Sette modi per aumentare la comunicazione nella tua piccola impresa

La comunicazione è la base di ogni relazione nella tua vita. Senza una comunicazione efficace, possono esserci incomprensioni, problemi e conflitti tra il tuo personale, i tuoi clienti e tutti gli altri con cui entri in contatto. La cattiva comunicazione può rendere frustrante un ambiente di lavoro e creare una grande quantità di turnover dei dipendenti.

Questi suggerimenti possono aiutarti a perfezionare le tue capacità comunicative in modo da poter risparmiare tempo, ridurre lo stress e diventare più produttivo comunicando efficacemente nelle interazioni aziendali.

Limitare le distrazioni e ascoltare

La maggior parte di noi non è molto abile nell'ascolto degli altri. Tutti sono distratti e secondo quanto riferito, le campate di attenzione media stanno iniziando a restringersi. Ci sono alcune azioni che puoi intraprendere per limitare le distrazioni in modo da poter concentrarti su ciò che gli altri dicono.

Potresti provare a chiudere il tuo client di posta elettronica, spegnere la suoneria del telefono e chiudere la porta del tuo ufficio. Queste poche semplici azioni non solo riducono le tue distrazioni, ma fanno anche lo stesso per la persona che stai ascoltando e fanno loro sapere che ti stai concentrando su di esse.

Prenditi il ​​tempo per concentrarti sulla persona di fronte a te. Probabilmente hai diversi problemi importanti da affrontare che sono nella tua mente. Tuttavia, puoi usare questa volta per non pensarci.

La persona che stai ascoltando crede che ciò che hai da dire sia importante. Rallenta te stesso e stabilisci un dare e prendere che consente a entrambe le parti di parlare e ascoltare. Cerca di non esprimere giudizi a scatto e attendere pazientemente che finiscano di parlare. Questi sono i primi passi che puoi fare per diventare un ascoltatore attivo.

L'ascolto attivo è l'arte di ascoltare. Esistono diverse tecniche che puoi usare per aumentare le tue capacità di ascolto e conservazione. Mentre ascolti, usa i suggerimenti verbali per mantenere il flusso di informazioni. Suggerimenti come "Veramente? Cosa hai fatto quindi?"Dà loro un'apertura per spiegare ulteriormente qualcosa.

Riformula e rispondi a ciò che ti sta dicendo la persona. Questo feedback consente loro di sapere che stai ascoltando e comprendendo. Per esempio, "Quindi la macchina funzionava bene e Bob ti ha detto che se lo facessi in questo modo, la macchina avrebbe funzionato meglio. Poi ha smesso di funzionare?"Dimostra una comprensione delle circostanze che un dipendente dice che ha portato a un pezzo di attrezzatura che si rompe.

In genere, per ottenere maggiori informazioni da qualcuno devi essere in grado di porre domande progettate per sollecitare le informazioni giuste. La persona con cui stai parlando potrebbe essere troppo entusiasta per ascoltarti mentre stai cercando di capire cosa sta succedendo, quindi le tue domande dovranno di solito essere chiare e concise.

Il linguaggio del corpo è un altro indicatore dell'ascolto. Dovresti assicurarti che il tuo linguaggio del corpo non suggerisca altro che l'apertura e l'interesse. Puoi farlo rispecchiando le posture dell'altra persona o sporgendosi per concentrarsi.

Poni le domande giuste

Per ottenere le informazioni di cui hai bisogno per capire qualcuno, dovrai essere in grado di porre le domande giuste mentre presenti una mente aperta. Rilassati il ​​tuo corpo, non incrociare le braccia e ascoltare le opportunità di porre domande.

Di solito, ci sono indizi forniti da persone che dovrebbero avvisarti delle domande che dovresti porre. Ascolta parole chiave e frasi per aiutarti a capire quali domande sveleranno le informazioni di cui hai bisogno.

Considera il caso di un dipendente che non ha raggiunto gli obiettivi ed è generalmente infelice al lavoro. Se non fai le domande giuste, potresti non arrivare mai alla radice del problema, il che potrebbe non essere facilmente identificabile.

Se la persona era motivata ad assumere e si è esibita bene fino a poche settimane fa, potrebbe aver sviluppato alcuni problemi personali, non essere più sfidati dal lavoro o avere problemi con un collega.

Non fare affidamento su riunioni per informazioni

Le riunioni sono una delle peggiori impostazioni per la comunicazione tra le parti. Le persone non parleranno le loro menti e non sarai in grado di scoprire la verità nella maggior parte delle situazioni. La maggior parte delle persone entra in incontri con le loro difese automaticamente.

Le riunioni possono essere utili per briefing rapidi o comunicazioni informative dirette a cui tutti i presenti hanno interesse. Tuttavia, non è necessario riunire tutti se non tutti hanno un interesse sugli argomenti o se non è ben pianificato e organizzato.

Per comunicazioni più efficaci, scegli un'ambientazione che ha maggiori probabilità di impedire alle persone di mettere in piedi una barriera personale. Impostazioni individuali o un incontro ben pianificato con solo le persone coinvolte tende a funzionare bene, poiché ciò mantiene l'attenzione solo sui problemi con cui affrontano.

Combina metodi di comunicazione

La comunicazione faccia a faccia o vocale è ottima per eliminare la confusione che spesso viene fornita con un'e-mail. La guida tramite e -mail non è mai una buona pratica perché elimina l'approccio simpatico che puoi adottare parlando con qualcuno, e le e -mail sono raramente chiare al pubblico come lo sono al mittente.

Le videochiamate sono un modo meraviglioso per comunicare perché puoi vedere la persona con cui stai parlando e condividere documenti mentre lavori per capirsi. Le interazioni visive sono importanti perché diamo spunti quando parliamo che possono aiutare le persone a capire il punto in cui viene sollevato.

Se la maggior parte della tua comunicazione avviene in situazioni diverse da faccia a faccia, è possibile creare video o presentazioni di riepilogo che delineano ciò che è stato discusso, quali sono i prossimi passi e chi è responsabile di cosa.

Essere reattivo

La comunicazione è uno dei migliori metodi per risolvere conflitti o controversie. Come imprenditore, una delle cose peggiori che puoi fare di fronte a un conflitto, controversie o reclami è ignorarlo. Dovrebbe esserci una risposta emessa immediatamente, anche se è solo una breve affermazione che esaminerai il problema.

Quando le persone ti allontanano, sentite che il loro problema è importante per te e ricevono feedback sulle loro preoccupazioni, avrai maggiori probabilità di mantenere felici clienti e dipendenti.

Usa il feedback che ricevi

Se stai già comunicando con i tuoi clienti, dipendenti e collaboratori, probabilmente riceverai feedback regolarmente. Potresti non sollecitare, ma un ascoltatore attivo può trovare informazioni ovunque.

Ascoltare tutti quelli con cui entri in contatto è una miniera d'oro di informazioni utili sul modo in cui le tue attività, prodotti e servizi sono percepiti da clienti e potenziali clienti.

Per apportare modifiche alla comunicazione positiva, è necessario utilizzare le informazioni che raccolgono per migliorare i tuoi processi. Crea un processo per la raccolta del feedback che ricevi in ​​un posto, quindi metti da parte il tempo a intervalli regolari per analizzarlo e creare un piano per l'implementazione e il monitoraggio dei miglioramenti.

In definitiva, una comunicazione efficace può essere una delle competenze più importanti che usi nella tua attività. Se le tue capacità comunicative possono usare un po 'di messa a punto, prenditi del tempo per analizzare come comunichi. Quindi cerca di concentrarti su modi in cui puoi migliorare le tue abilità nel tempo. Potresti essere sorpreso di quanto semplicemente l'ascolto possa cambiare le tue relazioni con personale, clienti, colleghi e familiari.