Linee guida professionali di scrittura di lettere e e -mail

Qual è il modo migliore per scrivere una lettera? Le lettere di carta funzionano ancora o è inviare un'e -mail a un'opzione migliore? Non c'è un modo migliore per comunicare. In alcuni casi ha senso comunicare via e -mail, altre volte potresti dover inviare lettere tradizionali, stampato e firmate.

Che scegli dipende da chi stai comunicando e dallo scopo della tua corrispondenza.

L'e -mail è più rapida e più semplice, ma alcuni messaggi di posta elettronica non vengono mai aperti e, a seconda di chi stai scrivendo e perché stai scrivendo, potrebbe essere richiesto di spedire una lettera digitata e firmata o addirittura caricarla online.

Il tipo di messaggio che scegli dipende da chi stai comunicando e dallo scopo della tua corrispondenza.

Linee guida professionali di scrittura di lettere e e -mail

Ecco le linee guida per scrivere lettere e messaggi di posta elettronica, tra cui come scrivere, formare e correggere le lettere, con esempi di vari tipi di lettere aziendali.

Cosa includere in una lettera o in e -mail

Indipendentemente da come comunichi, le lettere ben scritte includono diverse sezioni. Ciò che includi in ogni sezione e come viene formattato il documento dipenderà dal fatto che si stia inviando una lettera digitata o un messaggio di posta elettronica.

Questa guida alla scrittura di lettere include ciò che dovrebbe essere elencato in ogni parte di una lettera, come indirizzare e firmare comunicazioni tipizzate e e -mail, formati e layout di lettere ed esempi e modelli.

Parti di una lettera

• Informazioni sui contatti
• Saluto (saluto)
• Corpo della lettera
• Chiusura
• Firma

Informazioni sui contatti
Il modo in cui includi le tue informazioni di contatto sarà diverso in base a come inviendo la tua lettera. Quando invii un messaggio di posta elettronica, le informazioni di contatto saranno alla fine del messaggio anziché in cima alla pagina.

Esempi di saluto
Il saluto è la sezione di saluto della tua lettera. Ecco un elenco di esempi di saluto lettere che funzionano bene per la corrispondenza professionale.

Corpo della lettera

Il corpo della tua lettera includerà diversi paragrafi.

• Il primo paragrafo dovrebbe includere un'introduzione e una breve spiegazione della tua ragione per la scrittura.
• Il secondo paragrafo (e tutti i paragrafi seguenti) dovrebbero spiegare ulteriormente le ragioni per scrivere.
• L'ultimo paragrafo dovrebbe richiedere un'azione al lettore, se stai richiedendo qualcosa o indicare come seguirai.

Assicurati che lo scopo della tua lettera sia chiaro. Il lettore dovrà sapere cosa stai chiedendo e come possono aiutarti. Oppure, se offri servizi o assistenza ciò che puoi fornire al lettore.

Chiusura
Una lettera è chiusa con un termine come "i migliori saluti" o "sinceramente" che è seguita da una virgola, allora la tua firma se stai inviando una lettera dattiloscritta. Se stai inviando un messaggio di posta elettronica, digita semplicemente il tuo nome dopo la chiusura. Ecco un elenco di esempi di chiusura delle lettere appropriati per la corrispondenza relativa alle imprese e all'occupazione.

Firma

Il tocco finale della tua lettera è la tua firma, che, in un messaggio di posta elettronica, includerà le informazioni di contatto.

• Come firmare una lettera
• Come impostare una firma e -mail

Come rivolgersi a una lettera
È importante rivolgersi all'individuo a cui stai scrivendo formalmente, a meno che tu non li conosci molto bene. Ecco come affrontare una lettera, comprese le informazioni generiche che puoi utilizzare se non si dispone di una persona di contatto presso l'azienda.

Formattazione della corrispondenza

Ora che hai tutte le informazioni che devi includere, rivedere il formato standard da utilizzare per lettere e messaggi di posta elettronica:

• Formato lettera
• Formato dei messaggi di posta elettronica

Linee guida per la scrittura di lettere

Il prossimo passo è lucidare la tua lettera, quindi c'è molto spazio tra i paragrafi e la parte superiore e inferiore della pagina. Ti consigliamo anche di selezionare uno stile e le dimensioni del carattere leggibili e professionali. Quello che dici dipenderà dal motivo per cui stai scrivendo, quindi assicurati di adattare la tua lettera per adattarsi alla tua situazione personale e professionale.

Ecco le guide passo-passo per scrivere una varietà di diversi tipi di lettere, tra cui margini di pagina, caratteri, spaziatura e dettagli su cosa includere, insieme ad esempi di ciascuno.

• Come scrivere una lettera di accompagnamento
• Come scrivere una lettera di domanda di lavoro
• Come scrivere una lettera di riferimento
• Come scrivere una lettera di dimissioni
• Come scrivere una lettera di ringraziamento
• LinkedIn Messaggio e linee guida per l'invito
• Linee guida per i messaggi e -mail professionali

Esempi e modelli

L'uso di un modello è un ottimo modo per avviare la tua lettera o messaggio di posta elettronica perché stai iniziando con il formato di base in atto. Basta compilare le tue informazioni nella sezione appropriata della lettera.

Anche guardare esempi è utile, perché otterrai idee su cosa dire nella tua corrispondenza.

Campioni di lettere
Campioni di lettere tra cui lettere aziendali, lettere di copertura, intervista di ringraziamento, lettere di follow-up, lettere di accettazione del lavoro e rifiuto, lettere di dimissioni, lettere di apprezzamento, lettere aziendali e altri campioni di lettere e modelli.

Esempi di messaggi di posta elettronica
Esempi di occupazione, ricerca di lavoro e messaggi di posta elettronica aziendale, oltre a modelli di posta elettronica, esempi di messaggi formattati e riga dell'oggetto, saluti ed esempi di firma.

Correzione e controllo ortografico

Infine, prima di stampare o caricare la tua lettera o inviare il tuo messaggio di posta elettronica, controllo ortografico, controllare la grammatica e correggerlo. Un consiglio per assicurarsi che non ci siano errori di leggerlo ad alta voce. Potresti notare errori che non hai catturato la revisione semplicemente guardandolo.