Come implementare un sistema di contabilità del ristorante

Quando qualcuno decide di aprire un ristorante, in particolare per la prima volta, di solito sono guidati da una passione per il cibo accoppiato a una dedizione all'ospitalità. Tuttavia, pur essendo un buon chef e avere una personalità vincente sono due ingredienti chiave, questi non sono gli unici. Se una piccola impresa fallisce, è spesso durante il suo primo anno e di solito a causa di cattive decisioni e pratiche commerciali. Quando si avvia un ristorante, creare un buon sistema di contabilità è fondamentale per dare alla tua attività le migliori possibilità di sopravvivenza.

Lo sviluppo di un sistema di contabilità del ristorante è simile alla creazione di un sistema di contabilità per qualsiasi piccola impresa, ma ci sono differenze importanti da considerare. I ristoranti hanno margini di profitto sottili, quindi è essenziale mantenere i loro indicatori chiave di performance (KPI).

Come funziona un sistema di contabilità del ristorante

Il tuo sistema contabile seguirà tutte le transazioni finanziarie del ristorante, preparerà le relazioni in base a tali transazioni finanziarie, raccoglie le informazioni appropriate per le tasse e riassumi le informazioni in un formato che puoi comprendere.

Utilizzando tali informazioni, puoi prendere le decisioni finanziarie per il tuo ristorante che minimizzerà le tue spese, massimizzerà i tuoi profitti e manterrà felici i tuoi clienti. Senza un sistema di contabilità del ristorante, tutto sarebbe un miscuglio e non avresti le informazioni a tua disposizione per aiutarti a prendere le migliori decisioni.

Segui questi passaggi per impostare un sistema di contabilità dei ristoranti di base.

Passaggi per implementare un sistema di contabilità del ristorante

Assumi un contabile o un contabile

A meno che tu non sia un contabile o un contabile e un proprietario di chef o ristorante, avrai bisogno di aiuto per creare un sistema di contabilità del ristorante. Anche il più piccolo dei bar deve conservare i registri finanziari in modo che possano presentare le loro tasse e prendere buone decisioni per mantenere a galla l'attività.

Dovresti prendere in considerazione l'assunzione di un contabile interno e servizi di contabilità in outsourcing.

C'è una differenza tra contabilità e contabilità. La contabilità è il processo di registrazione di transazioni finanziarie e organizzazioni e altra documentazione. La contabilità, nel frattempo, è la pratica di analizzare le informazioni fornite dal contabile e di sviluppare rapporti per rendere i numeri comprensibili a una persona non orientata alle imprese. Un'altra opzione è quella di fare la contabilità da soli e conservare solo un contabile. È un vantaggio se puoi assumere un contabile e un contabile che familiari con il settore dell'ospitalità.

Scegli il software di contabilità

Ci sono una serie di robusti pacchetti di software di contabilità dei ristoranti. Vuoi sceglierne uno facile da imparare e che offre forti funzionalità di reporting e analisi finanziarie. È necessario considerare il software che genera dichiarazioni di profitti e perdite (reddito) e altri bilanci. Il software deve inoltre avere funzionalità di gestione dell'inventario e dovrebbe integrarsi con il software per le buste paga se si esegue il libro paga internamente.

Altre caratteristiche importanti sono la fatturazione, i crediti e la gestione dei conti, la pianificazione dei dipendenti e la pianificazione del menu per citarne alcuni.

La complessità del tuo ristorante e delle sue offerte dovrebbero aiutare a dettare il software che acquisti. Il tuo contabile o contabile può consigliarti sul pacchetto software che dovresti scegliere.

Il libro paga del ristorante è complicato da diversi stipendi, suggerimenti e programmi di lavoro variabili. Spesso è una buona idea esternalizzare il tuo libro paga al tuo commercialista o a un servizio di gestione stipendi. Se fai il libro paga internamente, devi scegliere il software per le buste paga. Lo stesso vale per la pianificazione e la preparazione fiscale.

Seleziona il tuo metodo contabile

Hai alcune decisioni per prenderlo di pari passo con la scelta del tuo software di contabilità. Innanzitutto, devi decidere se usi contabilità a ingresso singolo o a doppia entrata per organizzare i tuoi libri. Poiché l'industria della ristorazione prevede la detenzione di inventario, è di solito consigliabile contabilità a doppia entrata.

Devi anche decidere se utilizzare in contanti o contabilità. La contabilità della competenza ti dà il quadro finanziario più accurato poiché registra i ricavi e le spese non appena si verificano transazioni.

Scegli un sistema di punti vendita (POS) per la gestione della cassa

Un punto di vendita (POS) è il luogo in cui un cliente paga per il loro pasto e qualsiasi altro prodotto o servizio che hanno acquistato in un ristorante. I ristoranti hanno bisogno di funzionalità particolari nel loro software POS, come il monitoraggio delle vendite. Alcuni pacchetti POS possono aiutare con la preparazione del menu e il cronometraggio per i dipendenti. I ristoranti hanno anche bisogno di software POS con forti funzioni di gestione dell'inventario sia per la parte anteriore che per il back office. Il software può persino aiutare a preparare il libro paga.

Il sistema POS di un ristorante dovrebbe avere una tastiera nel registro a causa del volume delle transazioni con carta di credito. I clienti possono quindi utilizzare le loro carte di credito per effettuare una transazione senza contatto.

Compila la tabella dei conti del ristorante

Il grafico dei conti è un elenco di tutte e cinque le categorie di conti che compongono il conto economico e il bilancio. Questi conti sono attività, passività, capitale, entrate e spese del proprietario. Il denaro scorre dentro e fuori da questi account durante il normale corso degli affari. Quando spendi soldi o guadagni denaro, debiti e accrediti questi conti in modo appropriato in base ai principi contabili.

Ognuno di questi conti avrà sotto-contazioni che sono specifici del settore. Ad esempio, un grafico dei conti per un ristorante sarà diverso da un grafico dei conti per altri tipi di aziende. Vedi l'esempio seguente:

Se investi nel software contabile per i ristoranti, ti aiuterà a creare un grafico dei conti appropriato per il tuo ristorante.

Come tracciare il flusso di fondi del ristorante

Ci sono conti specifici in un grafico di conti particolarmente importanti per i ristoranti. Tieni d'occhio quanto segue:

Libro paga

Forse il conto più problematico nei ristoranti è il libro paga. I lavoratori del ristorante possono essere lavoratori sia a tempo pieno che part-time a diverse tariffe di retribuzione. È consigliabile esternalizzare i tuoi servizi di gestione stipendi o, almeno, utilizzare un software di gestione stipendi specifico per questo compito.

Inventario

In un ristorante, il tuo inventario sarà costituito da due ampie classi: cibo e forniture. Tieni traccia del tuo inventario in modo che non avrai troppo, il che finirà come spreco, o troppo poco, il che danneggerà le tue vendite. Vuoi mantenere il tuo inventario giornaliero medio il più basso possibile senza causare carenze. Il tuo software POS è prezioso per aiutarti a tenere traccia del tuo inventario.

È possibile pagare per questi account

I conti pagabili sono ciò che devi ai tuoi fornitori ed è elencato nel tuo bilancio. Quando ricevi una fattura, inseriscila nel tuo software contabile. In questo modo, non pagherai in ritardo le tue bollette. Un buon rapporto con i tuoi fornitori e venditori aiuterà la tua attività a funzionare senza intoppi.

Flusso di cassa

Tieni traccia di quanti soldi vanno e usciranno dalla tua attività. È utile conoscere il tuo flusso di cassa su base giornaliera, settimanale, mensile e trimestrale. Sviluppare sia un budget di cassa che un estratto conto dei flussi di cassa ti aiuterà a tracciare il tuo flusso di cassa.

Saldi

È importante che il proprietario di un ristorante sappia quanta delle tue vendite provengono dal cibo e quanto dalle bevande. Puoi romperlo ulteriormente in pasti per cibi, portare pasti e persino in diverse voci di menu utilizzando il software di contabilità.

Costo dei beni venduti

Il costo delle merci vendute (COGS) in un ristorante è costituito da tutto il cibo e le forniture utilizzate per realizzare gli articoli nel menu. Dovresti distinguere gli ingranaggi dagli altri costi di gestione di un'azienda, come affitto e servizi pubblici o costi di occupazione. Il grafico dei conti per un ristorante elenca tutti i costi di occupazione come spese mentre cibi e forniture sono elencate sotto gli ingranaggi.

Quali rapporti sono importanti per la contabilità dei ristoranti

Ci sono rapporti specifici per la contabilità dei ristoranti e altri rapporti che tutte le piccole imprese dovrebbero mantenere sia per le tasse che per lo scopo della responsabilità. I rapporti specifici del ristorante delineano i tuoi KPI. Questi rapporti di solito possono essere generati dal software di contabilità del ristorante e dal software POS ::

• Rapporto di vendita giornaliero: Questo rapporto ti consente di confrontare le vendite della settimana a settimana o del mese per vedere come sta andando il tuo ristorante prima di dedurre le spese.
• Costi alimentari: Devi vedere quanto cibo costa rispetto alle entrate totali introdotte dalla vendita di prodotti alimentari. Il tuo sistema POS fornisce queste cifre.
• Costi di occupazione: Questi costi, come l'affitto e le utility, sono i tuoi sovraccarichi e non cambiano molto.
• Costi principali: Questo rapporto confronta i costi del lavoro più gli ingranaggi alle tue entrate. Di solito, i costi del lavoro, che includono i salari insieme alle prestazioni dei dipendenti, costituiscono circa il 30% delle entrate. Il costo principale in un ristorante costituisce la maggior parte delle tue spese. Tieni d'occhio il costo principale perché è dove puoi risparmiare più denaro.
• Spese operative: Queste spese sono tutto non coperto da spese di costo e occupazione, ad esempio, ad esempio, spese di marketing e pubblicità.

Questi sono i rapporti secondo cui ogni piccola impresa dovrebbe mantenere:

• Conto economico: Il conto economico è il tuo conto profitti e perdite. Mostrerà le tue spese per un periodo di tempo come un mese o un quarto. Il conto economico elenca le tue entrate rispetto alle tue spese.
• Bilancio: Il bilancio mostra ciò che l'impresa possiede (attività) e cosa deve (passività), nonché il patrimonio netto del proprietario. Se devi più di quanto tu possieda, dovresti prendere provvedimenti per aumentare le entrate e ridurre il carico del debito.
• Rendiconto finanziario: Il rendiconto finanziario mostra gli afflussi e i deflussi della contanti all'interno della tua azienda. È uno strumento inestimabile per tenere traccia delle tue esigenze in contanti.