Motivi per dare (o non dare) un dipendente un cellulare aziendale

Le spese relative al lavoro per i dipendenti che svolgono il proprio lavoro in remoto sono spesso coperte dai datori di lavoro e ciò può includere l'uso dei telefoni cellulari. Quando si tratta di servizi di telefonia mobile, ci sono due modi in cui i datori di lavoro possono andare. Possono rimborsare i dipendenti per il lavoro completato o comunicazione relativa al business attraverso i loro telefoni cellulari o smartphone, oppure possono fornire ai dipendenti telefoni cellulari di proprietà dell'azienda.

A partire dal 2018, il 95 percento degli americani possiede telefoni cellulari e il 77 % degli americani possiede smartphone, secondo il Pew Research Center. Da questi numeri, è ragionevole aspettarsi che i dipendenti abbiano i propri telefoni, quindi il rimborso può essere un'opzione ragionevole. Ma fornire anche i telefoni cellulari ha i suoi benefici, quindi è importante per i datori di lavoro considerare il maggior numero possibile di fattori, sia pro e con, prima di decidere se fornire ai dipendenti telefoni cellulari o meno.

Uno dei maggiori vantaggi per offrire ai dipendenti i telefoni cellulari di proprietà dell'azienda è la capacità di avere tutti che utilizzano hardware e software. Tuttavia, alla maggior parte delle persone non piace trasportare due dispositivi mobili contemporaneamente, quindi i dipendenti potrebbero vedere trasportare un telefono di proprietà dell'azienda oltre al proprio telefono personale come un significativo svantaggio.

Pro: compatibilità

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Fornendo telefoni cellulari, i datori di lavoro possono scegliere un vettore, hardware e un sistema operativo che si adatta meglio alle esigenze dell'azienda. Le aziende potrebbero decidere di voler andare con iOS di Apple, Android di Google o qualche altra opzione. Ma qualunque cosa scelgano, sapranno che tutti i loro dipendenti dovrebbero avere accesso allo stesso software e funzionalità. Ciò può migliorare la comunicazione interna e certamente semplifica i lavori per la tecnologia dell'informazione (IT).

Con: trasportare più telefoni

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È più raro vedere le persone senza un cellulare a portata di mano, ma non molte persone vogliono trasportare due telefoni cellulari. Le aziende possono (e dovrebbero) stabilire politiche per l'uso personale dei telefoni cellulari aziendali, ma la maggior parte dei dipendenti non vuole condurre affari personali su un telefono cellulare che sanno che il loro datore di lavoro può monitorare. Questo lascia che trasporta un secondo telefono cellulare come unica alternativa e che in genere non è popolare tra i dipendenti.

Inoltre, la maggior parte dei dipendenti apprezzerebbe essere rimborsati per il loro telefono personale come alternativa al trasporto di un secondo telefono. Ciò è particolarmente vero poiché tali rimborsi non sono tassabili, a partire da una sentenza IRS del 2011. Affinché questo sia il caso, tuttavia, l'importo in fase di rimborso deve essere ragionevolmente correlato alle esigenze aziendali.

Pro: risparmio sui costi

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Se rimborsare i dipendenti per l'uso aziendale dei loro telefoni cellulari personali, stai coprendo il costo di più piani di tariffa individuale. Probabilmente pagherai un tasso significativamente più basso per telefono se si stabilisce un account aziendale per più linee con un singolo provider. Come con la maggior parte degli acquisti di massa, più linee di cui hai bisogno, meno puoi aspettarti di pagare per riga. La concorrenza è feroce tra i fornitori di telefoni cellulari, quindi puoi essere aggressivo quando si negozia la migliore tariffa possibile.

Con: più lavoro per i dipartimenti IT

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Mentre avvantaggia i dipartimenti IT se tutti hanno lo stesso hardware e utilizza lo stesso software, i telefoni cellulari di proprietà dell'azienda devono ancora essere revisionati da specialisti tecnologici. Quando i dipendenti possiedono i propri telefoni cellulari, ci si aspetta che li mantengano, ma se sorgono problemi con i telefoni cellulari di proprietà dell'azienda, il dipartimento IT dovrà risolverli.

Inoltre, poiché i dipendenti non possiedono i loro telefoni emessi dall'azienda, potrebbero non essere così attenti con loro come lo sarebbero se li possedessero personalmente. Ciò può portare ad un aumento del tasso di sostituzioni per l'azienda.

Pro: accesso 24/7

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Lavorare in remoto non è l'unica ragione per cui i dipendenti hanno telefoni cellulari. Alcuni dipendenti, come i dirigenti o i membri del personale IT, devono essere di guardia o altrimenti accessibili con breve preavviso. Il trasporto di un telefono cellulare aziendale, per questo motivo, può far parte delle descrizioni del lavoro. In situazioni urgenti, il tempo può essere fondamentale e un telefono cellulare aziendale può fornire un rapido accesso alla persona adeguata.

Con: Costi di aggiornamento

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La tecnologia del telefono cellulare cambia rapidamente, anche rispetto ad altri prodotti relativi alla tecnologia. Mentre le aziende possono investire in hardware e software per computer che potrebbero durare diversi anni, non è realistico aspettarsi che i telefoni cellulari più di un paio d'anni saranno in grado di tenere il passo con le richieste attuali. Se fornisce telefoni cellulari per i dipendenti, aspettati di aggiornare i propri dispositivi almeno ogni due anni. Se i dipendenti sono frustrati con una tecnologia lenta o obsoleta, ciò ridurrà probabilmente la produzione.

È una buona idea tenerne conto quando inizialmente si negozia un accordo con il tuo fornitore in modo da poter ottenere il miglior prezzo possibile sugli aggiornamenti previsti.