Come impostare un calendario fiscale annuale del libro paga

Tenere traccia dei rapporti sulle imposte sui salari e dei pagamenti richiede un'attenta attenzione ai dettagli. La creazione di un calendario fiscale annuale può aiutarti a evitare multe e sanzioni e tenerti in pista.

Anche se si dispone di un servizio CPA o di contabilità, esegui le tasse sui salari, devi sapere quando queste tasse e rapporti sono dovute. 

Ciò che è incluso nelle tasse sui salari? 

Le tasse sui salari includono questi rapporti e pagamenti, in base agli importi di pagamento dei dipendenti:  

• Imposte sul reddito federali
• FICA TASSE (Previdenza sociale e Tasse Medicare)
• Tasse federali di disoccupazione

Le imposte sul reddito federali e le tasse FICA sono talvolta chiamate "941 tasse", perché sono incluse nel modulo IRS 941, il salario trimestrale e il rapporto fiscale.

Le imposte sul reddito statale sono anche trattenute dalla retribuzione dei dipendenti e segnalate al proprio stato, se il tuo stato ha le imposte sul reddito. 

Imposte sui salari per gli appaltatori indipendenti

Se paghi i non dipendenti, non è necessario trattenere le imposte sul reddito o le imposte FICA dai pagamenti che effettuano loro.

È necessario completare una relazione annuale per gli appaltatori e presentarla all'IRS. 

Quando effettuare depositi fiscali federali sui salari

Prima di iniziare a utilizzare questo calendario, dovrai determinare quale programma di deposito fiscale sui salari si applica alla tua attività per 941 tasse. Il programma di deposito che devi utilizzare dipende dalle dimensioni del tuo libro paga. 

Semi-settimane

Se hai un libro paga di grandi dimensioni, devi fare depositi fiscali per i salari (due volte a settimana). 

Se quella data è un fine settimana o una vacanza, la data di scadenza è il giorno lavorativo successivo. Quindi, se la fine del mese cade di sabato, la data di scadenza è il lunedì seguente.

Ulteriori informazioni sulla regola di deposito semi-sepie per vedere se devi effettuare questi pagamenti.

Mensile

I depositi fiscali sui salari devono essere effettuati entro il 15 di ogni mese per il mese precedente a meno che non si applichi la regola semi-settimane. (Vedi sopra.)

Trimestrale

I rapporti sull'imposta sui salari trimestrali sul modulo 941 sono dovuti alla fine del mese dopo la fine di ogni trimestre. Se hai effettuato tutti i depositi fiscali sui salari in tempo e per intero, hai tempo fino al decimo mese successivo per inviare il modulo 941.

I depositi fiscali di disoccupazione federali sono dovuti alla fine del mese successivo ogni trimestre se la responsabilità fiscale della tua azienda supera $ 500.

Annuale

Dichiarazioni salariali e annuali per i dipendenti (sul modulo W-2) e i lavoratori a contratto (sul modulo 1099-MISC e il modulo 1099-NEC) sono dovuti alla fine di gennaio per l'anno precedente.

Rapporto fiscale di disoccupazione federale sul modulo 940 e il deposito fiscale è dovuto entro la fine di gennaio per l'anno precedente. Se tutti i depositi fiscali sono stati effettuati per intero e puntuale, la scadenza è il decimo mese successivo.

Le trasmissione alla previdenza sociale sul modulo W-3 (insieme a tutti i W-2) e sulla forma 1096 (insieme a tutti i 1099) sono dovuti all'inizio di febbraio per l'anno precedente.

Utilizzo di EFTPS per i depositi di gestione stipendi

I depositi fiscali sui salari devono essere effettuati utilizzando il sistema di pagamento fiscale federale (EFTPS). I coupon di deposito (modulo 8109) non sono più accettati dall'IRS.

Date di scadenza delle imposte sui salari generali (varia per anno)

Il pagamento fiscale e il programma di report di seguito sono per le tasse federali sui salari. Consultare l'autorità fiscale del proprio stato (Dipartimento delle entrate o altro) per i requisiti fiscali statali e locali. Le date di scadenza per i pagamenti semi-settimane per 941 tasse non sono incluse in questo programma. 

Queste date di scadenza sono stabilite dall'IRS, ma possono cambiare in un anno specifico. Se una data di scadenza cade in un fine settimana o in vacanza, il rapporto o il deposito è dovuto il prossimo giorno lavorativo successivo. Quindi, se un rapporto è previsto il 15 gennaio, e questo è un sabato, il rapporto è previsto il 17 gennaio. Consultare questo calendario fiscale aziendale per date di scadenza specifiche per le imposte sul reddito e le imposte sui salari per l'anno fiscale in corso.

Gennaio

15 gennaio: effettuare un deposito fiscale mensile per dicembre (se paghi mensilmente).
31 gennaio: depositare l'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA) dovuta fino a dicembre se $ 500 o più.
31 gennaio: fornire ai dipendenti i report salariali e tasse dell'anno precedente (modulo W-2 per i dipendenti.
31 gennaio: presentare un rapporto salariale e tasse trimestrale sul modulo 941 per il trimestre conclusosi il 31 dicembre.
31 gennaio: presentare un rapporto sull'imposta sulla disoccupazione annuale sul modulo 940 per l'anno precedente.

Febbraio

1 febbraio: inviare moduli di trasmissione dei dipendenti di fine anno (modulo W-3) all'amministrazione della previdenza sociale, insieme a tutti i W-2.

15 febbraio: effettuare un deposito fiscale mensile per gennaio (se paghi mensilmente).

Marzo

15 marzo: effettuare un deposito fiscale mensile per febbraio (se paghi mensilmente).

aprile

15 aprile: effettuare un deposito fiscale mensile per marzo (se paghi mensilmente).
30 aprile: depositare l'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA) dovuta fino a marzo, se $ 500 o più.
30 aprile: presentare un rapporto sui salari trimestrali e le tasse sul modulo 941 per il trimestre conclusosi il 31 marzo.

Se la tua attività è in Texas o in un'altra area in cui la FEMA ha emesso una dichiarazione di catastrofi a causa delle tempeste invernali nel 2021, l'IRS ha esteso le scadenze di deposito e pagamento per le tasse sui salari trimestrali che sarebbero dovuti il ​​30 aprile 2021. Ora hai tempo fino al 15 giugno 2021 per presentare e pagare queste tasse. L'IRS ha esteso la scadenza per il deposito fiscale per le persone, comprese le persone che pagano l'imposta sul lavoro autonomo, non situate in questi stati, ma questa estensione non si applica alle tasse sui salari delle imprese.

Maggio

15 maggio: effettuare un deposito fiscale mensile per aprile (se paghi mensilmente).

Giugno

15 giugno: effettuare un deposito fiscale mensile per maggio (se si paga mensilmente).

Luglio

15 luglio: effettuare un deposito fiscale mensile per giugno (se paghi mensilmente).
31 luglio: depositare l'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA) dovuta fino a giugno se $ 500 o più.
31 luglio: presentare un rapporto sui salari trimestrali e le tasse sul modulo 941 per il trimestre conclusosi il 30 giugno.

agosto

15 agosto: effettuare un deposito fiscale mensile per luglio (se paghi mensilmente).

settembre

15 settembre: effettuare un deposito fiscale mensile per agosto (se paghi mensilmente).

ottobre

15 ottobre: ​​effettuare un deposito fiscale mensile per settembre (se paghi mensilmente).
31 ottobre: ​​depositare l'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA) dovuta fino a settembre se $ 500 o più.
31 ottobre: ​​presentare un rapporto sui salari trimestrali e le tasse sul modulo 941 per il trimestre conclusosi il 30 settembre.

novembre

15 novembre: effettuare un deposito fiscale mensile per ottobre (se paghi mensilmente).

Dicembre

15 dicembre: effettuare un deposito fiscale mensile per novembre (se paghi mensilmente).

Potresti anche voler rivedere questo calendario fiscale di mese per mese. che include le date di scadenza dell'imposta sul reddito delle imprese.