Come accogliere i clienti che visitano il tuo ufficio

Un giorno, un cliente molto importante ha visitato il quartier generale di un'azienda con cui lavoravano. Non erano mai stati prima in ufficio e volevano vedere dove stavano andando i loro milioni di dollari negli acquisti. Quindi hanno preso un appuntamento per visitare. Fino ad allora, il cliente di solito incontrava un rappresentante dell'azienda presso l'ufficio del cliente, che tendeva ad essere più facile per loro.

L'azienda occupa due piani in un edificio per uffici. Il personale occupa il secondo piano e l'accoglienza si trova al terzo piano. Quando il cliente è arrivato, sono andati direttamente al secondo piano. Quando sono arrivati, non c'era nessuno lì per salutarli, mentre gli addetti alla reception occupano un altro piano. Il cliente vagava per le sale e i cubicoli, e nessuno si alzò dalla loro scrivania per chiedere: "Posso aiutarti?"Non era il loro lavoro.

Inutile dire che questo cliente da un milione di dollari non era molto felice quando finalmente ha rintracciato il loro rappresentante. Avevano già avuto una prima esperienza scadente nel loro ufficio. Come ad alcuni politici piace dire, non lasciare mai un disastro. Può sembrare un po 'estremo, ma anche un cliente importante. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti che tu sia benvenuto (e wow) il tuo cliente quando visitano il tuo ufficio.

• Formazione: Formare tutti i dipendenti che tutti i visitatori sono i loro clienti personali, anche se non hanno un ruolo funzionale con quel visitatore. Ciò significa stabilire un contatto visivo, sorridere, salutare e chiedere a tutti i visitatori incustoditi se possono aiutare. Questo da solo può fare un'enorme differenza tra avere un'esperienza terribile e un potenziale cliente che si sente abbastanza benvenuto da considerare di fare affari con la tua azienda.
• Ricorda al personale della reception di essere attento: I dipendenti più importanti dell'ufficio sono il personale della reception.Cosa stanno comunicando quando qualcuno entra? Anche se sono impegnati a rispondere ai telefoni, possono comunque stabilire un contatto visivo amichevole, utilizzare i gesti delle mani per indicare che avranno ragione con il visitatore e offriranno assistenza immediatamente dopo essere usciti dal telefono. Assicurati di istruire il personale della reception di non guardare costantemente i loro telefoni, poiché questo può essere un enorme svolta quando un ospite sta aspettando pazientemente, cercando di non essere scortese.
• Creare un saluto personalizzato: Avere un consiglio di lobby che dice: "Benvenuto, Joe Smith della XYZ Company."Questo gesto incredibilmente semplice non ti richiede più di un paio di minuti per mettere insieme e paga i dividendi mostrando ai tuoi visitatori che hai pensato consapevolmente prima del loro arrivo. E se è un potenziale cliente in cui stai avendo, questo piccolo gesto di benvenuto che mostra quanto ti tieni alla loro esperienza, il che può fare la differenza tra la loro scelta di fare affari con te o un concorrente fa Dai loro un'esperienza memorabile.
• L'importanza di mantenere un ambiente pulito e accogliente: Mantenere un luogo di lavoro pulito in ogni area che un visitatore può vedere, specialmente vicino all'ingresso. Chiedi a qualcuno diverso da te che guarda l'ingresso del tuo lavoro e criticalo dal punto di vista di un cliente potenzialmente prezioso che viene a visitare. È la vernice scheggiata? È il tappeto consumato? Sono riviste a brandelli di due anni sparse per la hall del visitatore? Rendi parte del compito di qualcuno assicurare che l'estetica visiva del tuo posto di lavoro risplende e rifletti la professionalità che si desidera trasmettere per accogliere i clienti e i potenziali clienti.
• Offrire rinfreschi self-service: Investi in un bel sistema di caffè e acqua che non è sepolto nella cucina. Mettilo dove i clienti possono trovarlo e servirsi mentre aspettano o si preparano per il loro incontro. Avere un po 'di frutta fresca o snack sani e avvolti disponibili (non economici, caramelle stantii).

Per i punti bonus dopo che il tuo cliente se ne è andato, considera di inviare tutti i visitatori più importanti una carta di ringraziamento o un piccolo regalo per mostrare loro che li hai apprezzati prendendo il tempo per entrare nel tuo ufficio e visitare. Mentre questo è un altro piccolo gesto, può fare molto per stupire un cliente e dare loro un motivo per sceglierti durante la concorrenza. Ricorda, se la tua azienda è grande o piccola, ognuno dei tuoi dipendenti vende, tutto il tempo.