Alternative di gestione del progetto ai grafici Gantt

I project manager utilizzano i grafici Gantt come strumento altamente utile per il monitoraggio e il coordinamento di tutti i piccoli passaggi che vanno in un grande progetto. I grafici di Gantt possono rapidamente diventare travolgenti e disordinati. Possono dimostrarsi particolarmente confusi per le persone che non sanno leggerle. Prova a utilizzare un grafico Gantt per spiegare i tuoi progressi a un cliente o un collega in un altro dipartimento e potresti avere una sfida in mano.

Questa non è l'unica sfida che Gantt grafici presenti. I dati in un grafico Gantt richiedono in genere software speciale per la visualizzazione, la modifica e la stampa che è quasi sempre una sfida. Inoltre, a volte vuoi solo concentrarti su una piccola parte di un progetto senza essere sopraffatto da tutte le informazioni aggiuntive per l'intero progetto.

Mentre i grafici di Gantt sono un'ottima soluzione per la gestione del progetto, non sono le uniche. Quando è necessario esaminare un campione più piccolo delle informazioni o è necessario presentare una versione o una parte semplificata delle informazioni in una situazione in cui un grafico Gantt non sarebbe pratico, un metodo alternativo può adattarsi alla fattura.

Elenchi di attività

Tutti nella comunità imprenditoriale dovrebbero essere familiari e a proprio agio con una lista di cose da fare di base. In effetti, essere organizzato è una delle principali competenze per un project manager.

Un elenco di attività porta l'elenco di cose da fare al livello successivo. Con un elenco di attività, è possibile aggiungere ulteriori colonne per mostrare chi completerà ogni attività, lo stato dell'attività, le date di avvio e fine e la probabilità che l'attività venga completata in tempo. Puoi anche aggiungere caselle di controllo per i membri del tuo team da verificare quando gli articoli sono completati.

Fogli di calcolo

Un grafico semplificato su un foglio di calcolo è un'altra alternativa. Puoi ancora elencare le attività lungo il lato sinistro e puoi ancora ombreggiare le barre per mostrare il tuo livello di progresso e le date di inizio e fine stimate per le attività.

I fogli di calcolo possono richiedere molto tempo da realizzare e ad alta intensità di tempo per aggiornare, quindi non vorrai usarli come soluzione totale di gestione del progetto. Per un semplice report una tantum per un cliente o un manager, tuttavia, un foglio di calcolo semplificato può esprimere visivamente il progetto in un modo che è
facile da spiegare e capire. È anche una buona opzione per il monitoraggio dei progressi del progetto.

Diagrammi di flusso

I diagrammi di flusso, o diagrammi di rete, mostrano le attività del progetto nell'ordine in cui devono essere completati. I diagrammi di flusso possono essere semplici o complessi come desideri. Ad esempio, è possibile o meno di elencare informazioni come la data di inizio e fine di ogni passaggio, il numero di identificazione dell'attività o
la posizione. Tieni presente che l'aggiunta di troppe informazioni può rendere difficile leggere questi grafici.

Mentre molte persone trovano i diagrammi di flusso più facili da leggere e comprendere rispetto ai grafici di Gantt, farli essere una seccatura. Inoltre, sono spesso inappropriati per problemi grandi e complessi. I grafici a flusso sono i migliori per presentare progetti semplici con compiti che progrediscono naturalmente da uno a
il prossimo, ma non dovrebbe essere usato come strumento a lungo termine o per progetti troppo complessi.

Schede kanban

Il tuo progetto ha un gran numero di passaggi che non devono necessariamente essere eseguiti in ordine sequenziale? Hai più persone che lavorano allo stesso progetto o sono le attività aggiornate frequentemente? In tal caso, Kanban può offrire la soluzione ideale per te.

Con una scheda Kanban, ogni attività del progetto è scritta su una nota appiccicosa e inserita nella colonna appropriata, come "da fare", "in corso" o "fatto."Man mano che ogni attività è completata, la nota adesiva corrispondente viene spostata su tutta la scheda fino a quando tutte le note sono nella colonna" fatta ".

Questo sistema organizzativo è molto facile da capire e modificare rapidamente, ma non è molto portatile e dovrai fare attenzione che nessuna delle note cade e si perde.

Rapporti sullo stato

I grafici di Gantt sono strumenti eccellenti per monitorare i tuoi progetti, non necessariamente per comunicarli. Se tutto ciò che devi fare è comunicare i tuoi progressi con un cliente, il tuo sponsor del progetto o altri membri del team, un rapporto sullo stato può essere la tua opzione migliore. Inoltre, molti programmi software di gestione dei progetti creeranno rapporti sullo stato semplificato e facili da capire con pochi clic del mouse, risparmiando tempo ed energia preziosi.

I grafici di Gantt sono altamente pratici per il monitoraggio di tutti i compiti che svolgono un grande progetto, ma non sono sempre i migliori per comunicare queste informazioni con gli altri, in particolare quelli che non sono abituati a leggerle.

Hai molte altre alternative. Prova una di queste cinque alternative grafici di Gantt tu stesso. Potresti essere piacevolmente sorpreso da quanto tempo puoi risparmiare.