Modello di lettere commerciali professionali

Una lettera di business è un pezzo di corrispondenza professionale. Se stai scrivendo una lettera di accompagnamento, una lettera di raccomandazione, una nota di ringraziamento o qualsiasi altra corrispondenza professionale, dovrai seguire le convenzioni formali di una lettera commerciale.

Seguire queste linee guida è importante poiché mostra che stai prendendo sul serio la corrispondenza. Inoltre, assicura che il destinatario della lettera possa concentrarsi sul tuo messaggio (e non sulla formattazione di incoerenze, errori di battitura o altri errori piccoli ma di distrazione). 

Prima di scrivere o finalizzare la tua prossima lettera di business, prenditi del tempo per rivedere come formattare la lettera, dalla scelta del carattere allo stile, insieme alle informazioni su quali saluti e firmati sono appropriati da utilizzare.

Tipi di formati per lettere aziendali

Ci sono tre formati di base utilizzati nelle lettere aziendali:

• Formato di blocco: In questo stile, tutto il testo viene lasciato giustificato. Salta una linea tra ogni sezione.
• Formato a blocchi modificato: La maggior parte dei contenuti è lasciata giustificata in questo stile, proprio come nella lettera del formato del blocco. Ecco le eccezioni: per le informazioni di contatto e la chiusura gratuita, scheda al centro della pagina e scrivi le tue informazioni lì.
• Formato semi-blocco: Anche a volte indicato come formato a blocchi rientrati, questo stile è lo stesso del formato a blocchi modificato, tranne per il fatto che ogni paragrafo è rientrato.

Uno di questi stili è accettabile per l'uso in una lettera commerciale, ma poiché le regole per il formato a blocchi sono così chiare, questa potrebbe essere l'opzione più semplice da selezionare.

Molti programmi di elaborazione testi avranno modelli disponibili che ti rendono più facile formattare la lettera in modo appropriato.

Approfitta di questi modelli in modo da poter concentrarti sul contenuto della tua lettera anziché sulla formattazione. Qualunque sia il formato tu scelga, assicurati di sparare a singolo spazio e saltare uno spazio tra ogni paragrafo e sezione.

Come formattare e scrivere una lettera

Le apparenze contano. Una lettera di business è un pezzo di corrispondenza professionale, ma non sarà percepita in questo modo se si opta per un carattere stravagante o hai molti errori di battitura. Ecco alcune linee guida da seguire: 

• Scegli una dimensione del carattere e del carattere appropriato. La linea di fondo qui è che vuoi un carattere semplice e insignificante (come Times New Roman, Calibri o Arial) che non si distingue. Il carattere predefinito nel programma di elaborazione testi è probabilmente una scelta accettabile.
• Evita la lingua casual o il gergo. Questa è una lettera formale, quindi vorrai usare un linguaggio più formale.
• Prevenire errori di battitura ed errori grammaticali correggendo attentamente.
• Se stai stampando la lettera, Prendi in considerazione la scelta di un documento di alta qualità. Qualunque carta tu scelga, piega la lettera attentamente prima di posizionarla nella busta. Se puoi, digitare l'indirizzo del destinatario sulla busta; Se ciò non è possibile, usa la tua calligrafia più bella.

Cosa includere in ogni sezione della lettera

Informazioni sui contatti

Includi le informazioni di contatto nel seguente ordine:

Il tuo nome
Il tuo indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP
Il tuo numero di telefono
Il tuo indirizzo di posta elettronica

Se si utilizza una carta intestata personalizzata che include queste informazioni, lascia fuori questa sezione.

Data: Negli Stati Uniti, il formato per scrivere la data è di mese, data e anno, ad esempio, 12 maggio 2022. Non abbreviare il mese.

Informazioni di contatto del destinatario: Includi le informazioni di contatto per la persona a cui stai scrivendo. Se non hai un nome specifico, lascialo fuori.

Nome
Titolo
Azienda
Indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP

Saluto: Inizia la lettera con un saluto, come "caro", seguito dal titolo e dal nome. Vedi altri esempi di saluti appropriati da utilizzare in una lettera di business e consigli su cosa fare se non si dispone di una persona di contatto specifica. Segui il nome della persona con un colon o una virgola.

Caro signor./SM. Cognome:

Corpus di lettere d'affari

Mantieni la tua lettera semplice e focalizzata, quindi il suo scopo è chiaro.

• Il primo paragrafo della tua lettera di business dovrebbe fornire un'introduzione al motivo per cui stai scrivendo.
• Nei paragrafi seguenti, fornire ulteriori informazioni e dettagli sulla tua richiesta.
• Il paragrafo finale dovrebbe ribadire il motivo per cui stai scrivendo e ringraziare il lettore per aver esaminato la tua richiesta.

Spazza singola la tua lettera e giustifica la tua lettera a sinistra. Lascia una linea vuota tra ogni paragrafo.

Close gratuito:

Distinti saluti,

Firma

Firma scritta a mano (per una lettera spedita)

Firma digitata

Firma e-mail

Per una lettera e -mail, includi le informazioni di contatto nella tua firma anziché nella parte superiore della lettera:

Il tuo nome
Il tuo indirizzo di posta elettronica
Il tuo numero di telefono

Modello di lettere commerciali

Questo è un esempio di una lettera commerciale professionale. Scarica il modello di lettera aziendale professionale (compatibile con Google Documenti e Word) o vedi sotto per ulteriori esempi.

L'equilibrio

Esempio di lettera aziendale (versione di testo)

Joan Lau
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected] 

20 aprile 2022

Steven Kramer
Direttore, risorse umane
Forniture per uffici ACME
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Caro signor. Kramer,

Sto scrivendo oggi per invitare te o un altro rappresentante della tua azienda a parlare all'annuale Conferenza commerciale metropolitana, che si terrà al North Branch Hotel, dal 15 al 18 settembre 2022.

Il tema della nostra prossima conferenza è trovare e assumere dipendenti che si adattano alla cultura aziendale. Con la crescita che la tua azienda ha visto negli ultimi cinque anni, credo che avresti molto da offrire al nostro pubblico.

Come parte del pacchetto dell'altoparlante, offriamo un modesto onorario e un tavolo per sei alla cena del sabato sera.

Se hai domande o desideri saperne di più sull'opportunità di parlare, per favore fatemelo sapere. Il mio numero di cellulare è 555-555-5555 e la mia e-mail è [email protected].

Aspetto tue notizie. Grazie per la vostra considerazione.

Cordiali saluti,

Firma (lettera di copia cartacea)

Joan Lau

Più modelli ed esempi

Sopraffatto da tutti i passaggi coinvolti nella formattazione della corrispondenza delle lettere aziendali? Un modello può aiutare. I modelli di lettere Microsoft sono disponibili come download gratuito per gli utenti di Microsoft Word o sono disponibili all'interno del programma Word. Puoi utilizzare questi modelli per creare una varietà di lettere aziendali e di lavoro.

Se non sei sicuro di cosa scrivere nel corpo di una lettera di business, rivedi questi campioni di ricerca di lavoro e lavoro per l'ispirazione.