Come prevedere un budget di benefici per i dipendenti

I datori di lavoro possono trovare facile budget per le forme fisse di compensazione dei dipendenti, vale a dire salari dei dipendenti. Ma è più difficile mettere un numero su benefici non salariali, come assicurazione sanitaria, ferie retribuite e piani pensionistici.

Scopri i costi stimati dei benefici per i dipendenti per il prossimo anno con questi suggerimenti.

Perché prevedere un budget non salario è importante

Ci sono alcuni motivi per cui i datori di lavoro dovrebbero capire un budget di benefici per i dipendenti prima di ogni nuovo anno di piano:

Rimani in budget ed evita i cali di copertura

Conoscere il costo stimato dei benefici per un dipendente è fondamentale per qualsiasi organizzazione perché aiuta a garantire i budget delle prestazioni delle risorse umane e garantire che le aziende abbiano abbastanza denaro in banca per pagare i benefici e mantenere la copertura attiva dei piani su cui si fanno affidamento.

Più è approfondita la previsione, meglio sarà preparata un'azienda e meno sorprese finanziarie che dovrà affrontare.

Rispettare le leggi sull'assistenza sanitaria

In base alla disposizione condivisa della responsabilità condivisa del datore di lavoro dell'Affordable Care Act (ACA), i datori di lavoro classificati come i grandi datori di lavoro applicabili (birre) devono fornire ai dipendenti a tempo pieno (e ai loro dipendenti) la copertura assicurativa sanitaria che:

• È conveniente
• Fornisce "valore minimo" (uno standard minimo accettabile per i servizi medici)

Altrimenti, devono pagare un pagamento di responsabilità condivisa del datore di lavoro all'IRS. 

Comprendere il costo stimato dei benefici per un dipendente consente ai datori di lavoro di valutare se il loro piano assicurativo proposto soddisfa i requisiti ACA. In caso contrario o non optano per non offrire un piano, questo aiuta i datori di lavoro a mettere da parte i soldi per pagare eventuali sanzioni sostenute.

Valutare e rafforzare i benefici attuali

La stima dei costi dei benefici dei dipendenti ogni anno aiuta le aziende a determinare cosa c'è nel loro pacchetto di benefici, sia competitivo e se soddisfa le esigenze della loro forza lavoro.

Se un'azienda determina che il suo pacchetto non è abbastanza robusto, può sostituirlo con altri piani adatti al budget dei benefici.

Determina la classificazione dei dipendenti a tempo pieno

Uno dei primi passi che un'azienda deve intraprendere quando si prevede un budget di benefici per il prossimo anno del piano è determinare quante persone impiega a tempo pieno. Questo aiuta l'azienda a determinare aspetti importanti sia delle sue offerte di benefici che delle potenziali passività fiscali.

È una birra sotto l'ACA?

Se un'azienda determina che ha abbastanza dipendenti a tempo pieno per essere considerato un grande datore di lavoro applicabile (ALE), saprà che è soggetto alle disposizioni di responsabilità condivisa del datore di lavoro se non fornisce un'adeguata copertura assicurativa sanitaria alla sua a tempo pieno dipendenti.

In generale, le birre sono datori di lavoro che avevano in media almeno 50 dipendenti a tempo pieno durante l'anno precedente.

Quanti dipendenti hanno bisogno di un'assicurazione

L'ACA richiede alle birre di offrire un'adeguata copertura assicurativa ai dipendenti a tempo pieno per evitare di pagare uno dei due possibili pagamenti di responsabilità condivisa.

In generale, l'IRS definisce un dipendente a tempo pieno come qualcuno che lavora almeno 30 ore a settimana o 130 ore al mese.

Le birre che vogliono evitare di effettuare pagamenti di responsabilità condivisa del datore di lavoro devono fornire una copertura essenziale minima al 95% o più dei loro dipendenti a tempo pieno (e dipendenti). Inoltre, nessun dipendente a tempo pieno dovrebbe aver ricevuto un credito d'imposta premium quando si acquistano un'assicurazione attraverso il mercato dell'assicurazione sanitaria.

Una sanzione può essere dovuta all'Internal Revenue Service (IRS) se uno di questi termini non è soddisfatto.

Penalità sotto l'ACA

I pagamenti di responsabilità condivisa del datore di lavoro sono calcolati sulla base di quanti dipendenti un'azienda ha. Conoscere il numero di dipendenti a tempo pieno può aiutare le aziende a prevedere il pagamento che devono all'IRS. L'IRS generalmente avviserà una società se è dovuto un pagamento.

Una volta che un'azienda sa quanti dipendenti a tempo pieno, può iniziare ad analizzare le sue spese per i benefici.

Calcola il costo medio dei benefici dei dipendenti

Quando si mettono insieme un budget di benefici, il fattore di benefici sia obbligatori che opzionali. Tra le due categorie di benefici, i costi del datore di lavoro sono stati in media di $ 12.18 all'ora un dipendente lavorava e rappresentava 31.2% della compensazione totale dei dipendenti, secondo u.S. Dati BUREAU OF LABATTUS STATISTICS (BLS).

Tuttavia, è utile fare riferimento ai costi medi del datore di lavoro per i vantaggi in queste due categorie come punto di partenza per un budget di benefici.

Costo stimato dei benefici obbligatori per un dipendente

Le prestazioni obbligatorie sono quelle che i datori di lavoro sono generalmente tenuti a fornire dipendenti ai sensi della legge federale o statale, tra cui:

• FICA FASS:Ciò include il contributo del datore di lavoro della previdenza sociale e delle tasse Medicare.
• Assicurazione contro la disoccupazione:I datori di lavoro devono generalmente contribuire all'assicurazione di disoccupazione sia federale che statale.
• Compensazione dei lavoratori: La maggior parte delle aziende deve pagare questo tipo di assicurazione che aiuta i lavoratori che si ammalano o si feriscono sul lavoro.

Secondo i dati BLS, la spesa mediana dei datori di lavoro è di $ 2.26 Per ogni ora un dipendente ha lavorato per queste prestazioni legalmente richieste che abbracciano il settore privato e i governi statali e locali. Questo rappresenta quasi 8.4% dei costi totali di compensazione dei dipendenti.

Previsione del budget delle prestazioni opzionali

I vantaggi opzionali sono qualsiasi vantaggio che un datore di lavoro non è legalmente tenuto a fornire i propri dipendenti, tra cui:

• Assicurazione: L'assicurazione sanitaria costituisce la maggior parte dei costi assicurativi, ma l'assicurazione sulla vita e la disabilità a breve e lungo termine sono anche benefici comuni dei dipendenti.
• Ferie pagate: Vacanze pagate, festività legali, congedo per malattia e tempo libero personale in questa categoria.
• Pensione e risparmi: Ciò include piani di benefici definiti come i piani 401 (k) e i contributi dei datori di lavoro associati.
• Retribuzione supplementare: Ciò include la retribuzione degli straordinari, i differenziali del turno e i bonus.

I datori di lavoro spendono circa $ 5.71 all'ora un dipendente ha lavorato per questi vantaggi opzionali, secondo i dati BLS. Questa cifra equivale a circa il 21% della compensazione totale dei dipendenti.

Imposta

Un'altra spesa a cui prestare attenzione è la Tassa Cadillac, un'imposta su piani sanitari di alto valore che potrebbero entrare in vigore nel 2022. I fornitori di copertura dovrebbero pagare un'accisa fino al 40% sul valore delle prestazioni dell'assicurazione sanitaria che supera $ 11.200 per i piani di sé e $ 30.150 per i piani di copertura familiare completi.

Determinare i costi dei benefici rispetto ai costi delle sanzioni

Le aziende possono determinare se costerà di più per fornire ai dipendenti benefici o per pagare le sanzioni sostenute violando le disposizioni di responsabilità condivisa del datore di lavoro dell'ACA.

Esistono due tipi di sanzioni di responsabilità condivisa del datore di lavoro ai sensi dell'ACA:

• Copertura essenziale minima: Le aziende generalmente devono questo pagamento se non forniscono una copertura essenziale minima al 95% o più di dipendenti a tempo pieno (e dipendenti) e se uno o più dipendenti a tempo pieno ottengono il credito d'imposta premium quando acquistano l'assicurazione attraverso il mercato. Il pagamento ammonta ogni anno a $ 2.000 per dipendenti a tempo pieno, esclusi i primi 30 dipendenti a tempo pieno.
• Copertura essenziale minima a prezzi accessibili con valore minimo: Le aziende che offrono una copertura essenziale minima ai dipendenti di solito devono ancora questo tipo di pagamento per ogni dipendente a tempo pieno che ottiene un credito d'imposta premium quando acquistano l'assicurazione del mercato. Il pagamento annuale è di $ 3.000 per ogni dipendente a tempo pieno che ha ottenuto il credito d'imposta.

Al contrario, la copertura assicurativa sanitaria costano i datori di lavoro circa $ 2.55 all'ora un dipendente lavora, secondo i dati BLS.

Per alcune aziende, in particolare le aziende con una piccola forza lavoro a tempo pieno, potrebbe essere più conveniente pagare le sanzioni che pagare per i benefici per i dipendenti a tempo pieno.

Aggiorna il budget con aggiunte di benefici o modifiche

Il prossimo passo della previsione di un budget non salariale è quello di rivedere il pacchetto di benefici che la società fornisce attualmente ai propri dipendenti. Un dipartimento delle risorse umane deve determinare se il pacchetto è sufficiente per i propri dipendenti o se qualcosa deve essere sostituito o aggiunto.

Se aggiungi o modifichi qualsiasi articolo nel pacchetto di benefici (ad esempio, potresti voler risparmiare con un piano sanitario ad alta deducibile o aggiungere un piano di assicurazione dentale), assicurati di scricchiolare i numeri per il piano e la modifica o Aggiungi gli elementi di riga corrispondenti nel budget delle prestazioni per il prossimo anno.

Altri vantaggi che il tuo pacchetto potrebbe mancare oggi includono:

• Assicurazione per la visione
• Conti di spesa flessibili
• Programmi di benefici volontari
• Vantaggi benessere

Come benefici opzionali, nessuno di questi articoli deve essere offerto dalla società, ma dovrebbe essere preso in considerazione quando si mette insieme un budget completo per i benefici per i dipendenti per il prossimo anno.

Consultare un consulente per le risorse umane

La previsione di un budget per le prestazioni dei dipendenti è spesso gestita da qualcuno nel dipartimento delle risorse umane di un'azienda. Se quell'individuo si mette nei guai quando si prevede le prestazioni dei dipendenti, sia nella selezione di un piano sanitario adeguato o di pianificazione per i prossimi anni, può consultare il consulente per le risorse umane interne della società o un consulente esterno.

Tuttavia, un consulente per le risorse umane interno sarà più accessibile. I consulenti per le risorse umane possono rispondere a qualsiasi domanda che un'azienda potrebbe avere quando si tratta di benefici per i dipendenti, rendendo più semplice la creazione di un budget a prova di proiettile.

Presenta la previsione

Una volta creato il budget dei benefici per i dipendenti, può essere presentato alla persona dell'azienda che ha l'ultima parola sul budget-è un primo HR o uno dei dirigenti dell'azienda. Esaminheranno il budget, effettueranno eventuali aggiunte o sottrazioni e quindi firma in modo che il pacchetto di benefici nuovo e migliorato possa essere utilizzato dai dipendenti nel prossimo anno.