Come mantenere organizzate le tue ricevute aziendali

Quando si avvia per la prima volta un'azienda, potresti voler mantenere le entrate raccolte per detrarre le spese aziendali sull'imposta sul reddito e altro ancora. È necessario un sistema migliore per quando è il momento di fare contabilità piuttosto che riempire tutte le ricevute di attività in un cassetto della scrivania. Naturalmente, scoprire una massa disorganizzata di entrate può creare un disordine di problemi.

Mantenere organizzate le ricevute aziendali possono aiutare gli imprenditori a monitorare i progressi della propria attività, insieme a prepararle per i bilanci. Aiuta anche a identificare le fonti di reddito, tengono traccia delle spese e prepara le voci per le dichiarazioni dei redditi.

Un sistema migliore

Nel corso degli anni, è importante sviluppare un buon sistema di archiviazione per le ricevute. Ad esempio, ciò può includere un sistema di archiviazione che semplifica l'arresto dei dati e consente di recuperare una particolare ricevuta se è necessario cercarne una specifica per data o categoria.

Un esempio di organizzazione delle entrate aziendali è quello di mantenere una serie di cartelle di file etichettate per mese e anno, come "ricevute novembre 2017". Le due cartelle di file più attuali possono sedersi sopra la scrivania in modo che quando si raccolgono le ricevute sui vari round, è facile farle inserirle nella cartella mensile corretta.

Quindi, quando esegui le vostre voci di dati mensili, puoi prendere la cartella di file mensile appropriata e ordinare le ricevute aziendali in pile in base alle loro classificazioni dell'imposta sul reddito. Ad esempio, è possibile insignificarne tutte le ricevute del software, tutte le ricevute di spesa di cibo e intrattenimento insieme e tutte le ricevute di spesa relative all'automobile insieme. Quando hai finito di inserire i dati, puoi mettere la cartella delle ricevute del mese nel posto appropriato in un cassetto di uno dei tuoi archivi.

Se sei un uomo d'affari con molte ricevute di spesa, è facile modificare lo stesso sistema descritto sopra, insieme a voci più frequenti.

Fare copie o immagini digitali

Se stai cercando di passare a un "ufficio senza carta" come la maggior parte del mondo moderno in questi giorni, puoi scansionare le ricevute di spesa e archiviarle con altre informazioni di contabilità digitale. Alcune delle nuove applicazioni software di contabilità basate su cloud hanno app mobili che consentono di fare uno scatto di telefonia mobile di una ricevuta di spesa e di registrarlo al volo.

Per coloro che conducono affari in Canada, copie cartacee o immagini digitali delle ricevute di spesa sono generalmente accettabile per la Canada Revenue Agency (CRA), a condizione che siano leggibili. In caso contrario, il CRA può richiedere di vedere i documenti cartacei originali durante una richiesta di audit o di routine di documentazione. Pertanto, gli originali dovrebbero sempre essere mantenuti per il tempo prescritto, che è in media per sei anni suggeriti.

Facilitare l'onere del tempo fiscale

Il payoff per aver preso il tempo di organizzare le tue ricevute di spesa prima di archiviare è la dichiarazione dei redditi della tua azienda. Per prima cosa, avrai tutte le tue ricevute che serviranno come prova per le detrazioni dell'imposta sul reddito relative al tuo business. Per un altro, avendo già ordinato le tue ricevute per le categorie di spese aziendali significa che tutte le ricevute pertinenti per ciascuna categoria sono pronte per il totale e renderà la compilazione della dichiarazione dei redditi rapida e facile.

NOTA: in Canada, se si gestisce una ditta individuale o una partnership, le spese aziendali vengono inserite nel modulo T2125 che fa parte della dichiarazione dei redditi personali T1. Se gestisci la tua attività come società in Canada, richiederai le spese di attività sulla dichiarazione dei redditi delle società T2.

Quando viene presentata la tua imposta sul reddito

Poiché così tante dichiarazioni fiscali del reddito sono ora presentate online, non è più comune o necessario inviare le tue ricevute di spesa quando si presenta la tua imposta sul reddito. Invece, inserisci tutte le tue ricevute pertinenti per l'anno fiscale in una singola cartella etichettata per anno, come "entrate fiscali 2019" e aggiungi la cartella al tuo archivio, sia digitale che fisico.

Se hai mai delle controversie con la Canada Revenue Agency, IRS o ricevi audit, le tue ricevute saranno prove cruciali.