Come scrivere una lettera di accompagnamento di proposta di sovvenzione efficace

Sebbene le parti principali della proposta di sovvenzione occupino la maggior parte del tempo e dell'energia, non scambiare la lettera di accompagnamento. L'attenzione ai punti più sottili di mettere insieme il pacchetto proposta può effettuare o rompere una richiesta di finanziamento. Non spegnere il tuo finanziatore con una lettera di accompagnamento sciatta.

Mim Carlson e Tori O'Neal-McElrath, autori di Continua a vincere, passo dopo passo,sottolineare che la lettera di presentazione dovrebbe:

• Presenta la tua organizzazione alla persona corretta.
• Assicurati al finanziatore che questo progetto abbia il supporto del consiglio di amministrazione.
• Indica ciò che stai chiedendo: quanto e per cosa.

Quando includi una lettera di accompagnamento?

Usa una lettera di accompagnamento per proposte a società e fondazioni, ma non per le domande di sovvenzione federale o statale. Quei finanziatori vogliono solo quello che chiedono e raramente chiedono una lettera di accompagnamento.

Attributi di una buona lettera di accompagnamento

La tua lettera di presentazione dovrebbe:

• Sii breve
• Arriva rapidamente al punto
• Non ripete le informazioni che sono nella proposta
• Dì al lettore quanto bene capisci il finanziatore e come la tua sovvenzione soddisfa i requisiti del finanziatore

Beverly a. Browning, autore di Concedi la scrittura per i manichini, suggerisce di scrivere la lettera di accompagnamento dopo aver completato l'intera proposta e quando sei di umore riflessivo. Browning dice:

"Mentre consideri il tuo grande successo (la richiesta di finanziamento finito), lascia che il lato creativo e destro del tuo cerve."

Formattazione della tua lettera di accompagnamento

1. Usa la carta intestata della tua organizzazione. Metti la stessa data sulla lettera di accompagnamento che si trova nella domanda di sovvenzione completata. Questa è la data in cui invierai la proposta di sovvenzione al concedente. L'uso della stessa data rende coerenti tutti i documenti nel pacchetto della proposta.
2. Per l'indirizzo interno (va in cima alla lettera) usa il nome e il titolo della persona di contatto aziendale o di contatto, seguiti dal nome, indirizzo, città, stato e codice postale della fonte di finanziamento. Controllare due informazioni con una telefonata o un'e-mail. Tali informazioni cambiano frequentemente, quindi assicurati di avere il nome e l'indirizzo corrente.
3. Nel tuo saluto, usa "caro" più il titolo personale (MR., SM., Sig.ra., Dr., Signori., eccetera.), seguito dal cognome. È fondamentale rivolgersi alla lettera a una persona in particolare. Chiama la fondazione o l'ufficio aziendale per assicurarti di avere la persona giusta e il titolo personale corretto. Questi dettagli possono sembrare poco importanti, ma contano.
4. Il tuo primo paragrafo dovrebbe essere breve e concentrato. Presenta la tua organizzazione (il suo nome legale, che sarà il tuo nome aziendale) e dì al finanziatore quanti soldi stai richiedendo e perché. Includi una frase o due su ciò che fa la tua organizzazione, quindi includi un punto basato sulla ricerca che dimostra che è necessario per quello che fa la tua organizzazione.
5. Scrivi uno o due brevi paragrafi. Dichiara lo scopo del tuo progetto e come si adatta alla missione del finanziatore o alle priorità di finanziamento. Includi il fatto che il consiglio di amministrazione supporta pienamente il progetto.
6. Termina la tua lettera con un paragrafo riassunto. Aggiungi ciò che questa partnership di finanziamento può significare per il pubblico di destinazione del tuo progetto. Potresti voler includere anche un invito per una visita al sito.
7. Usa una chiusura come "sinceramente."
8. La lettera dovrebbe essere firmata dal direttore esecutivo o dal presidente del consiglio o entrambi. Sotto la firma, digita il nome del firmatario, il primo nome iniziale, il cognome e il titolo di lavoro. Sebbene l'ED o il presidente del consiglio debbano firmare la lettera, includere le informazioni di contatto per la persona migliore per rispondere alle domande alla fine dell'ultimo paragrafo.
9. Nella parte inferiore della lettera, includi la parola "recinto" (in tutti i cappelli).

Quanto dovrebbe essere la lettera di accompagnamento?

Limita la tua lettera di accompagnamento a una pagina con tre o quattro paragrafi. Dovrebbe essere una lettura veloce.

Il tono e le specifiche della tua lettera di accompagnamento possono variare a seconda che tu sia stato invitato a presentare una proposta completa dopo aver inviato una lettera di indagine (LOI) o se questo progetto è il primo approccio della tua organizzazione a questa particolare fondazione.

Esempio di lettera di presentazione

Mary Smith, PhD

Ufficiale del programma

Fondazione comunitaria

4321 corsia comune

Qualche città, YZ 55555

Caro dottore. Fabbro:

Il centro senior di alcuni città richiede rispettosamente una sovvenzione di $ 50.000 per il nostro progetto pilota di sensibilizzazione della comunità latina senior.

Essendo il più grande centro senior in qualsiasi contea, che serve oltre 450 anziani ogni giorno, siamo a conoscenza del cambiamento demografico nella nostra area di servizio. E ci impegniamo a crescere e adattare il nostro centro per soddisfare le esigenze emergenti. Il progetto pilota di sensibilizzazione della comunità latina senior ci consentirà di pilotare uno sforzo di un anno per determinare se il nostro centro può effettivamente:

Fornire un accesso completo ai servizi sanitari e sociali agli anziani nelle comunità latine servite dal nostro centro e

 Raccogli e integra pienamente la competenza culturale del consiglio di amministrazione, del personale e dei volontari del centro senior della città.

Il nostro consiglio di amministrazione è entusiasta di questo programma e desideroso di lanciarlo in modo da poter diventare il centro più inclusivo e culturalmente competente per gli anziani in tutte le nostre comunità che necessitano di questi servizi. Dovremmo scoprire alla fine del nostro anno pilota che questo programma è, in effetti, di successo, il nostro consiglio si è impegnato a includere una parte delle spese annuali del progetto nel nostro budget operativo annuale in modo che il programma diventi parte integrante dei nostri servizi principali.

Attraverso questo progetto, il Centro diventerà il referral primario dato da Health Access Latinos, famiglie di qualsiasi contea e tre cliniche comunitarie entro un raggio di quindici miglia dal nostro centro. Accetteremo anche referral di anziani di lingua spagnola da qualsiasi altra agenzia di comunità nella nostra area di servizio immediata.

Grazie per la tua considerazione della nostra richiesta. Seguirò con te la prossima settimana per rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere, nonché per imparare se potremmo incontrarti per discutere i meriti della nostra proposta. Nel frattempo, se dovessi avere domande, non esitare a contattare Connie Jones, il nostro direttore dello sviluppo, al numero (555) 555-5555, X555 o [email protected].

Cordiali saluti,

Jane adorabile

Direttore esecutivo

ALLEGATO

*Lettera ristampata (con modifiche) con il permesso di vincere sovvenzioni, passo dopo passo, seconda edizione, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.

Errori da evitare nella lettera di accompagnamento

1. Scrivere troppo. Una lettera di presentazione non è una tesi di laurea, né è una proposta completa. Tienilo breve e al punto: chiedi a qualcun altro di leggere. Lo capiscono?
2. Usando grandi parole. Se sei stato alla scuola di specializzazione, hai imparato a scrivere in modo complicato. Non farlo qui. Non stai cercando di impressionare qualcuno con la tua erudizione. Vuoi solo dichiarare il tuo caso nel modo più naturale possibile. Se non sai quando stai complicando eccessivamente la tua scrittura, usa un'app come Hemingway. Ti dirà quando le tue frasi sono difficili da leggere e quando sei troppo prolisso.
3. Commettere errori grammaticali. Se non sei sicuro della tua grammatica, non correre rischi. Usa la grammatica check in word e, esegui anche la tua bozza tramite un'app come Grammarly. C'è una versione gratuita, ma la versione a pagamento va ben oltre il controllo della grammatica necessaria.

Fai risaltare la tua lettera di presentazione

Triste a dirlo, ma la tua proposta di sovvenzione può essere tra centinaia o migliaia che una fondazione tipica vedrà durante un anno medio. La tua lettera di presentazione può fare la differenza per arrivare al passo successivo verso i finanziamenti. Ma come puoi farlo risaltare?

Non provare nulla "carino", poiché i funzionari della fondazione non saranno colpiti.

La lettera di presentazione non sarebbe appropriata per una storia su un cliente, anche se dovresti avere una storia per altre parti della tua proposta, come la descrizione del problema. Includi un paragrafo sul perché la tua organizzazione è quella che può compiere meglio questa missione. Studia le tue organizzazioni competitive e valuta come e dove eccelle. Questo potrebbe essere nella base del tuo personale e dei volontari, della tua esperienza con questo particolare problema o del supporto della comunità che ti piace.

Non è necessario menzionare i nomi dei concorrenti o criticarli. Evidenzia solo i tuoi punti di forza. Questo sarebbe un buon momento per consultare gli altri in ufficio. Unisci alcune persone insieme e brainstorming come eccelle il tuo non profit. 

Fondamentalmente, la lettera di accompagnamento dovrebbe essere in avanti, facile da leggere e costringere il lettore alla proposta più ampia. Non mettere alcun ostacolo in termini di lettore che potrebbe dissuadere dalla lettura ulteriormente.