Come avviare una lettera (con esempi di saluto professionale)

Qual è il modo migliore per iniziare una lettera? Quando si scrive una lettera per scopi professionali, è essenziale un saluto appropriato. Il tuo saluto dà il tono per la tua lettera o e -mail ed è un indicatore delle tue capacità di comunicazione scritta.

Rivedere le informazioni sulle opzioni per l'avvio di una lettera, inclusi saluti professionali e personali, esempi dei migliori saluti e cosa fare quando non si dispone di una persona di contatto.

Opzioni per l'avvio di una lettera

Quando decidi quale saluto usare, dovresti considerare se e quanto bene, conosci la persona a cui stai scrivendo. La risposta determinerà come inizi la tua lettera. È importante utilizzare un saluto formale e professionale quando non conosci bene la tua lettera o il destinatario e -mail.

Saluti personali

Quando usare il nome di una persona: Se stai scrivendo a qualcuno in una veste professionale che conosci personalmente per molti anni, è opportuno usare solo il loro nome.

Saluti professionisti

Quando utilizzare un saluto professionista: Se non conosci bene la persona,È meglio usare MR., SM., o dr. come un appropriato saluto di lettera commerciale. Quando non conosci il genere del destinatario, puoi usare il loro nome e cognome. In caso di dubbi su quale saluto dovresti usare, erra sul lato della cautela e usa lo stile più formale di indirizzo.

Usa un saluto formale

Mantienilo formale: Cerca di evitare la tentazione di iniziare la tua lettera professionale con saluti informali come "ciao", "saluti", "ciao lì" o "buongiorno" se non conosci il nome della tua persona di contatto.

Mentre quei saluti informali vanno bene per le e -mail casuali agli amici o anche per e -mail più formali che potresti inviare a gruppi di persone, in una lettera professionale dovrai usare un saluto personale con un nome e/o cognome ("caro Sig. Doe ") o un titolo di lavoro (" Caro responsabile delle assunzioni ").

Assicurati sempre di ricontrollare l'ortografia del nome del destinatario. Altrimenti, farai una scarsa impressione dall'inizio della tua lettera.

Punteggiatura

Ricorda anche di includere il periodo dopo "Mr."E" MS."E segui il tuo saluto con un colon o una virgola (E.G., "Cara Sig.ra. DOE: "O" Caro Jamie Chen ").

Esempi di saluti professionisti della lettera

Questi saluti sono tutti adatti per le comunicazioni professionali.

Quando conosci bene la persona:

• Caro Cindy
• ciao Peter
• Ciao Bob

Quando conosci il nome della persona:

• Caro signor./SM. Cognome; e.G., Caro signor. Dolan o cara MS. Maggiordomo
• Caro signor./SM. Nome e cognome; e.G., Caro signor. Martin Haynes o Caro SM. Melissa Tandor
• Caro FirstName LastName; e.G., Caro Michael Cairns

Quando non conosci il genere della persona:
Quando hai un nome ma non sei sicuro del genere della persona a cui stai scrivendo, è accettabile tralasciare l'onorevole e usare il solo nome e cognome da solo. Per esempio:

• Caro Robin Miller
• Caro Jamieson Cavanaugh

Prova a trovare una persona di contatto

Se possibile, utilizzare un nome di contatto quando si scrive. Questo rende la tua lettera più personale e crea una relazione immediata con il lettore. Se non hai un nome di contatto, fai qualche ricerca per scoprire la persona giusta per rivolgersi alla tua lettera.

Non ci vuole molto tempo in più per fare un tentativo di trovare un nome e il sentimento che trasmette ne vale la pena. Vale la pena provare, anche se non hai successo.

A volte il nome sarà sul sito Web dell'azienda o potresti essere in grado di trovare la persona giusta su LinkedIn. Forse uno dei tuoi colleghi o contatti sa chi potrebbe essere la persona appropriata. Puoi anche chiamare l'ufficio della persona sconosciuta a cui stai scrivendo e chiedere al receptionist il nome spiegando il motivo per chiamare.

Per esempio: "Sto facendo domanda per un lavoro con la tua azienda. Puoi per favore dirmi il nome del tuo manager di assunzione in modo da sapere a chi dovrei rivolgermi alla mia lettera di accompagnamento?"

Saluti da usare quando non hai una persona di contatto

A volte, nonostante i tuoi migliori sforzi, non riesci a trovare un nome per rivolgersi alla tua lettera. In tal caso, hai una varietà di scelte, tutte professionali e appropriate.

Più informazioni hai su dove stai inviando la lettera, meglio è. (Ad esempio, il dipartimento delle risorse umane dell'azienda o il direttore del dipartimento si riferisce alla tua inchiesta.) In questo modo, puoi fare una scelta più mirata quando selezioni il tuo saluto.

Se non hai una persona di contatto, ci sono una varietà di opzioni tra cui scegliere:

• Caro Direttore del Personale
• Caro direttore delle risorse umane
• Caro squadra di reclutamento
• Caro [nome dell'azienda] recruiter; e.G., Caro Recruiter ABC Company
• Caro [nome del dipartimento] reclutatore; e.G., Caro IT Support Recruiter
• Caro team [nome del dipartimento]; e.G., Caro reclutatore di prodotti
• Saluti
• Caro signore o signora (questo è obsoleto, quindi evita se possibile)
• A chi può interessare (utilizzare se non hai altre opzioni praticabili)

Saluti da evitare di usare

I seguenti saluti non sono appropriati per lettere formali o messaggi di posta elettronica:

• Buona giornata
• Buongiorno o pomeriggio (non sai quando riceveranno la lettera o il messaggio di posta elettronica)
• CIAO
• Ciao
• EHI
• Ehilà

Suggerimenti per scrivere e inviare una lettera

Saluto

Inizia la tua lettera con un saluto appropriato, come elencato sopra.

Primo paragrafo

Dopo il tuo saluto, inizia il tuo primo paragrafo, che di solito è un'introduzione che fa sapere al lettore chi sei e di cosa stai scrivendo. Se hai una conoscenza reciproca che ti ha indirizzato al lettore, dovresti menzionarli in questo momento.

Corpo della lettera

Il corpo della tua lettera normalmente consiste in un paragrafo o due di testo. Qui, puoi approfondire il tema della tua lettera e fornire dettagli di supporto per l'argomento.

Ti consigliamo di mantenerlo conciso e pertinente alla persona e all'argomento.

Sii accurato ma non ripeterti o andare avanti all'infinito dettagli non importanti.

Conclusione

Successivamente, dovrai riassumere la tua lettera. Il tuo riepilogo dovrebbe includere un ringraziamento alla persona per il suo tempo e la sua considerazione. Se hai intenzione di seguire in seguito, puoi anche fornire i dettagli di quando e come lo contatterai.

Opzioni di chiusura

Finita la tua lettera professionale con una chiusura, come "sinceramente" o "saluti."Se hai intenzione di inviare la lettera per servizio postale, la tua firma dovrebbe essere seguita dal nome dattiloscritto.

Se stai inviando un'e -mail, il nome digitato deve essere seguito dalle tue informazioni di contatto, che puoi digitare manualmente o farlo automaticamente per te. Ecco come impostare una firma e -mail automatica.

Takeaway chiave

• Scegli un saluto formale. Quando non conosci la persona a cui stai scrivendo bene, non usare un saluto casuale.
• Prova a trovare una persona di contatto. Se non riesci a trovare una persona di contatto, va bene usare un saluto generico.
• Rivolgi la tua lettera o e -mail. Quando si invia una corrispondenza professionale, è importante correggere attentamente il tuo documento prima di inviarlo.