Richiesta di proposta (RFP)

Quando è stato definito un requisito commerciale complesso, un'azienda è quindi pronta a trovare un fornitore per soddisfare i requisiti. Il primo passo per trovare un fornitore è creare e inviare una richiesta di proposta (RFP). Il documento RFP dovrebbe contenere in dettaglio ogni aspetto del requisito aziendale e ciò che la società richiede da un potenziale fornitore per soddisfare i requisiti specificati nella RFP. Il fornitore produrrà un'offerta basata sulla sua comprensione dei requisiti specificati nella RFP e le offerte in competizione saranno valutate per produrre la selezione del venditore vincente o un breve elenco di fornitori che consegneranno quindi presentazioni alla società.

Definizione del documento di richiesta di proposta

Il documento RFP è fondamentale per ottenere un fornitore in grado di soddisfare i requisiti aziendali di un cliente. Se il documento è imperfetto, da requisiti ambigui, requisiti mancanti o requisiti irragionevoli sul fornitore, il processo RFP porterà a offerte incomplete o, in alcuni casi, nessuna offerta. I fornitori non sono tenuti a presentare offerte a ogni RFP che ricevono e anche se potrebbero soddisfare i requisiti RFP, potrebbero non avere la capacità di fornire i requisiti in modo tempestivo. Il successivo si trova spesso quando un cliente invia RFP a venditori più piccoli che potrebbero essere leader nel loro campo ma non hanno i mezzi o la capacità di soddisfare le esigenze del cliente.

Ogni RFP sarà diverso in base ai requisiti definiti e alle esigenze specifiche del cliente. Anche all'interno della stessa azienda, un documento RFP può differire in messa a fuoco a seconda dei requisiti primari. Per alcuni RFP, l'attenzione può essere sul prezzo, mentre altri possono concentrarsi sui tempi di consegna o sui requisiti di qualità per gli articoli necessari.

Caratteristiche specifiche del documento RFP

Ci sono alcune caratteristiche del documento RFP richiesto. Ad esempio, ogni RFP dovrebbe avere una data e un'ora specifiche su cui il cliente richiede che tutti i potenziali fornitori abbiano presentato un'offerta. Se le offerte vengono presentate dopo tale data, dovrebbero essere scartate. Se un fornitore non può presentare un'offerta in tempo, ciò potrebbe indicare un possibile problema con l'organizzazione e forse i problemi di consegna.

Tuttavia, il cliente deve dare ai venditori il tempo adeguato per presentare un'offerta. Se i requisiti sono particolarmente complessi, potrebbe essere necessario assemblare un team di risposta per abbattere i requisiti in aree che possono comprendere e quindi assemblare un'offerta. Se la sequenza temporale definita nella RFP è troppo breve, le risposte possono essere affrettate e i venditori possono indovinare la complessità del progetto, piuttosto che comprenderlo appieno. Ciò porterà a offerte imprecise e un processo RFP sprecato.

Il documento RFP dovrebbe indicare il processo se i fornitori hanno ulteriori domande sui requisiti specificati nella RFP. I fornitori non dovrebbero essere autorizzati a chiamare il cliente in quanto ciò può portare a un fornitore che ricevono ulteriori informazioni che forniscono loro un vantaggio competitivo. È meglio organizzare una teleconferenza in modo che i rappresentanti di ciascun venditore possano porre e ascoltare le domande dirette al cliente. Ciò garantisce un'equità nel processo di offerta.

Un documento RFP deve anche specificare chiaramente il formato della risposta RFP dei fornitori. Se questo non è chiaramente definito, verranno inviate le risposte che sono in formati diversi e sarebbe impossibile confrontare le offerte del fornitore. Il formato di risposta dovrebbe identificare ciò che è richiesto dal fornitore in ciascuna sezione, come riferimenti, curriculum dei potenziali membri del team, un documento con la comprensione dei requisiti dei fornitori e un formato per i prezzi. Se ogni fornitore aderisce al formato di risposta corretto, ciò renderà più semplice un confronto delle offerte.