Suggerimenti per la gestione del tempo per le chiamate in uscita

La gestione del tempo del telefono è importante perché il telefono è ancora lo strumento di comunicazione principale per la maggior parte delle piccole imprese. Ma la maggior parte del tempo che le aziende trascorrono usando il telefono sono una perdita di tempo. Invece di comunicare con le persone con cui vogliamo comunicare quando effettuano chiamate in uscita, ciriamo il tempo a parlare con altre persone o macchine, giocando infiniti round di tag del telefono.

Ma cosa succede se potessimo semplicemente chiamare e parlare con le persone con cui volevamo parlare, dire quello che volevamo dire e andare avanti? Immagina quanto potremmo essere più produttivi e quanto tempo dovremmo fare altre cose.

Bene, possiamo - e tutto ciò che serve è un po 'di preparazione in anticipo.

Mantieni aggiornate le informazioni di contatto

Che si tratti di fornitori, clienti abituali o appaltatori, molti di noi chiamano ripetutamente le stesse persone. Mantieni le informazioni di contatto aggiornate con i dettagli del risparmio di tempo in modo da non perdere tempo a cercare di raggiungere le persone che non sono disponibili.

Ad esempio, se sai che una persona in particolare che vuoi raggiungere prende il pranzo da 1 a 2 p.M. Ogni giorno, perché sprecare il mio tempo cercando di chiamarla durante questo periodo?

Numeri di programma che chiami frequentemente

Programma i numeri per coloro che chiami regolarmente sul tuo telefono per risparmiare tempo a cercarli.

Pianifica le tue chiamate in uscita

Prima di chiamare, annota il goal principale della chiamata e i punti chiave che si desidera coprire. Questo ti aiuterà ad attenersi al punto quando sei al telefono e assicurati di coprire tutto ciò che vuoi coprire, risparmiando tempo durante la chiamata ed evitando di dover chiamare di nuovo perché hai dimenticato qualcosa.  

Mantieni le informazioni del contatto di fronte a te 

Se chiami qualcuno che viene inserito nel tuo database dei contatti, hai tutte le informazioni sulla persona che chiami di fronte a te quando chiami. Sia che tu stia utilizzando un computer desktop, un dispositivo mobile o un rolodex, questo è un grande aiuto per la memoria durante la chiamata. Inoltre, se non devi cercare qualcosa come il nome del marito del cliente, avrai la possibilità di prendere appunti durante la chiamata, risparmiando ancora più tempo.

Usa un altoparlante o un auricolare

Naturalmente, se vuoi prendere appunti durante una chiamata (o fare qualsiasi altra cosa mentre parli al telefono), un buon altoparlante o un auricolare è essenziale. Liberare le mani può liberare molto tempo.

Lascia un messaggio dettagliato

Se raggiungi la segreteria telefonica di qualcuno o la segreteria telefonica, lascia un messaggio completo che fornisce il tuo numero di telefono due volte e afferma il motivo per cui chiami. Ad esempio, "Questo è Susan Ward a (numero di telefono). Chiamo per discutere la stima per il tuo progetto. Puoi contattarmi a (numero di telefono) questo pomeriggio."

Dichiarare il tuo numero due volte dà al destinatario del messaggio una possibilità molto migliore di farlo bene e di farlo scrivere senza ripetere il messaggio.

Non cedere alla coazione telefonica

Quando stai cercando di raggiungere qualcuno e non l'hai fatto, è allettante richiamare - forse ogni mezz'ora! Ma se hai lasciato un messaggio adeguato, non è necessario perdere tempo a lasciare messaggi ripetuti (e riempire la segreteria telefonica della persona o la posta vocale). Dai alla persona che stai chiamando un ragionevole periodo di tempo per richiamare, ad esempio fino al giorno lavorativo successivo.

Blocca il tempo per le telefonate

Pianifica le tue telefonate e rendile tutte insieme in un unico blocco di tempo, se possibile. La maggior parte di noi non è così brava nel multitasking e perde molta produttività quando ci lanciamo avanti e indietro da un compito a un altro. Quindi, se hai una dozzina di chiamate da effettuare in un determinato giorno, è più efficiente renderli tutti in un'ora che farne uno o due, e poi fare altre tre chiamate un'ora dopo e altri due 45 minuti dopo.

Prenota le tue telefonate in uscita, se possibile

Se non sarà una breve chiamata, quando chiami per la prima volta qualcuno, presentati, dille perché stai chiamando e poi chiedile se è un momento conveniente per parlare o se preferirebbe prenotare un tempo per discuterne. Quindi organizza che la chiamerai in quel momento. Questo non solo può farti risparmiare tempo sul posto, ma risparmia tempo quando richiami la persona perché sarai entrambi pronti a discutere il problema di cui hai chiamato originariamente.

Effettua le tue telefonate in uscita in "prima serata"

La ricerca ha dimostrato che più persone sono nei loro uffici la mattina presto e possono essere raggiunti tra le 8 a.M. e 11 a.M.