Le pratiche di gestione delle riunioni aiutano a migliorare la produttività

Trascorriamo molte delle nostre vite lavorative negli incontri. In molti casi, le scarse pratiche di gestione delle riunioni comportano l'uso improduttivo del tempo dei partecipanti. In un articolo correlato, offriamo una guida per trasformare cinque scenari di incontro comuni in eventi produttivi. Ecco ulteriori idee per supportare il rafforzamento dell'utilità, della produttività e dell'impatto delle riunioni.

Chiave di gestione delle riunioni - Stand Pat

Alcuni manager impiegano un p.UN.T. approccio alle riunioni, che richiede a PUrope, an UNGenda e a Timeframe. Armando i partecipanti con questi punti critici di contesto in vista della sessione assicura che le persone si presentano preparate a partecipare e supportare l'intento generale della riunione. Un chiaro p.UN.T. Lo schema aiuta a garantire una sessione produttiva. 

Dovresti essere in grado di definire al massimo lo scopo della riunione in 1 o 2 frasi. "Questo incontro è pianificare la nuova campagna di marketing" o "Questo incontro è quello di rivedere la nuova politica di Shipping per la gestione dei rendimenti."Lo scopo aiuta a garantire che tutti sappiano perché sono lì, cosa deve essere fatto e come guidare i progressi e guidare per una conclusione. 

Imposta un'agenda. Elenca gli elementi che stai per rivedere/discutere/ispezionare. Ci piace assegnare un limite di tempo a ciascun articolo dell'ordine del giorno (vedi sotto) e identificare la persona responsabile della moderazione della discussione. Imposta un lasso di tempo; almeno impostare un inizio e un orario di fine. Si consiglia inoltre di impostare una durata per ogni articolo all'ordine del giorno. Questi dovrebbero totale al periodo complessivo della riunione.

Inizia le tue riunioni in tempo

Se lavori in una di quelle culture in cui le persone si allontanano in riunioni fino a cinque o dieci minuti dopo l'ora di inizio programmata, è tempo di iniziare una nuova tendenza. Un'azienda incoraggia i suoi manager a chiudere la porta all'ora di inizio programmata e coloro che sono in ritardo non sono invitati a partecipare. Anche se questo può essere più draconiano di quanto ti interessi agire, non dovresti avere scrupoli nel portare l'incontro in ordine, rivedere lo scopo e confermare le aspettative e i tempi.

Non aspettare che gli Stragglers si presentino. Quando qualcuno arriva in ritardo, non tornare indietro e rivedere ciò che è già stato coperto. Continua con i tuoi argomenti di incontro. Questo sarà imbarazzante per lo Straggler e migliorerà le probabilità che arrivasse in tempo al prossimo incontro. 

Se l'organizzatore/sponsor della riunione non si presenta in tempo, considera la riunione annullata e torna al lavoro. Un periodo di attesa da cinque a sette minuti è ragionevole. Le probabilità sono che l'organizzatore della riunione si è imbattuto in una difficoltà inaspettata e preferiresti non perdere tempo ad aspettarlo. 

Mantieni l'incontro sull'argomento

Una buona pratica è assegnare a qualcuno il ruolo di mantenere tutti in pista durante la riunione. Troppo spesso, le discussioni si spostano e poi si degradano a un turbinio di opinioni, idee, fatti ed emozioni. Invece, assegna il ruolo e informa tutti quelli che questa persona intervierà se e quando la discussione si allontana dall'agenda e dalla discussione specifica di discussione. In alcune aziende, questo ruolo è indicato come "traffico", in altri ", custode di argomenti."Indipendentemente dall'etichetta, il ruolo è estremamente utile per rafforzare l'efficacia e la produttività dei tuoi incontri.

Se si verificano ulteriori argomenti che sono off-agenda ma importanti da discutere, quelli dovrebbero essere chiaramente catturati e collocati nel "parcheggio" per la considerazione e la discussione future o per una riunione discreta. Il proprietario della riunione si riserva il diritto di consentire una minore discussione divergente se supporta lo scopo generale della riunione. 

Conservare e distribuire note/minuti di incontro

Qualcuno, diverso dall'organizzatore della riunione, dovrebbe tenere i verbali della riunione. Una buona registrazione dei verbali includerà:

• Ora di incontro, data, posizione
• Descrizione dello scopo
• Copia dell'agenda
• Elenco dei partecipanti e un elenco di coloro che non hanno partecipato
• Un elenco di riepilogo dettagliato di conclusioni, articoli di azione, responsabilità e date per il completamento. Molti notatrici usano l'agenda come guida per elencare le conclusioni e le azioni. 
• Riunione di follow-up pianificata se veramente necessario. 

Idealmente, distribuire le note della riunione il prima possibile dopo la conclusione della riunione e assolutamente entro un giorno lavorativo. I verbali e le note servono come un importante promemoria per i partecipanti e una fonte di informazioni per altre parti interessate o, per coloro che hanno perso la riunione. I verbali sono un ottimo strumento per sfruttare per ricordare alle persone e alle squadre le loro azioni di follow-up impegnate. 

La linea di fondo

È possibile che un incontro si traduca in un risultato positivo, contribuendo a spingere i progetti e le persone in avanti, semplicemente non contare su di esso. Un po 'di diligenza e un rafforzamento deliberato delle tecniche di gestione delle riunioni miglioreranno le tue possibilità di guidare un grande risultato. 

Aggiornato ByArt Petty