Come selezionare il venditore giusto per la tua attività

Il processo di selezione dei fornitori può essere un'impresa molto complicata ed emotiva se non si sa come avvicinarlo fin dall'inizio. Ecco sei passaggi per aiutarti a selezionare il fornitore giusto per la tua attività. Questa guida ti mostrerà come analizzare i requisiti aziendali, cercare potenziali fornitori, guidare il team nella selezione del fornitore vincente, fornirti informazioni sulle negoziazioni contrattuali. ed evitare gli errori di negoziazione.

Analizza i requisiti aziendali

Prima di iniziare a raccogliere dati o eseguire interviste, assemblare una squadra di persone che hanno un interesse acquisito in questo particolare processo di selezione dei fornitori. Il primo compito che il team di selezione del fornitore deve realizzare è definire, per iscritto, il prodotto, il materiale o il servizio per il quale si sta cercando un fornitore. Successivamente, definire i requisiti tecnici e aziendali. Inoltre, definire i requisiti del fornitore. Infine, pubblica il tuo documento nelle aree rilevanti per questo processo di selezione dei fornitori e cerca il loro contributo. Chiedi al team di analizzare i commenti e creare un documento finale. In sintesi:

• Assemblare un team di valutazione
• Definire il prodotto, il materiale o il servizio
• Definire i requisiti tecnici e aziendali
• Definire i requisiti del fornitore
• Pubblica un documento di requisiti per l'approvazione

Ricerca del fornitore

Ora che hai un accordo sui requisiti aziendali e fornitori, il team ora deve iniziare a cercare possibili fornitori che saranno in grado di fornire il materiale, il prodotto o il servizio. Più grande è l'ambito del processo di selezione dei fornitori, più fornitori dovresti mettere sul tavolo. Naturalmente, non tutti i fornitori soddisferanno i tuoi requisiti minimi e il team dovrà decidere da quali fornitori cercare ulteriori informazioni. Quindi, scrivi una richiesta di informazioni (RFI) e inviarla ai fornitori selezionati. Infine, valuta le loro risposte e seleziona un numero limitato di fornitori che effettueranno la "lista di breve" e passerà al turno successivo. In sintesi:

• Compila un elenco di possibili fornitori
• Seleziona i fornitori da cui richiedere maggiori informazioni
• Scrivi una richiesta di informazioni (RFI)
• Valuta le risposte e crea un "breve elenco" di fornitori

Richiesta di proposta (RFP) e richiesta di preventivo (RFQ)

I requisiti aziendali sono definiti e hai un breve elenco di fornitori che si desidera valutare. Ora è il momento di scrivere una richiesta di proposta o richiesta di preventivo. Qualunque formato tu decida, il tuo RFP o RFQ dovrebbe contenere le seguenti sezioni:

• Dettagli di invio
• Introduzione e riassunto esecutivo
• Panoramica del business e background
• Specifiche dettagliate
• Ipotesi e vincoli
• Termini e Condizioni
• Criteri di selezione

Valutazione della proposta e selezione dei fornitori

L'obiettivo principale della fase di valutazione della proposta e selezione dei fornitori è ridurre al minimo le emozioni umane e il posizionamento politico per arrivare a una decisione che è nel migliore interesse dell'azienda. Sii approfondito nelle tue indagini, cerca input da tutte le parti interessate e utilizza la seguente metodologia per condurre il team a una decisione di selezione dei fornitori unificati:

• Fai una revisione preliminare di tutte le proposte dei fornitori
• Registra requisiti aziendali e requisiti del fornitore
• Assegnare un valore di importanza per ogni requisito
• Assegna un valore di prestazione per ogni requisito
• Calcola un punteggio di prestazione totale
• Seleziona il fornitore vincente

Strategie di negoziazione del contratto

La fase finale del processo di selezione dei fornitori sta sviluppando una strategia di negoziazione contrattuale. Ricorda, vuoi "partner" con il tuo venditore e non "portali ai detergenti."Rivedi i tuoi obiettivi per la negoziazione del contratto e pianifica i negoziati coprendo i seguenti elementi:

• Elenca/classifica le tue priorità insieme alle alternative
• Conosci la differenza tra ciò di cui hai bisogno e ciò che vuoi
• Conosci la tua linea di fondo, quindi sai quando andartene
• Definire eventuali vincoli di tempo e parametri di riferimento
• Valutare potenziali passività e rischi
• Riservatezza, non concorrenza, risoluzione delle controversie, variazioni dei requisiti
• Fai lo stesso per il tuo venditore (io.e., camminare un miglio nelle loro scarpe)

Errori di negoziazione del contratto

L'errore più piccolo può uccidere un processo di negoziazione del contratto altrimenti produttivo. Evita errori di negoziazione del contratto ed evita di compromettere un processo di negoziazione del contratto altrimenti produttivo