Lo scopo e il contenuto di un file di buste paga per i dipendenti

Il fascicolo del salario dei dipendenti è il repository per tutto ciò che ha a che fare con la busta paga di un dipendente. Il motivo principale per creare un file di gestione stipendi è limitare l'accesso al resto delle informazioni riservate che si trovano nel file del personale.

Lo scopo di un file di buste paga per i dipendenti

Il file delle buste paga consente al personale contabile di pagare il dipendente senza accedere alle informazioni riservate dei dipendenti. Il personale contabile può tenere i record di buste paga dove ha senso per il pagamento del dipendente. Nei casi in cui i salari e la contabilità sono esternalizzati, questa è una pratica ancora più raccomandata per i registri dei salari del dipendente.

Il file del libro paga limita l'accessibilità alle informazioni riservate dei dipendenti. Il file delle buste paga dei dipendenti consente al personale contabile e finanziario di avere le informazioni di cui hanno bisogno per pagare il dipendente in una posizione utile. La posizione dovrebbe essere sicura e fuori porta a tutti gli altri dipendenti.

È necessario impressionare sul personale contabile il fatto che le informazioni nei file delle buste paga siano riservate e non dovrebbero essere condivise senza l'autorizzazione e firmare dal personale delle risorse umane. Né il personale contabile dovrebbe condividere alcuna informazione su aumenti dei dipendenti, promozioni, bonus e qualsiasi altra informazione che sia confidenziale sui dipendenti.

Le risorse umane non hanno bisogno di monitorare l'accesso della contabilità ai file dei salari dei dipendenti. Come consigliato per i file di dipendenti correlati come il personale e i file medici, è necessario limitare l'accesso al file delle buste paga. Solo le persone che hanno bisogno di avere le informazioni per fare il proprio lavoro dovrebbero vedere i contenuti.

Contenuto di un file di buste paga per i dipendenti

Questo è un elenco suggerito di ciò che appartiene a un file di buste paga per i dipendenti.

• Lettera di offerta firmata dal responsabile delle assunzioni, dalle risorse umane e dal dipendente
• Autorizzazione a pagamento firmata dalle risorse umane e dal responsabile delle assunzioni quando esiste un contratto di dipendente
• Forma W-4
• Scartoffie e autorizzazione relative a qualsiasi vantaggio dei dipendenti che prevede una detrazione sui salari
• Modulo di autorizzazione del deposito diretto
• Forme di contabilità del tempo stipendio
• Fogli di tempo settimanali orari
• Record di orologio temporale, ove utilizzato
• Registri delle presenze
• Richieste di rimborso delle spese tra cui documentazione e ricevute per viaggi e altre spese autorizzate
• Moduli di rimborso delle lezioni e ricevute per il pagamento, libri e così via
• Paga in anticipo i moduli di richiesta
• Documenti di prestito dell'azienda e programma di pagamento
• Ordini e registri di guarnizione
• Autorizzazione per il rilascio di informazioni private
• Scarichi relativi a ciascun aumento dei dipendenti
• Scarichi relativi a qualsiasi bonus, condivisione degli utili o premio di riconoscimento
• Forme W-2
• Autorizzazione per qualsiasi altra azione del libro paga che la tua azienda consente

Conosciuto anche come File dei dipendenti, registri dei dipendenti, file di risorse umane, documentazione

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