Come scrivere un rapporto sul progresso aziendale

Una relazione sui progressi consiste in un colpo di testa, un riepilogo esecutivo, una descrizione dei componenti più piccoli, un'indicazione di quando è dovuta il rapporto successivo. Scriveresti il ​​rapporto seguendo questo modello e poi lo invieresti al tuo capo o ad un altro che segnala superiore come designato.

Intestazione

L'intestazione contiene informazioni identificative per il rapporto. Inserirete il titolo, la data su una pubblicazione del rapporto, lo stato del semaforo di qualsiasi cosa tu stia segnala. Nota: un rapporto di avanzamento come questo viene spesso utilizzato per i progetti, ma può anche essere utilizzato per riferire su altre cose. Ad esempio, se ti è stato assegnato il compito di ridurre il numero di ore per disegno per una società di ingegneria, si utilizzeresti un rapporto di avanzamento per mostrare i tuoi progressi nel ridurre il numero di ore per disegno.

• Titolo: Rapporto sul progresso del progetto X
• Data: 30 maggio 20xx
• Stato: verde
• Percentuale completa: 63 effettivo, 59 piano

Sintesi

Scrivi il riepilogo esecutivo per ultimo. Questo è il riepilogo di tutti i punti principali elencati di seguito nel corpo del rapporto. A seconda del pubblico, a volte il riepilogo esecutivo è limitato. Dipende dal tuo pubblico, dal numero di persone che ricevono il rapporto e i loro livelli all'interno dell'organizzazione. Un riepilogo esecutivo è rivolto a quei senior manager che potrebbero non avere il tempo di leggere l'intero rapporto. Se il tuo rapporto è indirizzato al tuo supervisore immediato, si prevede che leggerà il rapporto e il riepilogo esecutivo potrebbe non essere necessario. Tuttavia, se questo è un rapporto ampiamente distribuito a molti dirigenti in tutta l'organizzazione, potrebbe essere necessario includere un riepilogo esecutivo per quelle persone che non hanno il tempo di leggere l'intero rapporto.

Progresso dei pezzi componenti

Questo è il corpo principale del rapporto. In questa sezione del rapporto, descrivi in ​​dettaglio i tuoi progressi in tutte le aree componenti del progetto. Elenca i tuoi progressi e i risultati per quanto riguarda tutte le metriche durante questo periodo di tempo. Mostri qual è il tuo piano per il prossimo periodo. E poi elencate non solo i bloccanti, ma anche quali sforzi che stai intraprendendo per liberarli. Infine, la sezione mostrerà quale assistenza aggiuntiva è necessaria dal tuo capo o da un altro destinatario del rapporto sui progressi.

Riepilogo

Il corpo del rapporto è seguito dalla sezione di riepilogo. Include meno dettagli rispetto ai progressi riportati nella sezione precedente. Includeresti le stesse informazioni, metriche, risultati, piani per il prossimo periodo e eventuali bloccanti, ma fornisci meno dettagli per ciascuna categoria. Ad esempio, il riepilogo potrebbe essere una singola frase, come "tutti i risultati. Il rapporto y verrà consegnato in tempo su xx/xx/xx. E il rapporto C, ritardato per due settimane in attesa della grafica, ora dovrebbe essere consegnato alla data di scadenza rivista di xx/xx/xx."

Data di scadenza del rapporto successivo

Qui sei elencato quando verrà inviato il prossimo rapporto. Se questo è un rapporto settimanale, ad esempio, mostreresti la data di scadenza del rapporto successivo come una settimana seguente. Per un rapporto mensile, mostreresti la data il mese prossimo quando il rapporto verrebbe inviato. Le persone che ricevono il rapporto si aspettano che questi dati siano accurati quanto i dati nei report.

Linea di fondo

Il tuo rapporto sui progressi consiste nel riepilogo esecutivo opzionale, nella segnalazione dei progressi di tutti i componenti del progetto, nel riepilogo dettagliato e dalla sequenza temporale. Renderli più accurati che puoi.