Importanza dei numeri di ristorazione

I numeri contano quando gestisci un'attività di catering di successo. Se sei nuovo nella pianificazione degli eventi, questa realizzazione potrebbe essere una sorpresa per te, ma il fatto è che i numeri guidano pesantemente il mondo della ristorazione.

I conteggi degli ospiti, le dimensioni delle porzioni e la data di consegna fanno tutti i fattori nella redditività del servizio di ristorazione e persino le modifiche a piccoli numeri possono fare una grande differenza quando si tratta di servire la cena a centinaia di ospiti.

A causa di tutto ciò, i pianificatori di incontri hanno bisogno di una solida comprensione del numero di catering per garantire la qualità del cibo ed evitare le penalità.

Conteggio stimato

È il numero di ospiti in cui costruisci inizialmente le proiezioni degli eventi. Non vi è alcun obbligo reale con il conteggio stimato in quanto è più un "numero di lavoro" utilizzato per stimare i costi e le esigenze del personale. Questi numeri guideranno anche la scelta del luogo e forse lo stile di servizio che scegli.

Conteggio previsto

Il conteggio previsto viene inviato due o tre settimane prima di un evento. Rappresenta un conteggio più accurato degli ospiti previsti ed è legato contrattualmente al conteggio finale.

Ogni operazione di catering ha politiche per i conteggi previsti, ma in generale, non dovrebbe deviare di oltre il 15% del conteggio finale.

Conteggio finale o conteggio garantito

Il tuo conteggio finale è il numero di pasti ospiti per i quali pagherai. Rappresenta anche il numero di posti e le dimensioni del team di ristorazione per la stanza.

Eventuali modifiche apportate a questo numero dopo la data di scadenza possono sostenere sanzioni o commissioni in ritardo. Pertanto, è importante che il pianificatore abbia fissato una data di RSVP che rientri prima della scadenza di garanzia.

Percentuale di caduta

Ci sono due angoli per far cadere le percentuali. Il primo è calcolato per catering per vedere quanto del tuo conteggio finale è diminuito dal conteggio previsto. Se la percentuale è troppo grande (oltre il 20%), è possibile emettere una commissione di penalità per coprire le spese relative al personale e agli ordini di fornitura.

I pianificatori usano le percentuali di caduta per stimare il numero di "no-show" da aspettarsi. Un tasso di calo del 2% è circa medio per eventi pagati o biglietti. Quella media può salire al di sopra del 5% per eventi gratuiti. Come puoi immaginare, i partecipanti hanno maggiori probabilità di mostrare quando hanno denaro investito in un evento.

Carte pasti

Alcuni pianificatori offrono più di un antipasto a pasti formali, e questo crea un altro requisito di calcolo. Gli hotel e i centri di banchetti non vogliono rimanere bloccati a indovinare quanti ospiti sceglieranno bistecca o pollo, quindi dipende dai pianificatori ottenere conteggi accurati di ogni scelta attraverso il proprio sistema RSVP.

Il giorno dell'evento, ogni partecipante dovrebbe ottenere una scheda pasto colorata che possono posizionare sul tavolo, quindi i server sappiano automaticamente quale piatto hanno ordinato.

Bere i biglietti

Gli organizzatori di eventi possono utilizzare i biglietti da bevande per controllare i costi di gestione di una barra aperta. Si ottiene dando a ciascun ospite uno o due biglietti da bevande al momento della registrazione. Il barista accetterà i biglietti in cambio di un drink. Gli ospiti che scelgono di bere oltre la loro indennità di biglietto possono pagare in contanti.

Una cosa da notare sui biglietti per le bevande è che la sede ti caricherà la bevanda più alta per biglietto. Per questo motivo, ha senso usare questo sistema con una birra e un bar di vino o casa poiché le selezioni avranno un prezzo più vicino.

Lavorare con il sistema

Alla fine spetta al pianificatore di eventi fornire conteggi accurati al dipartimento di catering. Quei pianificatori che ignorano le politiche e le scadenze emesse dai loro fornitori possono finire per pagare più di quanto dovrebbero sotto forma di sanzioni e altre commissioni.

Il modo migliore per evitarlo è leggere le politiche di ristorazione prima di pianificare l'evento. A seguito di questo, una semplice regola ti aiuterà a scegliere le date e i costi più appropriati da trasmettere agli ospiti.