Come selezionare l'altoparlante keynote perfetto

Uno degli elementi di intrattenimento più importanti per un evento è selezionare un grande oratore principale e altri presentatori per l'ordine del giorno. Quando si assumono un oratore esterno per ricoprire il ruolo, gli organizzatori di eventi possono contrarre direttamente con un oratore professionista o fare affidamento sull'esperienza di un ufficio di oratori. Che si tratti di un dirigente interno, di un leader del settore o di un oratore professionista, un programma di successo identificherà i relatori all'inizio del processo di pianificazione.

Consigli da un esperto

Diane Goodman, presidente del Goodman Speakers Bureau, Inc. A Windsor, CT è un leader del settore riconosciuto nel fornire relatori e intrattenitori riconosciuti a livello professionale per eventi aziendali e organizzativi. È autrice esperta di Sopravvivi alla ricerca: come target e scegliere il miglior oratore professionista, Un primer di 12 pagine per gli organizzatori di incontri ed eventi.

Goodman ha strutturato la guida come elenco di controllo e domande utili che i pianificatori di incontri iniziali e esperti dovrebbero affrontare internamente prima di contattare per assumere o selezionare un altoparlante.

Cosa fare prima di selezionare un altoparlante principale

Innanzitutto, come per qualsiasi evento, la pianificazione anticipata è sempre utile e, a volte critica, per ottenere il miglior oratore per il tuo evento. È molto più facile garantire i migliori altoparlanti pianificando almeno sei o 12 mesi prima dell'evento. La norma per la prenotazione di un oratore professionista o noto era un anno. Naturalmente, questo non è sempre ragionevole o realistico e oggi è noto che le prenotazioni sono state fatte solo con pochi mesi di anticipo. Se puoi aiutarlo, non lasciarti nel panico durante il periodo di crisi. Ti ringrazierai più tardi.

Quindi, per essere abbastanza preparati per avviare la ricerca dei diffusori di Keynote, Goodman consiglia di essere in ogni elenco di controllo interno iniziale del pianificatore:

1. Determina la logistica/pianificazione della riunione
2. Capire il pubblico
3. Catturare l'obiettivo della riunione
4. Definisci le aspettative del relatore
5. Successo di riferimento

Solo una volta che questi compiti vengono pensati attraverso (e forse altri specifici per il tuo evento o incontro), se inizi la ricerca del parlatore principale. Un oratore principale può svolgere diversi ruoli per una conferenza o una riunione. Il tuo incontro richiede un oratore aziendale o il tuo pubblico sarebbe meglio servito da un oratore ispiratore o motivazionale? Attraversare questa lista di controllo non solo fornirà un framework migliore da cui condurre la tua ricerca degli altoparlanti, ma ti farà risparmiare tempo sul back-end per ottenere l'approvazione interna sulla tua prima scelta di altoparlanti.

Cosa fare durante la ricerca degli altoparlanti chiave

Una volta che conosci la direzione concettuale dell'incontro, avrai un'esperienza migliore per trovare un oratore di keynote appropriato. Laddove la maggior parte degli organizzatori di eventi si blocca non è nella stessa ricerca di ricerca e selezione, ma piuttosto nella negoziazione delle commissioni di altoparlanti chiave.

I relatori di keynote professionisti con un libro pubblicato possono gestire aziende da $ 10.000 a $ 20.000, non includendo le spese di viaggio per un evento. Un autore best seller del New York Times, d'altra parte, può raccogliere fino a $ 40.000 per coinvolgimento di conversazione. Mentre questi numeri possono sembrare straordinariamente alti per gli organizzatori di eventi nuovi nello spazio degli altoparlanti chiave, è necessario avvicinarti alle commissioni relativamente. In che modo la commissione del relatore si confronta per dire il costo della colazione mattutina o il numero di persone previste durante la riunione?

La linea di fondo

Poiché gli organizzatori di eventi fungono da volto interno ed esterno della riunione di business, questo tipo di approccio strutturato alla selezione degli altoparlanti contribuirà a ottenere le approvazioni interne necessarie per un budget e far avanzare un programma in avanti.

Quando si pianifica una riunione, uno dei due scenari tende a verificarsi: la data della riunione di business è approvata senza contenuti o la data della riunione di business non è approvata senza contenuti confermati.

L'approccio di Goodman raccomanda ai pianificatori di eventi di avere una comprensione approfondita dell'incontro, che parteciperanno, quali messaggi vengono comunicati, di quale tipo di oratore è necessario e cosa ha funzionato in passato.

Questi passaggi, combinati con una certa flessibilità di pianificazione e una pianificazione anticipata, comporteranno un programma di successo.