Mantenimento dei registri finanziari dell'ufficio legale
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- Davis Milani
Se aspiri ad essere un avvocato praticante con il tuo ufficio legale, devi capire quali record devi mantenere. Potresti essere un esperto nella pratica della legge, ma potresti non sentirti sicuro nella tua conoscenza contabile. Comprendere i fondamentali e utilizzare software di contabilità specializzato può proteggere la tua pratica.
Sistemi contabili
Un buon sistema di contabilità per qualsiasi piccola impresa includerà forti controlli interni per monitorare le entrate e le spese. Come avvocato, è necessario assicurarsi che il tuo sistema contabile abbia forti controlli interni, sia fatturate e costi e spese avanzate, per i clienti.
Indipendentemente dal fatto che le fatture si basino su un fermo specifico, un fermo annuale, una commissione di referral o una commissione di riferimento, la tua tassa si basa sul tempo trascorso sui progetti dei tuoi clienti. Questo è il motivo per cui gli avvocati di solito mantengono record dettagliati per tenere traccia del tempo trascorso.
È possibile utilizzare sistemi manuali o elettronici per tracciare il tempo e le spese addebitabili. Le carte di contabilità del cliente sono state utilizzate per registrare tali informazioni prima dell'avvento del tempo legale e del software di fatturazione. Indipendentemente dal metodo di conservazione dei record che preferisci, di solito vorrai registrare il tuo tempo trascorso sulle questioni con i clienti, insieme a eventuali spese addebitabili.
Di tanto in tanto, è possibile pagare le spese per conto del tuo cliente per le commissioni di archiviazione o altri addebiti. Il record dell'avvocato più pratico questi costi avanzati nel sistema in modo simile agli altri crediti contabili.
Il software di contabilità avrà riviste speciali per registrare un singolo tipo di transazione che si verifica frequentemente. Per gli avvocati, il diario delle entrate in contanti mostrerà una ripartizione delle (1) commissioni ricevute e (2) rimborsi delle spese, inclusa l'allocazione tra le spese generali di spese pagate e le spese del cliente pagate. La complessità del diario delle entrate in contanti varierà a seconda delle dimensioni dello studio legale, il più semplice dei quali è solo il rendiconto bancario e il controllo delle copie.
Record essenziali
Oltre ai registri discussi sopra, gli avvocati di solito mantengono almeno quanto segue:
- Libro degli appuntamenti: Un libro di appuntamenti contiene record di appuntamenti, di solito in formato calendario.
- Journal dei crediti: Il diario dei crediti mostra i crediti fatturati ma non raccolti.
- Singoli registri dei clienti: Questi conti di contabilità includono una descrizione dei servizi resi, addebiti e crediti, un riepilogo di addebiti non billabili e fatture finali.
- Caso Records: I record di tempo sono registrati per ogni cliente.
- Registro dei casi in corso: Questo registro riassume qualsiasi lavoro legale in corso ed è generalmente organizzato con i nomi dei clienti.
- Rapporti di riepilogo del tempo: I rapporti temporali possono di solito essere ordinati dall'avvocato o dal cliente e contengono informazioni come il tempo, le date lavorate, le fatturazioni e altre spese addebitabili.
Questi sono i libri e i record di base che la maggior parte degli avvocati, indipendentemente dalla specialità, avrà archiviazione per le loro aziende. Molti avvocati utilizzano software di software di contabilità e di gestione legale per mantenere i loro libri e record in formati elettronici. Mentre alcuni uffici legali utilizzano QuickBooks, molte altre aziende utilizzano programmi software specifici del settore legale, come Abacus Next, Clio o Prolaw per gestire le loro pratiche.
NOTA: Questo articolo è destinato solo a scopi educativi; Dovresti consultare un professionista fiscale per discutere eventuali domande o problemi con la contabilità, la tenuta dei registri o il reddito.