Implementazione di un'organizzazione acquisti di livello mondiale

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Buy-in esecutivo

Prima di implementare le migliori pratiche di acquisto, deve esserci il sostegno dei dirigenti delle società senior. Senza l'acquisizione di dirigenti senior, inclusi il CEO e il CFO, qualsiasi tentativo di sviluppare una strategia di acquisto di livello mondiale sarà soffocato dalla gestione media. Le modifiche che devono essere apportate in qualsiasi azienda devono essere supportate da dirigenti senior per ottenere risultati.

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Razionalizzazione dei dati esistenti

Qualsiasi società che ha procurato dati per un periodo di tempo avrà un database di fornitori che contengono dati attuali, duplicati, fuori data e errati. Se la tua azienda ha diversi dipartimenti di acquisto geograficamente separati, il livello di inesattezza viene moltiplicato. Per l'implementazione di una strategia di acquisto di livello mondiale, i dati di ciascun dipartimento di acquisto devono essere aggiornati per riflettere i dati attuali del fornitore e essere razionalizzati per eliminare i dati duplicati, errati e non necessari. Il vantaggio di avere dati accurati per la tua azienda è che consente di prendere le decisioni in modo accurato. Consente al tuo dipartimento di acquisto di analizzare la spesa presso i venditori utilizzati in più di un'area di acquisto. Dopo una maggiore comprensione di dove il denaro viene speso in tutta l'impresa, la società avrà una maggiore leva finanziaria con i fornitori.

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Approfitta dei programmi di incentivazione del fornitore

È stata la norma per le aziende pagare i venditori il più tardi possibile. Se il venditore ha un contratto per 45 giorni, non riceverebbero mai il pagamento prima di quel 45 ° giorno. Per incoraggiare le aziende a pagare le bollette prima della data del contratto negoziata, i fornitori hanno offerto sconti, sconti e altri incentivi. Ma i venditori hanno scoperto che, nonostante gli incentivi, le aziende non pagano ancora presto. Una teoria è che le aziende entrano nei termini di pagamento nel loro sistema ERP e ne dimenticano. I controlli vengono tagliati in base a tali dati e gli incentivi del fornitore non sono mai realizzati. Una strategia di acquisto di livello mondiale dovrebbe abbracciare questi sconti e le aziende dovrebbero assicurarsi che stiano assumendo ogni incentivo possibile. In questi tempi economici difficili, le aziende non possono permettersi di trasmettere sconti significativi. Inoltre, i negoziati con i fornitori dovrebbero includere anche l'ottenimento di sconti maggiori per il pagamento al ricevimento di merci o persino pagamento pre-pagamento.

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Implementare la valutazione del fornitore

Una buona strategia di acquisto dovrebbe includere un metodo con cui vengono misurati i fornitori. Il processo di valutazione dovrebbe includere non solo le prestazioni di consegna, ma anche tenere traccia di metriche meno ovvie come la consegna sotto o sopra, la qualità degli articoli consegnati e le prestazioni del servizio clienti del fornitore. Queste metriche potrebbero non essere sempre un valore misurabile, ma a volte la metrica è soggettiva. Se le linee guida politiche sono implementate per la valutazione soggettiva, tutti i fornitori possono essere misurati allo stesso modo. Non dimenticare di far sapere ai venditori di essere valutati. Se sanno che i loro clienti li stanno guardando, forse aumenteranno il loro gioco.

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Assumi professionisti dell'acquisto

Così tante aziende ritengono che le competenze clericali di base siano l'unico prerequisito per una posizione nel reparto acquisti. Questa visione è incredibilmente ingenua considerando che questi impiegati sono incaricati di spendere grandi quantità di risorse dell'azienda. Il professionista degli acquisti è la chiave per implementare un'organizzazione di acquisto di livello mondiale. Le competenze richieste per le organizzazioni di acquisto di livello mondiale includono la conoscenza dell'azienda per cui stanno acquistando, capacità analitiche, capacità di negoziazione e capacità interpersonali. Pumando il tuo dipartimento di acquisto dei dipendenti esperti in queste competenze, la tua azienda può trovarsi legata ai contratti i venditori sbagliati, per il materiale sbagliato e al prezzo sbagliato. Le organizzazioni di acquisto includono la conoscenza dell'azienda per cui stanno acquistando, capacità analitiche, capacità di negoziazione e capacità interpersonali. Pumando il tuo dipartimento di acquisto dei dipendenti esperti in queste competenze, la tua azienda può trovarsi legata ai contratti i venditori sbagliati, per il materiale sbagliato e al prezzo sbagliato.

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Ridurre il numero di fornitori

Le aziende hanno centinaia di venditori, alcuni hanno migliaia, molti hanno migliaia, persino decine di migliaia. Avere migliaia di fornitori nel tuo sistema, non solo richiede una notevole quantità di manutenzione, ma può anche essere estremamente costoso. Se un reparto acquisti ordina articoli da venti venditori diversi ogni giorno, ciò può significare venti ordini di acquisto che devono essere inviati, venti costi di spedizione che devono essere pagati e venti ricevute di merci che devono essere elaborate quando arrivano le merci. Inoltre, i costi aggiuntivi, ci sono probabilmente risparmi che non vengono realizzati. Quanti di quei venti fornitori vendono gli stessi prodotti simili. Se i venti fornitori sono ridotti a cinque, i costi di elaborazione saranno ridotti e probabilmente il costo del materiale è stato negoziato più in basso.

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Acquisti centralizzati

Se la tua azienda ha una serie di luoghi geograficamente dispersi, potresti pensare che sia impossibile attuare una strategia di acquisto di livello mondiale. È prudente per le aziende debba pensare alla loro spesa complessiva come una funzione centrale. Avendo un'organizzazione di acquisto centralizzata, una società può rivedere il proprio acquisto totale e selezionare fornitori in grado di fornire la maggior parte degli articoli ai migliori costi. Questo scenario non coprirà tutti gli articoli utilizzati in tutte le sedi e l'organizzazione di acquisti centrali dovrebbe lavorare con le sedi per identificare i fornitori locali che facilitano le esigenze della posizione remota.

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Ottenere il massimo dai venditori

Negoziare un accordo con un venditore può essere un affare a lungo e tirato fuori con nessuna parte contenta del risultato. Avere una cattiva relazione con il tuo fornitore all'inizio del contratto non è il modo in cui operano le organizzazioni di acquisto di livello mondiale. I venditori sono una parte importante della catena di approvvigionamento. I materiali che forniscono sono richiesti in date specifiche in modo che il tuo ordine venga spedito al cliente alla data promessa. Rendere il tuo fornitore un partner piuttosto che un altro fornitore contribuirà a garantire che i tuoi ordini siano corretti e puntuali. I negoziati con i fornitori dovrebbero concentrarsi sui benefici dell'essere un venditore; mostrando loro che se hai successo, avranno successo. I negoziati che si concentrano sulle clausole di penalità e sulle multe per le date di consegna di scarsa qualità e di consegna lascerà il fornitore meno che disposto ad soddisfare le tue esigenze.

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Massimizzare la tecnologia

Ci sono alcune aziende che usano ancora rolodexes, richieste di acquisto di carta e chiamano i loro ordini di acquisto ai venditori. La maggior parte ha una sorta di software di acquisto, anche se un foglio di calcolo Excel, che tiene traccia degli ordini e del complesso spende. Con l'introduzione del software ERP (Enterprise Resource Planning), le aziende sono in grado di integrare i loro dipartimenti di acquisto nella loro catena di approvvigionamento per sfruttare i dati in tempo reale. Tuttavia, è qui che si fermano molte aziende. Le strategie di acquisto di livello mondiale vanno oltre per raccogliere i vantaggi offerti dai loro sistemi ERP. Le aziende possono adottare tecniche di flusso di lavoro all'interno dei loro sistemi ERP per automatizzare le approvazioni e i pagamenti, riducendo così il tempo in cui il personale acquistato deve intervenire. I dati prodotti da migliaia di transazioni di acquisto possono essere utilizzati nei data warehous per aiutare gli acquisti di professionisti con metriche nella valutazione dei fornitori e nella negoziazione del contratto.