Come scrivere un'e -mail professionale

Da molti anni ormai, le persone prevedono la morte dell'email. Mentre è vero, utilizziamo altre forme di comunicazione come SMS e social media per "parlare" con i nostri amici o inviare messaggi rapidi ai nostri colleghi, utilizziamo ancora e-mail, specialmente per la comunicazione legata al lavoro. È anche il principale mezzo di contatto quando si richiede un lavoro. È importante che mai sapere come scrivere un'e -mail professionale.

L'e -mail potrebbe essere il tuo punto di contatto iniziale con qualcuno e per questo è la prima opportunità per fare un'impressione. Prenditi molta attenzione nel comporre i tuoi messaggi. Prima di premere Invia, rispondi a queste 7 domande.

1. È il mio messaggio senza errore?

Controllare la tua e -mail per errori è la cosa più importante che puoi fare prima di inviarla. L'ortografia errata e la grammatica cattiva ti faranno sembrare negligente. Questo va contro l'impressione che stai cercando di fare, soprattutto se stai facendo domanda per un lavoro.

Correggere fino a quando non sei sicuro di aver catturato tutti gli errori di ortografia e grammaticale, nonché errori di battitura. Grammatica.com ha strumenti gratuiti, inclusa un'estensione per il browser Chrome, che può aiutarti in questo.

2. Cosa dice il mio indirizzo email su di me?

Il tuo indirizzo email di lavoro, che a proposito, non dovresti mai utilizzare per la ricerca di lavoro, è molto semplice. Molto probabilmente è una variante del tuo nome. Potresti aver scelto un indirizzo meno aziendale da utilizzare per l'e-mail personale. Un indirizzo suggestivo, infantile o carino va bene se lo stai utilizzando solo per inviare messaggi ai tuoi amici e alla tua famiglia, ma se hai bisogno di scrivere un'e -mail professionale, iscriviti a un nuovo account che trasmette professionalità.

Imposta un indirizzo email che utilizza il tuo nome reale. Prova il tuo nome e cognome; Il tuo nome, il primo nome iniziale e il cognome; o qualche combinazione di quelli. Non inviare mai la tua email professionale da [email protected].

3. Sono il nome e l'indirizzo e -mail nel campo "a" corretto?

Quando inizi a digitare il nome di un destinatario nel campo "a", la maggior parte dei client di posta elettronica riempirà il resto del nome con uno dai tuoi contatti. Potresti facilmente finire con il nome sbagliato in quel campo, quindi assicurati di prestare attenzione a questo.

Immagina quali guai potrebbero sorgere se si inviano accidentalmente un'e -mail al destinatario sbagliato. Diciamo che stai cercando un lavoro mentre sei ancora impiegato. Un responsabile delle assunzioni presso un potenziale datore di lavoro potrebbe avere un nome che inizia con la stessa lettera del nome del tuo attuale boss. Quanto sarebbe imbarazzante se avessi inviato al tuo capo un messaggio destinato a quel responsabile delle assunzioni? Non solo vuoi assicurarti che il tuo messaggio raggiunga la destinazione prevista, ma vuoi anche essere sicuro che non raggiunga uno involontario.

4. Ho usato il titolo corretto per rivolgersi al destinatario?

Se sei già su una base del nome con la persona che stai inviando un'e -mail, va bene affrontarli in quel modo nel tuo messaggio. Tuttavia, se questa è la prima volta che comunichi con qualcuno o non sei sicuro di come preferiscono essere affrontati, è preferibile usare un titolo formale come Mr., SM., Sig.ra., o dr. e il cognome del destinatario.

Erra sempre sul lato della cautela. Non può far male essere formali. Per un suggerimento su come qualcuno con cui hai già una relazione consolidata preferisce essere affrontata, guarda indietro ai messaggi precedenti per vedere come sono firmati. Questo ti aiuterà a decidere cosa fare.

5. Il mio tono trasmette bene il mio messaggio?

Come dice il proverbio: "Non è quello che dici ma come dici."Quando parli con qualcuno faccia a faccia, puoi fare affidamento su intonazione, linguaggio del corpo e espressione facciale per aiutare a dare ulteriore significato alle tue parole.

Quando provi a trasmettere lo stesso messaggio per iscritto, c'è più spazio per incomprensioni perché il lettore non può vedere il tuo viso, leggi il linguaggio del tuo corpo o ascolta la tua voce. Assicurati che il tuo messaggio sia educato e sembra amichevole e che il significato previsto sia chiaro.

6. Il mio messaggio è semplice, ma non criptico?

Mantenere i tuoi messaggi brevi e dolci li renderà più facili da capire. Allo stesso tempo, non dovresti omettere nulla di importante. Non vuoi forzare il destinatario della tua email a indovinare cosa stai cercando di dire. Il tuo messaggio dovrebbe essere il più preciso possibile ma includere tutte le informazioni necessarie.

7. Ho incluso attaccamenti non richiesti?

Molte persone si rifiutano di aprire gli allegati e -mail che non si aspettano. Hanno ragione a evitare di farlo. I virus informatici vengono spesso trasmessi in quegli allegati. Se vuoi inviare un file a qualcuno, ad esempio, il tuo curriculum, chiedi prima al tuo destinatario. Invialo solo se dice che va bene.