Motivi per prendere in considerazione l'outsourcing elaborazione dei salari

Sia che tu abbia un dipendente o centinaia, devi seguire le procedure formali che vanno a pagarli e gestire le tasse sui salari. Puoi eseguire da solo queste attività sui salari, oppure puoi esternalizzare il processo trasformandolo in un fornitore di servizi di gestione stipendi.

Opzioni di elaborazione dei salari

Ecco due opzioni che gli imprenditori hanno per la gestione del libro paga.

Software di gestione stipendi online

È possibile utilizzare il software per le buste paga, fornendo l'input da solo e avere il software eseguire i calcoli. Le applicazioni del software per le buste paga online funzionano in modo simile al software di contabilità aziendale. Ti danno una manciata di suggerimenti e informazioni, ma o qualcuno nella tua impresa, inserisci le informazioni.

Servizi sui salari

I servizi di gestione stipendi sono singoli aziende che sono talvolta connesse alle aziende contabili o di contabilità. È possibile esternalizzare il processo fornendo a un servizio di gestione stipendi locale o online le informazioni di base sui dipendenti e lasciando loro gestire le buste paga, inviare buste paga e inviare report e pagamenti fiscali sui salari.

Il libro paga in outsourcing non toglie la tua responsabilità per il pagamento e la segnalazione di tutte le tasse sui salari in tempo e per intero e per pagare i dipendenti esattamente ciò che sono dovuti. L'IRS addebita sanzioni per il mancato deposito delle imposte sui salari.

Motivi per esternalizzare le buste paga

Considera il costo del tuo tempo

Il tuo lavoro come imprenditore è gestire la tua attività, non di elaborare il libro paga. Cercare di stipulare da soli significa prendere il tuo tempo lontano da altre attività chiave, come l'acquisizione di clienti, la produzione di prodotti o l'esecuzione di servizi.

Le tasse sui salari sono complicate

Le tasse sui salari sono complesse perché ci sono diversi tipi di tasse che devi riscuotere e pagare e molti moduli complicati da compilare. Questi includono l'imposta sul reddito federale, l'imposta sul reddito statale, l'imposta FICA per la sicurezza sociale e Medicare e l'imposta sulla disoccupazione federale e statale.

Ecco un esempio; Gli importi che si trattono dagli stipendi per i dipendenti per le imposte sul reddito federali e l'imposta FICA devono essere pagati all'IRS mensile o semi -settimana (due volte a settimana), a seconda delle dimensioni del deposito. Fare questi depositi può richiedere molto tempo.

Tutti i depositi fiscali federali devono essere effettuati online. L'opzione migliore per effettuare depositi è iscriversi al sistema di pagamento fiscale federale elettronico IRS (EFTPS). Quindi dai al tuo fornitore delle buste paga le tue informazioni di accesso in modo che possano fare depositi per te.

Le leggi fiscali cambiano continuamente

Ogni anno, possono esserci modifiche alle leggi fiscali, alle aliquote fiscali o alle scadenze per la presentazione di rapporti. È difficile per un singolo business rimanere al passo con tutti questi cambiamenti. Un servizio di gestione stipendi o un'applicazione software affronta queste modifiche per molte aziende e possono apportare queste modifiche rapidamente e facilmente.

Cosa fanno i servizi di elaborazione dei salari?

Puoi trovare un software per le buste paga o un servizio di gestione stipendi che può aiutarti con alcune o tutte queste attività fiscali sui salari e sui salari.

Compiti sui salari

Il software delle buste paga o un servizio di gestione stipendi possono calcolare la retribuzione dei dipendenti, la ritenuta e le detrazioni per creare buste paga. La maggior parte calcolerà e pagherà anche appaltatori indipendenti (non dipendenti). Entrambi possono anche inviare buste paga, di solito tramite un deposito diretto.

Compiti fiscali sui salari

A seconda del livello di servizio per cui paghi, il software e i servizi di gestione stipendi:

• Riscuotere e segnalare le tasse sui salari dovuti
• Calcola i salari annuali e le tasse, il modulo W-2 per i dipendenti e il modulo 1099-MISC per i non dipendenti
• Invia i rapporti sulle imposte sui salari simili al modulo 941
• Segnalare e pagare le tasse di disoccupazione

Ecco un elenco di alcuni dei migliori software di gestione stipendi disponibili con i dettagli per ciascuno.

Quanto costa un servizio di gestione stipendi?

I processori salari online e i servizi di gestione stipendi addebitano tariffe diverse in base al numero di dipendenti pagati. Hanno anche diversi livelli di servizi, incluso il supporto.

Servizi di elaborazione delle buste paga online

La maggior parte dei servizi di gestione stipendi online addebita su base mensile e il prezzo più comune è un prezzo mensile di base con un importo aggiuntivo per dipendente al mese.

Diverse società di software hanno prezzi a più livelli, con un importo mensile più elevato e costi per dipendenti in base al livello e ai tipi di servizio.

Ad esempio, il software Patriot Payroll addebita $ 10 al mese più $ 4 per dipendente per il servizio di base in cui la società gestisce il proprio libro paga e le tasse con l'aiuto di Patriot. Per $ 30 al mese più $ 4 per dipendente, i file di opzioni di gestione stipendi a servizio completo di Patriot e depositano tasse sui salari locali, statali e federali e i documenti di fine anno.

QuickBooks di Intuit offre tre livelli di servizio. Attualmente, il livello di base è di $ 22.50 al mese più $ 4 per dipendente. Il secondo livello offre il libro paga automatico, il deposito diretto dello stesso giorno, il monitoraggio del tempo in viaggio e il supporto delle risorse umane per $ 37.50 al mese più $ 8 al mese per dipendente. Nel frattempo, il livello più alto include la protezione della penalità fiscale e un consulente per le risorse umane personali (HR) per $ 62.50 al mese più $ 10 al mese per dipendente.

Servizi di elaborazione delle buste paga offline

Teresa Ray, la proprietaria del dipartimento dei salari, ha spiegato in un'e -mail al saldo come funzionano i servizi di gestione stipendi della sua azienda. Secondo Ray, la sua azienda addebita una commissione di base per periodo di gestione stipendi (settimanale, bisettimanale, semi-minimo o mensile) di $ 54 più $ 2 per ogni dipendente pagato. Quindi, se ci fossero 10 dipendenti pagati durante quel periodo di paga, l'addebito sarebbe di $ 74 ($ 54 più $ 20). Tale commissione include l'elaborazione del libro paga, la riscossione e il pagamento di tutte le tasse sui salari dovuti e la preparazione e la presentazione di tutti i rapporti sull'imposta sui salari mensili, trimestrali e annuali.

Domande da porre prima di esternalizzare il libro paga

Mentre parli con potenziali servizi di gestione stipendi e valuti le applicazioni del software delle buste paga, leggi le recensioni e chiedi riferimenti. Ecco alcune domande da porre:

• Quanto è sicuro il tuo sistema? Hai mai avuto una violazione dei dati?
• Quante volte aggiorni il tuo sistema? Hai backup in caso di perdita di dati o crash di sistema? 
• Come si tieni il passo con le modifiche alle leggi fiscali? Quante volte aggiorni i tuoi dati per le modifiche fiscali? 
• Da quanto tempo sei stato in affari? 
• Come gestisci il servizio clienti? Posso chiamare e parlare con una persona reale? Quanto velocemente rispondi a richieste urgenti? 
• Se devo apportare correzioni, quanto velocemente puoi farlo?
• Come faccio a sapere che stai inviando rapporti e effettuando pagamenti prima che siano dovuti? Quali conferme mi invii?

Se hai appena iniziato con il libro paga, prenditi del tempo per leggere questa panoramica su come impostare un sistema fiscale sui salari. Quindi fai un elenco di ciò che sei disposto a fare da solo e a ciò che vuoi fare un servizio di gestione stipendi.

Domande frequenti (FAQ)

Il numero di dipendenti influisce sulla scelta di un'opzione di elaborazione dei salari?

La maggior parte dei servizi di elaborazione dei salari basano i loro prezzi sul numero di dipendenti, quindi non ti verrà addebitato molto per pochi dipendenti all'opzione a basso prezzo. Quindi, puoi aggiungere servizi come il deposito diretto quando la tua azienda cresce. I fornitori di servizi di gestione stipendi locali inoltre in base all'ammontare del lavoro come il numero di buste paga per i dipendenti elaborate.

In che modo il supporto funziona per diversi tipi di servizi di gestione stipendi?

Le aziende di gestione stipendi online offrono diversi livelli di supporto; Maggiore è il livello, maggiore è il supporto di persona diretto. Il livello più basso di supporto è di solito video, domande frequenti o chat, mentre il più alto è il servizio VIP con l'aiuto di una persona dal vivo. Il supporto rapido è essenziale, soprattutto quando si inizia, quindi cerca il servizio che abbia il miglior supporto al livello più basso o sii disposto a pagare un extra.

Quali sono alcune applicazioni comuni che funzionano con software e servizi di buste paga?

L'integrazione del software per le buste paga più comune è con il software di contabilità o contabilità, come QuickBooks. Il software per le risorse umane può anche essere collegato al sistema di gestione stipendi per l'assicurazione sanitaria, la gestione del tempo libero retribuito e la gestione dei documenti dei dipendenti.

I servizi di gestione stipendi hanno anche ulteriori applicazioni. Teresa Ray ha affermato che la sua azienda offre un servizio chiamato Web Employee che consente ai dipendenti di accedere, ottenere stub per buste paga e forme W-2 e cambiare le loro indennità di ritenuta alla fonte.

Ho dipendenti che lavorano in remoto in diversi stati. In che modo un servizio di gestione stipendi gestisce questa situazione?

Tutti i servizi software per le buste paga eseguono tasse statali per i dipendenti. Teresa Ray ha affermato che il suo servizio procede pagamenti per i datori di lavoro che fanno affari in circa 18 stati diversi dall'Indiana, dove si trova la sua azienda. Elaborazione dell'imposta sui salari e sui salari per gli Stati dopo lo stato di origine portano commissioni aggiuntive.