Come scrivere donatore migliore grazie lettere

Dire grazie a un donatore termina una transazione ma costruisce un ponte per un supporto futuro e un coinvolgimento più profondo. Fallo bene e sei sulla buona strada per il futuro successo di raccolta fondi.

Ecco dieci consigli per aver reso questa lettera di ringraziamento giusta.

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Portalo velocemente per posta

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Quarantotto ore è un inversione di tendenza ideale per una lettera di ringraziamento. Se questo è impossibile, mirare a non più di una settimana. Vuoi che il donatore ricordi che ha fatto la donazione in modo che il tuo ringrazia.

Ottenere la lettera lì rapidamente renderà il nome della tua organizzazione benefica nella mente del donatore, rassicuralo sul fatto che tu abbia ricevuto la donazione e lo impressiona con la tua efficienza e premurosità.

Anche i donatori online dovrebbero ricevere una lettera di ringraziamento spedita, ma è costoso e molte organizzazioni non profit si stanno spostando il più possibile online. In tal caso, assicurati che il tuo donatore online non abbia appena ricevuto una ricevuta via e -mail. Prenditi del tempo per personalizzare un ringraziamento e -mail e trasformarlo in qualcosa di memorabile

Ripassa le migliori pratiche per l'e -mail di ringraziamento lettere. Nelle caselle di posta elettronica complete, la tua lettera di ringraziamento può passare inosservata, quindi presta attenzione alla linea dell'oggetto e assicurati che la linea "From" identifichi chiaramente la tua organizzazione.

Ci sono molti ostacoli a ringraziare un donatore via e -mail che potresti dimenticare. Deve stare fuori dalla cartella dello spam, attirare l'attenzione del donatore e attirarlo ad aprire il messaggio. Non lasciare che la facilità e il costo relativamente basso di e -mail ti accecino.

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Renderlo personale

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Personalizza la tua lettera di ringraziamento con il nome del donatore (ricontrolla l'ortografia e non chiamare mai un MS. Un mr.) e scrivi direttamente all'individuo. I nomi sono potenti.

Ciò che funziona per una lettera di raccolta fondi funziona anche per una lettera di ringraziamento. Ad esempio, usa pronomi personali, come "tu", "noi" e "i."

Includi informazioni sul donatore, come quanto tempo sono stati un donatore o che ti è piaciuto vederle all'ultimo evento. Forse il donatore ha ricevuto un premio o ha ottenuto una promozione. Sentiti libero di aggiungere qualcosa al riguardo alla tua lettera. 

Un buon sistema di record di donatori sarà il tuo migliore amico quando si tratta di questo livello di personalizzazione. La maggior parte dei sistemi, anche quelli a basso costo, hanno la possibilità di acquisire informazioni attuali sui tuoi donatori.

Quando hanno dato l'ultima volta? Si sono offerti volontari? Quando è stata l'ultima volta che il donatore ha avuto contatti con la tua organizzazione e qual era la natura di tale interazione?

Se questo è un donatore per la prima volta, invia un pacchetto di benvenuto e invita il donatore a iscriversi per newsletter e annunci.

Se ringrazia un donatore di lunga data, considera una nota scritta a mano piuttosto che una lettera formale o un altro modo creativo per ringraziare.

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Coordinarlo con temi della campagna

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Coordinare il ringraziamento con l'appello o la campagna che ha portato la donazione.

Redige un modello per una lettera di ringraziamento quando scrivi i tuoi materiali di raccolta fondi. Pensalo come parte del pacchetto della tua campagna. Se la donazione è in risposta a qualche altro stimolo - forse un evento che hai messo in scena - mette in relazione la lettera a quell'evento. 

Tornare al punto di partenza al ricorso migliora la viscosità del nome della tua organizzazione nella mente del donatore. È anche rassicurante per il donatore. 

Se la donazione è in risposta a un particolare appello e-mail, sviluppare una pagina di destinazione post-donazione sul tuo sito Web specificamente per quei donatori.

Generico è fuori. Specificità a ciò che il donatore ha visto che lo ha costretto a dare è un must. Ad esempio, se un donatore ha donato per aiutare le vittime di un terremoto, assicurati che il tuo ringraziamento si riferisca a quella situazione.

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Usa le storie per collegare i donatori ai risultati

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Aiuta i donatori a visualizzare come sono stati spesi i loro soldi. Il modo migliore per farlo è raccontare una storia su una persona in particolare che è stata aiutata dalla donazione. La storia non ha bisogno di essere terribilmente lunga. Solo poche frasi e usare il nome di una persona può essere sufficiente per suscitare empatia nel donatore.

Rendi il tuo donatore l'eroe di quelle storie. Lui o lei ha reso possibile quella storia. Mantieni un inventario di storie sulle cose buone che la tua carità realizza. Quindi impostare blocchi di copia usando quelle storie e lasciale cadere nelle lettere di ringraziamento.

Cambiare le storie frequentemente manterrà le tue lettere fresche e renderà più facile inviare molte lettere senza dover renderli completamente nuovi.

Anche se servi persone che si trovano in situazioni sensibili e devi proteggere le loro identità, ci sono modi per raccontare le loro storie senza compromettere la loro privacy.

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Avere una persona reale firmare le tue lettere

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Evita le firme digitali a meno che tu non stia inviando migliaia di lettere alla volta. Anche allora, le lettere di riserva che vanno ai donatori che danno donazioni significative per il tuo direttore esecutivo, il presidente del consiglio di amministrazione o un presidente di raccolta fondi volontari da firmare. Usa i veri francobolli di prima classe per queste lettere.

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Aggiungi una nota personale scritta a mano

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Se appropriato, chiedi al direttore esecutivo o al presidente del consiglio di amministrazione di aggiungere una nota personale alla lettera. I donatori di lunga data che potrebbero conoscere i tuoi membri del consiglio di amministrazione lo trovano particolarmente gratificante.

Menzionando un recente evento a cui il donatore ha partecipato ricorderà entrambi al donatore un'esperienza piacevole e aggiungerà autenticità alla nota. Prendi in considerazione l'idea di avere una festa di scrittura di appunti con volontari che possono scrivere note su lettere o allegare note post-it con messaggi scritti a mano.

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Includi una busta di risposta

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Non consiglio di chiedere un'altra donazione in una lettera di ringraziamento. Onestamente, questo respinge le persone più di quanto pensi. Tuttavia, solo includere una busta di risposta potrebbe ricordare al donatore che le donazioni future sono benvenute. 

Molti donatori mantengono queste buste e le usano per un regalo più tardi ... o anche subito. Andrew Olsen dei fondamentali di raccolta fondi è entusiasta di includere le buste di risposta nelle lettere di ringraziamento. Ha scoperto che le organizzazioni benefiche che usano questa tattica per i nuovi donatori hanno "2 ° tassi di conversione dei regali che vanno dall'8% -12% in più rispetto a quelle organizzazioni che non li includono."

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Usa la lettera come ricevuta fiscale

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Il tuo donatore grazie puoi anche essere una ricevuta. È necessario fornire una ricevuta ogni anno a fini fiscali se un donatore fornisce $ 250 o più e puoi includere tale divulgazione con questa lettera.

Grazie Lettere oggi in genere includono le informazioni adeguate ogni volta che un donatore fornisce, sia online, tramite assegno o tramite donazione mensile.

È anche una buona pratica fornire un riepilogo della donazione per l'anno all'inizio del prossimo anno, proprio nel momento in cui i donatori in genere preparano le loro dichiarazioni fiscali. Ricorda solo che una ricevuta non è un ringraziamento. La ricevuta dovrebbe essere una parte minore della lettera. 

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Invita più coinvolgimento

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È sempre bello includere un invito a visitare la tua agenzia e vedere il tuo lavoro in prima persona.

Nel mondo di oggi in cui potresti sollecitare donazioni da persone in tutto il mondo, il coinvolgimento può essere raggiunto attraverso i social media. Incoraggia il tuo donatore a seguire la tua organizzazione su Facebook e Twitter o su qualsiasi altro social network a cui partecipi.

Dal momento che non ci sono collegamenti ipertestuali in una lettera posta, dai il tuo indirizzo del sito Web e quindi assicurati che i tuoi pulsanti di social media siano facili da trovare.

Includi un invito esplicito a visitare il sito Web e fare clic su tali pulsanti e iscriverti alla newsletter e -mail o altre comunicazioni. Le icone dei social media sono alcuni degli elementi più importanti sul sito Web della tua organizzazione benefica.

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Aggiungi un postscript e fornisci informazioni di contatto

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Siamo tutti skimmer. Ecco perché la maggior parte di noi ha letto la parte superiore di una lettera e poi salta verso il P.S. Allora possiamo tornare indietro e leggere il resto della lettera. Gli esperti di marketing di direct mail sanno tutto del P.S. e includerlo sempre. A volte ne hanno più di uno.

Per il p.S di una lettera di ringraziamento, potresti voler fare nuovamente riferimento alla storia che hai fornito ("Michael e Jane sono sicuri e felici a causa tua") o mettere lì importanti informazioni di contatto.

I donatori dovrebbero avere il nome, il numero di telefono e l'indirizzo e -mail di qualcuno nell'organizzazione che possono contattare con le domande. Il servizio clienti è tanto importante per le organizzazioni non profit quanto per le aziende, quindi semplifica un donatore trovare una persona reale se avesse un problema.