Come creare un manuale di politiche e procedure dei dipendenti

Anche se la tua azienda ha un solo dipendente, hai bisogno di un manuale per i dipendenti che includa tutte le tue politiche, procedure e benefici. Le politiche assicurano che tu stia trattando tutti i dipendenti in modo equo ed equo, mentre le procedure sono i "crovini" che ti aiutano a gestire le operazioni senza intoppi.

Raccogliere tutto in un manuale e richiedere ai tuoi dipendenti di leggerlo può semplificare la vita come un capo e i tuoi dipendenti più chiari, contenuti e assicurati.

Assicurati di avere un avvocato che è un esperto nel campo della legge sull'occupazione che ti aiuta con il tuo manuale per essere certo che non c'è nulla che possa causare problemi. Pagare un avvocato per fornire questa recensione potrebbe salvarti dall'inclusione di qualcosa che potrebbe essere frainteso da un lettore.

Creazione di un manuale per i dipendenti

Il tuo manuale dovrebbe avere diverse sezioni, tra cui:

• introduzione
• Politiche
• Benefici
• Procedure

introduzione

L'introduzione al manuale del tuo dipendente dovrebbe contenere più di poche parole sulla tua azienda. Consente ai tuoi dipendenti di comprendere l'importanza del manuale e include un'area da firmare per riconoscere di aver letto il manuale. Potresti voler includere:

• La storia della tua attività
• La tua dichiarazione di scopo o dichiarazione di missione
• Una lettera di benvenuto
• Dichiarazioni della Società, tra cui una dichiarazione di occupazione a volontà, pari opportunità di lavoro, non sollecitazione e politica contro le molestie sul luogo di lavoro

Includi un documento di firma dei dipendenti separati dal manuale. Assicurati che ogni dipendente firma il documento affermando di aver letto e compreso il manuale. Includi il riconoscimento nel file del personale di ciascun dipendente.

Non provare a scrivere queste dichiarazioni da solo, copiarle da Internet o utilizzare un modulo legale gratuito. Chiedi al tuo avvocato di scrivere queste dichiarazioni e il documento di firma dei dipendenti per assicurarsi che rispettino tutte le leggi statali e federali.

Politiche dei dipendenti

La prima sezione principale del manuale dei dipendenti contiene politiche dei dipendenti. Queste politiche forniscono informazioni ai dipendenti sulle tue aspettative su di essi.

Presenza e puntualità

Includi una sezione che afferma che i dipendenti dovrebbero essere al lavoro ogni giorno e in tempo. Definire l'assenteismo "eccessivo" e il ritardo "abituale".

Pause, orari di pranzo, salone del personale

I dipendenti possono fare pause in qualsiasi momento o ci sono tempi di pausa specifici? Che ne dici di pranzo? Descrivi i protocolli per le pause e l'uso della sala del personale.

Software e documenti per computer

Rendere i dipendenti consapevoli delle leggi sul copyright relative ai documenti. Quali documenti potrebbero non essere copiati? Quale software può essere copiato? Dove sono le licenze del software e cosa dicono?

Riservatezza

Dichiarare le politiche relative alle questioni commerciali e ai segreti commerciali della tua azienda.

I regali

I dipendenti non dovrebbero prendere regali dai clienti tranne i token molto piccoli.

Disciplina e terminazione

Descrivi le procedure per la disciplina, inclusi avvertimenti, sia scritti che verbali. Includi un processo di ricorso, anche per un piccolo ufficio, quindi i dipendenti sentono di avere un posto dove rivolgersi. Descrivi le circostanze in cui l'occupazione può essere risolta. Quanta preavviso viene dato? Come viene pagata la vacanza accumulata?

Droghe e consumo di alcol; Politica del fumo

Affermare che l'uso di droghe o alcol nei locali dell'azienda è motivo di licenziamento immediato. Permetti a fumare nei locali dell'azienda? In tal caso, dove?

Valutazioni

Di 'ai dipendenti come e quando conduci revisioni delle prestazioni.

Stato dei dipendenti: a tempo pieno, part-time

Descrivi le ore settimanali richieste per l'occupazione a tempo pieno (32? 35? 40?). I dipendenti a tempo pieno hanno benefici (come l'assicurazione sanitaria) che i part-time non lo fanno? I part-timers ricevono vacanze retribuite?

Codice di abbigliamento per ufficio/struttura

Potresti includere una dichiarazione generale sull'adesione alle politiche di vestire, che si tratti di affari casual o più formale. E se i dipendenti sono tenuti ad indossare uniformi specifiche, chi paga per queste? Chi paga per la pulizia?

Orientamento e formazione dei nuovi dipendenti

Descrivi il programma della tua azienda di formazione e orientamento sul posto di lavoro. È il tempo di orientamento pagato?

Periodi di pagamento/fogli di tempo/buste paga/straordinari

Quante volte vengono pagati i dipendenti? (I periodi di pagamento possono essere diversi per gli impiegati stipendiati e orari.) Sottolineare che i fogli di tempo/le carte temporali devono essere mantenute da tutti i dipendenti; Quando devono essere consegnati? Stato quando i dipendenti possono beneficiare degli straordinari.

Parcheggio per i dipendenti

Descrivi il tuo parcheggio e eventuali restrizioni al suo utilizzo. I dipendenti hanno bisogno di un parcheggio per entrare nei lotti? Come vengono monitorati i lotti?

Telefonate personali, uso dei social media e visitatori

Descrivi le tue politiche sui visitatori e sull'utilizzo dei social media e effettuando telefonate personali sul tempo dell'azienda.

Periodo di prova

È una buona idea includere un periodo di tempo, di solito non più di 90 giorni, durante i quali viene valutato un nuovo dipendente e l'occupazione è "temporanea" o "a volontà."Puoi adeguare la retribuzione dopo questo periodo di prova per fornire un incentivo a un nuovo dipendente.

Dimissioni

Puoi REquestro che un dipendente che desidera dimettersi per darti almeno due settimane di preavviso.

Giorni meteorologici

Descrivi come e quando avviserà i dipendenti se l'azienda è chiusa per maltempo. Includi una dichiarazione su come tratterai il tempo libero dei dipendenti per il tempo quando l'azienda rimane aperta.

Benefici per i dipendenti

Tempo libero (vacanze, tempo personale, giorni di malattia)

Non esiste una legge federale che ti richieda di pagare un dipendente per il tempo libero, comprese le vacanze, il tempo personale o il tempo di malattia, ma alcuni stati hanno requisiti per dare ai dipendenti il ​​tempo libero. Esistono diversi modi per decidere come gestire questi problemi. Parla con uno specialista delle risorse umane o il tuo avvocato.

Vacanze

Nessuna legge federale richiede la retribuzione delle vacanze; Se la tua attività è chiusa per una vacanza, non è necessario pagare per questo momento. Quali vacanze a pagamento fornisci? Elenca le vacanze specifiche per ogni anno. Puoi decidere di cambiare le vacanze di anno in anno, ma di solito dovrai mantenere lo stesso numero. Se hai bisogno dei dipendenti di lavorare il giorno prima e il giorno dopo una vacanza per ricevere la retribuzione delle vacanze? Non è necessario pagare i dipendenti part-time per le vacanze, anche se i dipendenti a tempo pieno li ricevono.

Dovere della giuria

Il Fair Labor Standards Act non richiede il pagamento per il tempo libero, incluso il servizio della giuria. Alcuni stati richiedono ai datori di lavoro di pagare i dipendenti a cui viene chiesto di servire su giurie.

Foglie di assenza

Anche se non è necessario fornire un congedo retribuito ai sensi delle disposizioni della Family Medical Leave Act. Ma alcune foglie sono protette da FMLA se sono per scopi specifici.

Congedo militare

Come ti occuperai dei dipendenti che sono chiamati in servizio attivo? Vedi questo articolo sull'Inform Services Employment and Reployment Rights Act (Userra) e parla con il proprio avvocato sui requisiti del datore di lavoro.

Periodi di attesa

I dipendenti devono attendere un certo tempo per ricevere benefici? I dipendenti di prova possono iniziare a maturare (accumulare) benefici?

Procedure dei dipendenti

In questa sezione, elenca tutte le procedure comuni che i dipendenti partecipano, tra cui:

• Finanziario e contabilità
• Elaborazione delle buste paga
• Amministrativo
• Saldi
• Marketing e pubblicità
• Inventario, spedizione e acquisto

Due passaggi finali

Torna con il tuo team legale per essere sicuro che tutto sia corretto e che sia conforme a tutte le leggi statali e federali.

Quindi, stampa copie del tuo manuale e distribuiscile a tutti i dipendenti. Assicurati di ottenere una firma da tutti affermando che hanno letto e compreso tutto. Conservare quelle firme in archivio.