbe farti risparmiare denaro.
• Chiama Hold è la possibilità di mettere in attesa una chiamata mentre l'utente partecipa ad altre questioni. Di solito incluso con il sistema.
• Inoltro chiamata dà all'utente la possibilità di inoltrare tutte le chiamate a un'altra estensione o alla posta vocale temporaneamente.
• Chiamata rapida Risparmia i numeri di telefono usati di frequente e consente all'utente di comporre un pulsante o due. È un tempo utile per i numeri spesso chiamati.
• RIDIALE consente all'ultimo numero chiamato di essere richiamato con il tocco di un pulsante.
• Paging Consente a un utente di parlare di un sistema di indirizzi pubblico per chiedere un dipendente o di dare annunci.
• Musica in attesa dà ai tuoi chiamanti qualcosa da ascoltare mentre sono in attesa. Può essere musica o messaggi preregistrati che pubblicizzano la tua azienda.
• Eseguire il backup del potere Fornirà una fonte alternativa di elettricità per 10-60 minuti in caso di interruzione di corrente.

Funzionalità avanzate

Le funzionalità avanzate aggiungeranno costi significativi al sistema totale e aggiungeranno un costo continuo per la vita del sistema. Tuttavia, ciò potrebbe essere compensato da un servizio clienti ridotto e dai vantaggi che portano a tempo che portano.

• Luogo remoto La funzione consente semplici connessioni ai dipendenti fuori sede o ai piccoli uffici remoti semplicemente componendo un'estensione interna.
• Trovami / seguimi consente agli utenti di inoltrare il proprio telefono su richiesta a un altro telefono, cellulare, telefono di casa, segretario, ecc.
• Integrazione del telefono del computer (CTI) consente al sistema telefonico di interagire con un sistema informatico. Gli esempi includono la possibilità di un utente di fare clic su un numero di telefono sullo schermo e far comporre automaticamente il sistema telefonico (riducendo i numeri errati e risparmia tempo); o il passaggio del numero di telefono di un cliente a un computer quando chiama per tirare l'account del cliente e visualizzarlo sullo schermo per il dipendente prima di rispondere al telefono. Questa opzione è molto costosa.

Quanto dovrebbe essere grande il sistema

La prossima domanda a cui devi rispondere è dove vuoi i telefoni. Il seguente elenco identifica luoghi comuni che vorrai individuare un'estensione del telefono:

• Addetto alla reception
• Ogni ufficio
• Fax
• Terminali della carta di credito, porte di dati
• Sala conferenze
• Shop/magazzino pavimento
• Aree pubbliche (sala d'attesa, corridoi, ingressi, ecc.)

Successivamente, dovrai determinare quante telefonate simultanee entreranno e lasciano l'ufficio. La somma totale delle chiamate in arrivo e in uscita in un dato momento è il numero di linee (o tronchi) di cui avrai bisogno.

Le configurazioni comuni sono 3, 8, 12, 16, 24 o 48 linee. I sistemi più grandi hanno slot di espansione in modo da poter aggiungere più righe in una data successiva. Ricorda di tenere conto della crescita futura (il 25% non è raro). Importante: se lo sottovaluti, i chiamanti riceveranno un segnale occupato se tutte le linee sono in uso.

Trovare un rivenditore di sistemi telefonici

Trovare un rivenditore non è difficile. Innanzitutto, puoi cercare nel Web "Attrezzature per telefoni e forniture" per trovare un rivenditore vicino a te.

Le fiere di tecnologia aziendale e di ufficio sono anche buoni luoghi da iniziare. Non solo sarai in grado di incontrare le vendite e supportare le persone, ma potresti essere in grado di provare anche un sistema.

Infine, il modo migliore è chiedere in giro. Chiedi alle persone che conosci che hanno un business con un ufficio. Puoi anche ottenere la loro valutazione della qualità dell'attrezzatura e del livello di servizio fornito.

Calcolo del costo totale

Il costo totale del sistema sarà costituito dai seguenti componenti:

• Unità / sistema di base è l'unità che controlla l'intera infrastruttura telefonica. Il costo dipende dal numero di funzionalità che hai, dal numero di set di telefoni che può gestire e dal numero di righe provenienti dalla compagnia telefonica.
• Set di telefoni / scrivania sono le unità che siedono sui banchi o sono attaccati al muro. Sono disponibili in diversi stili, capacità e prezzi. I prezzi possono variare da $ 70 a $ 1.000. Esempi includono unità di base (più economiche), di livello medio, esecutivo/di fascia alta. Altre opzioni includono cuffie a mani libere e connessioni wireless. La maggior parte dei portatili sono proprietari e funzionerà solo con un sistema di base di quel produttore. Se stai sostituendo un sistema telefonico esistente, il costo di tutti i nuovi portatili (se modifichi i marchi) potrebbe effettuare un aggiornamento al modello successivo più alto l'unica soluzione accessibile che hai.
• Cablaggio sono i vasi sanguigni dell'organizzazione e non devono essere emarginati. Se stai costruendo un ufficio, installa cablaggi extra e prese in qualsiasi area che pensi di aver bisogno di un telefono in futuro. Il costo sarà una frazione del costo se devi tornare più tardi e punzonare i buchi nei soffitti e nei muri. Se lo stai installando in un edificio con cablaggio esistente, fai controllare il rivenditore per la compatibilità prima di firmare il contratto.
• Installazione e configurazione iniziale sarà la parte più ampia del progetto del progetto. I sistemi telefonici non funzionano subito e molto probabilmente dovranno essere installati e inizialmente configurati da un tecnico addestrato. Al fine di mettersi in funzione il più rapidamente possibile, assicurarsi che questo sia incluso nel contratto. Altre opzioni che possono essere negoziate sono la manutenzione, le modifiche future e la formazione per i tuoi dipendenti.

Prendere la decisione finale

La decisione finale si basa sulle spalle. I venditori del sistema telefonico possono essere aggressivi, ma ricorda che sei "il cliente" e sei responsabile. Per ottenere il miglior prezzo per il sistema desiderato, consegnare le tue esigenze a più aziende e lasciarli fare offerte sul progetto. Assicurati di ottenere una proposta dettagliata che copra tutte le aree sopra descritte. Non riceverai un confronto da mele-amples, quindi chiedi che il costo delle funzionalità sia elencato separatamente (o dettagliato, se sono inclusi come pacchetto di funzionalità). Ciò ti permetterà di determinare cosa sta causando le differenze nei prezzi. Se non sei ancora sicuro di un leader chiaro, chiedi di vedere una demo sul sito di un cliente esistente. Infine, confronta le proposte e scegli quella che soddisfa le tue esigenze, consente la crescita e, soprattutto, ti senti più a tuo agio con.