Come leggere e approvare un ordine di eventi per banchetti (BEO)

I luoghi vogliono essere sicuri che grandi eventi si spengono senza intoppi o, se c'è un intoppo, vogliono essere sicuri che non sia colpa loro. Con questo in mente, forniscono ordini di eventi per banchetti (BEOS) accuratamente realizzati che i coordinatori degli eventi devono firmare. Mentre potrebbe essere difficile da fare causa se un BEO non viene seguito alla lettera, è un contratto legale e dovrebbe essere letto attentamente prima che venga firmato.

Cos'è un ordine di eventi per banchetti?

Quasi tutti gli eventi principali in programma in un hotel o in una struttura per eventi speciali richiedono un BEO, che è un contratto che delinea ogni dettaglio dell'evento. Se sei un organizzatore di eventi, ti consigliamo di familiarizzare con BEO in modo da assicurarti che tutti i dettagli siano coperti correttamente.

L'accordo è spesso delineato in un modulo che descrive in dettaglio le selezioni per alimenti e bevande, audio/visivo, configurazione della stanza, centrotavola da tavolo, requisiti di personale e tutti gli altri articoli relativi al tuo evento. Incluso nel beo è un elenco dettagliato dei costi che dovrai pagare. Le informazioni di cui sopra verranno generalmente raggruppate in base al sottotitolo, insieme alle informazioni di contatto, alle pianificazioni, ai termini e alle condizioni dell'accordo e ai blocchi di firma.

Leggendo il beo

Mentre è ovvio che devi leggere il BEO e accettare i termini delineati nell'accordo, assicurati anche di leggere la stampa fine. È importante essere pienamente informati su ciò che stai accettando, compresi tutti i costi.

Verificare che quanto segue sia delineato nella sezione generale di BEO:

• Informazioni sul contatto in loco, incluso un numero di cellulare
• Utilizzo dello spazio per il giorno dell'evento (doppio controllo per essere sicuri che gli spazi menzionati siano gli spazi che hai visitato)
• Times di configurazione, avvio e fine per l'evento
• Il numero totale di ospiti previsti

Accordi di cibo e bevande

Una sezione del beo sarà dedicata alle disposizioni del cibo e delle bevande. Vuoi assicurarti che quanto segue sia dettagliato in questa sezione:

• L'intero menu, compresi tutti i corsi
• Ogni articolo in un buffet e come ogni stazione sarà impostata e posizionata nella stanza
• Come la sede intende soddisfare le esigenze degli ospiti che hanno speciali preoccupazioni dietetiche (come diete senza glutine o vegetariane)
• Tempi di servizio
• Articoli speciali per quanto riguarda il servizio, come vino e acqua scintillante sui tavoli
• Una rottura di tutti i prezzi del cibo
• Elenco dettagliato di alcol, comprese le marche di alcol e birra disponibili al bar

Setup della stanza

Il BEO dovrebbe delineare specificamente l'intera configurazione della stanza. Ciò comprende:

• Posizionamento delle tabelle
• Il numero di posti per tavolo
• Posizionamento delle stazioni alimentari
• Posizione dell'intrattenimento (e dettagli riguardanti la sistemazione degli intrattenitori, se del caso, incluso lo stoccaggio di attrezzature, l'accesso a cibi e bevande, lo spazio che cambia, ecc.)
• Posizione delle barre (i)

Alcuni BEO possono anche includere un diagramma della configurazione della stanza.

Fornitori audio/visivi ed esterni

Gli accordi audio/visivi appariranno talvolta su un BEO, ma poiché molti sedi contraggono i servizi A/V a terzi, potrebbe esserci un contratto separato. Se è incluso nel BEO, assicurarsi che tutti i dettagli siano finalizzati prima di firmare il contratto.

Termini e Condizioni

Tutti i contratti, inclusi BEO, hanno termini e condizioni a cui è necessario aderire. Assicurati di essere a conoscenza di tutti i termini e le condizioni prima di firmare il documento. Ad esempio, quali sono i termini dell'accordo in caso di cancellazione? Come saranno risolte le controversie se, ad esempio, un ospite scivola e cade?

È importante porre qualsiasi domanda del gestore delle strutture e confermare i dettagli con il tuo cliente prima di firmare. Una volta firmato il BEO, è un contratto vincolante.