Come scrivere una lettera di benvenuto per un viaggio di incentivazione

Mentre gli organizzatori di eventi sono generalmente esperti in tutti gli aspetti della pianificazione degli eventi, a volte hanno bisogno di aiuto quando si tratta di scrivere lettere formali, e-mail o altri materiali per un evento imminente. Uno degli elementi più importanti che i pianificatori degli eventi proveranno è una lettera di benvenuto per gli ospiti di un viaggio di incentivazione.

La lettera di benvenuto fa proprio quello che dice: accoglie gli ospiti all'evento. Non deve essere percepito come complicato in alcun modo. In effetti, se scritta correttamente, la lettera di benvenuto dovrebbe essere semplice e al punto. Idealmente, una lettera di benvenuto è scritta sulla carta intestata ufficiale di un'organizzazione.

Dettagli di un viaggio di incentivazione

Un viaggio di incentivazione è un evento o un viaggio pianificato che viene utilizzato per convincere le persone a raggiungere obiettivi aziendali specifici. Spesso, il viaggio di incentivazione è una ricompensa per un venditore o un altro tipo di professionista per raggiungere una pietra miliare specifica. Di solito, gli obiettivi stabiliti sono legati alla vendita e allo sviluppo del business, ma dirigenti e dirigenti hanno utilizzato questi tipi di incentivi per qualsiasi numero di obiettivi aziendali redditizi.

Elementi di una lettera di benvenuto

Una lettera di benvenuto per un viaggio di incentivazione non è così diversa dalle altre lettere di benvenuto formali, ma dopo averlo letto, un ospite dovrebbe sapere cosa aspettarsi e chi contattare per domande o con eventuali problemi che si presentano.

Una buona lettera di benvenuto includerà la data in cui è scritta e un saluto appropriato (quanto è formale dipenderà dalla relazione tra l'azienda o lo scrittore di lettere con il destinatario). 

Il primo paragrafo della lettera dovrebbe trasmettere l'accoglienza, il secondo paragrafo dovrebbe includere informazioni sull'ordine del giorno e eventuali dettagli importanti sulla posizione o sui requisiti che gli ospiti devono sapere (ad esempio, dovranno avere il passaporto?). 

Infine, il paragrafo di chiusura dovrebbe trasmettere apprezzamento (dallo scrittore di lettere o dalla compagnia) all'ospite/destinatario. Ancora una volta, che sia formale o casual è determinato dalle circostanze. Questo paragrafo è seguito da una riga di firma dall'host dell'evento, incluso un titolo.

Di solito, se scegli di personalizzare la lettera, è utile inserire il programma dell'evento nella lettera. Questo è facoltativo. In tal caso, assicurati che questi dettagli siano inseriti ed elencati dopo il secondo paragrafo e riferiti come tale.

Esempio di lettera di benvenuto

[Data di inserimento]

Caro [nome o titolo di titolo evento]

Siamo contenti che tu sia in grado di unirti a noi e spera che il tuo soggiorno al [resort] in [destinazione] sia sia ringiovanente che educativo.

Abbiamo un'agenda completa nei prossimi [numeri], quindi prenditi qualche minuto per leggere le informazioni in questo pacchetto. Include il nostro itinerario e altre informazioni importanti.
Non vediamo l'ora di passare questa volta con te in [breve frase per descrivere la destinazione].

Se possiamo fare qualcosa per rendere il tuo soggiorno più piacevole, faccelo sapere. Grazie per esserti unito al [titolo dell'evento].

Cordiali saluti,
[Nome ospite ufficiale]
[TITOLO]
[ORGANIZZAZIONE]

Uno degli errori più comuni con eventi di incentivazione è un fallimento in seguito ai partecipanti. Tenere un evento di incentivo efficace può essere una solida tattica per aumentare il morale e le prestazioni dei dipendenti, non solo premiare il buon lavoro. Quindi chiedere feedback è importante per garantire che i viaggi futuri abbiano successo.