Le basi della costruzione di un budget per l'evento

Come pianificatore di eventi, rimanere nel budget del tuo cliente è la chiave. E per farlo, hai bisogno di un budget di evento dettagliato che tu e il tuo cliente sono d'accordo. Sia che tu sia nuovo nella pianificazione degli eventi o un professionista esperto, mantenere un budget per eventi ti aiuterà.

Aspetti importanti di un budget per l'evento

Per un evento di base, come un seminario o una cena, Excel o altri programmi di fogli di calcolo possono essere utili. Elenca le seguenti quattro categorie lungo la parte superiore: articolo, spese proiettate, spese effettive, dettagli. Da lì, riempi solo il foglio di calcolo e lo gestisci come faresti con qualsiasi altra parte della tua attività.

1. Tieni traccia dei costi di noleggio del sito. Mentre pianifichi l'evento stesso e mentre incontri il tuo direttore di vendita del luogo, tieni traccia di tutte le tasse di noleggio previste per l'evento e lo spazio delle funzioni, le pulizie, la gestione dei bagagli e le spese correlate.
2. Stimare i costi di catering. Ciò include tutti gli addebiti di cibo e bevande, inclusi suggerimenti e mance, che possono rappresentare fino al 30 percento. I budget per la ristorazione possono montare o restringere e gestirli con cura è una buona idea, in quanto possono essere una grande fonte di risparmi.
3. Documi addebiti di trasporto. Ciò include navette, allenatori, trasferimenti di eventi e qualsiasi spesa correlata. Non dimenticare l'assicurazione, il carburante, i pedaggi o i rimorchi se sono necessari.
4. Aggiungi le spese di arredamento. La maggior parte degli eventi include le spese per l'arredamento, come centrotavola, fiori, affitti di tenda, ecc. Qui è dove elenca quei costi.
5. Document Entertainment & Equipment Commissioni. Le spese comuni in questa categoria includono l'attrezzatura A/V, ma è anche un buon posto per elencare gli onorari agli altoparlanti o se stai assumendo intrattenitori.
6. Riassumi le spese di stampa. Diverse cariche di piccoli articoli si combinano effettivamente per creare un elemento di linea di spesa maggiore. Questi includono inviti, badge di nome, libretti di programma, segnaletica per eventi e banner.
7. Crea un elemento di riga per i regali. Un consiglio di evento comune è quello di non consentire mai a un ospite di lasciare a mani vuote. Quindi, qualunque dono o regali offrate, traccia il costo per loro separatamente; Saresti stupito di quanto questi articoli possono costare.
8. Identificare le spese delle attività. Se il tuo evento include attività come golf, tennis, spa, rafting, bicicletta o altre attività, vorrai notare il costo di tali commissioni separatamente. Considera di riassumere il costo totale nel foglio di calcolo e allegare una rottura.
9. Pubblica altre spese. Se una spesa non rientra in nessuna delle categorie di cui sopra, elencali come un articolo di spesa varie qui.
10. Concediti una categoria di fondi di emergenza. A seconda delle dimensioni o della complessità di un evento, potresti voler concederti fino al 20% del budget dell'evento qui. Nonostante la migliore pianificazione, gli addebiti supereranno i piani previsti con le spese che non si considera mai. Questo ti impedirà di superare il budget ogni volta.
11. Riassumi le spese previste. Mentre costruisci il tuo programma di eventi, avrai una buona proiezione delle spese totali. Questa è le informazioni che condividerai con il cliente evento per assicurarsi che siano a conoscenza del budget dell'evento in modo che non ci siano sorprese in seguito.
12. Riassumi le spese effettive. Questo accade dopo la conclusione dell'evento. Subtotali le fatture nelle 10 categorie sopra e documenta il budget effettivo. Se estremamente favorevole, identificare i risparmi nel budget effettivo vs. il budget previsto, dimostrando il valore che hai portato al ruolo.