Come prendere i minuti delle riunioni

I verbali della riunione sono le note dettagliate che fungono da documentazione scritta ufficiale di una riunione o una conferenza. La persona responsabile del raduno di solito chiede a uno dei partecipanti di tende a questo compito. Un giorno, che qualcuno potresti essere te. Anche se non è un lavoro terribilmente difficile, prendere minuti è importante. Poiché i verbali delle riunioni sono un record ufficiale di ciò che è accaduto, la precisione è cruciale. Dovrai prendere note di incontro approfondito che le persone devono essere in grado di fare riferimento in seguito, se necessario.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a gestire questo compito con finezza. Scopri cosa fare prima, durante e dopo l'incontro per assicurarti di prendere minuti efficaci.

Prima dell'incontro

• Scegli il tuo strumento di registrazione. Andrai alla vecchia scuola e userai una penna e una carta o andrai ad alta tecnologia e userai un computer portatile, tablet o smartphone? Controlla con il tuo capo per vedere se preferiscono usare un metodo particolare.
• Assicurati che il tuo strumento preferito sia in ordine e fai un backup nel caso in cui quello originale fallisca. Se porti un laptop, ad esempio, anche una penna e una carta a portata di mano. Non vuoi fermare l'incontro mentre cerchi qualcosa su cui scrivere se il tuo computer si blocca.
• Leggi l'agenda della riunione prima dell'inizio dell'incontro. Ti permetterà di formulare uno schema per i tuoi minuti. Lascia un po 'di spazio al di sotto di ogni elemento e scrivi le tue note lì. In questo modo renderà il tuo lavoro un po 'più semplice, purché la persona che gestisce la riunione si attacca all'ordine del giorno.

Durante la riunione

• Passa un foglio di presenza e assicurati che tutti si iscrivono. Dovrai includere un elenco di tutti i partecipanti nei verbali della riunione ufficiale.
• Assicurati di sapere chi sono tutti. In questo modo sarai in grado di identificare chi parla e registrare correttamente tali informazioni.
• Nota il tempo in cui inizia l'incontro.
• Non provare a scrivere ogni singolo commento. Va bene includere solo le idee principali. Fai molta attenzione a non lasciare fuori gli oggetti con cui non sei d'accordo. I tuoi pregiudizi non dovrebbero influenzarti. Ricorda che questo è un account ufficiale, non la tua opinione su ciò che è accaduto.
• Annota tutti i movimenti, che li hanno fatti e i risultati dei voti, se presenti; Non hai bisogno di scrivere chi ha distaccato un movimento. Naturalmente, le regole della tua organizzazione possono differire, quindi verifica le persone con il tuo capo prima.
• Se i voti su qualsiasi mozione o discussione sono differiti fino alla prossima riunione, prendi nota.
• Registra il tempo finale della riunione.

Dopo l'incontro

• Digita i minuti il ​​prima possibile dopo l'incontro mentre tutto è ancora fresco nella tua mente. Se trovi un errore nelle note della riunione o hai una domanda, puoi chiarirlo rapidamente parlando con altri partecipanti.
• Nella copia finale dei verbali, includere il nome dell'organizzazione, il titolo del comitato, il tipo di riunione (quotidiano, settimanale, mensile, annuale o speciale) e il suo scopo.
• Dai ai tempi in cui è iniziato e si è concluso.
• Fornire l'elenco dei partecipanti e una nota su chi ha gestito la riunione. Includi il tuo nome nell'elenco dei partecipanti e, tra parentesi dopo il tuo nome, dì che hai preso i minuti. In alternativa, alla fine del documento, puoi firmare scrivendo "rispettivamente presentati", seguito dal tuo nome.
• Correggere i minuti prima di inviarli. Chiedi anche a qualcun altro che ha partecipato a guardarli. Saranno in grado di farti sapere se hai lasciato accidentalmente qualcosa.
• Inviarli alla persona che ha gestito l'incontro se non sia stato chiesto di fare diversamente.