Suggerimenti per l'organizzazione di festival alimentari della comunità

Dato che il gusto di Chicago è iniziato nel 1980, i pianificatori per il gusto hanno una vasta esperienza con la pianificazione di un festival alimentare della comunità. L'Ufficio per eventi speciali del sindaco gestisce il programma e supervisiona la pianificazione e l'esecuzione. Il suo team di gestione offre i seguenti suggerimenti per coloro che potrebbero creare un festival simile per la prima volta o in espansione di elementi di programmazione per un festival esistente.

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Suggerimenti per i direttori generali del festival

Il direttore generale è la persona che gestisce i vari elementi del festival. Mary Slowik, direttore generale per il gusto di Chicago, offre i seguenti suggerimenti:

• Identifica il tuo pubblico e determina se vogliono un festival.
• Se esiste già un programma simile, evita la duplicazione.
• Guadagna il buy-in dove vuoi tenere l'evento.
• Vary la programmazione per un evento del pubblico generale.
• Assicurati che lo spazio possa ospitare la folla.
• Assicurarsi che i venditori possano gestire i volumi dei partecipanti.
• Creare un budget e ottenere offerte da società affidabili.
• Se questa è la prima volta che pianifica l'evento, assumi un venditore di festival esterno.

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Suggerimenti per i gestori delle operazioni del festival

Il gestore delle operazioni supervisiona la preparazione del sito, la fase e la produzione, il supporto degli eventi e la sicurezza. John Truck, direttore delle operazioni per il gusto di Chicago negli ultimi 19 anni, consiglia quanto segue:

• I festival richiedono lavorare con le persone, quindi preparati a rimanere dinamici e fluidi.
• Più sicuro di avere una buona attrezzatura a un buon prezzo.
• Assicurati di affittare staging e impalcature vendute strutturalmente vendute.
• Ottieni offerte e controlla le storie di tutti i fornitori, compresi i riferimenti.
• Mantieni gli standard alti e assicurati che tutto rimanga sotto controllo.
• Incontra i venditori quotidianamente durante il programma per gestire gli equipaggi di lavoro.
• Sii fedele alla tua parola e venditori, artisti e persone alimentari torneranno e lavoreranno con te.

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Suggerimenti per la gestione della sponsorizzazione del festival

Il responsabile della sponsorizzazione è la persona che lavora per ottenere dollari di marketing per supportare l'evento. Christine Jacob, responsabile della sponsorizzazione per il gusto, offre i seguenti consigli:

• Ricerca eventi comparabili altrove e replica i loro successi.
• Sponsor target per offrire denaro, beni e valore pubblicitario.
• Crea una categoria sponsor di presentazione.
• Creare importanti categorie di sponsorizzazione (i.e., auto, finanziario, bevande, media, ecc.).
• Crea categorie di sponsor per ciascuna delle aree di programmazione.
• Non consentire agli sponsor di vagare in loco durante l'evento.
• Identificare i requisiti di sponsor in anticipo come elettricità, acqua, ecc., e avvisare il team operativo per determinare le migliori posizioni.

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Suggerimenti per la gestione del concerto/talenti del festival

Il talento è la persona che negozia per portare gli artisti a un festival. Jenenne Brown Mosely, Talent Manager per il gusto di Chicago, offre i seguenti consigli:

• Conosci il tuo budget: gli artisti di grande nome possono costare tra $ 500.000 e $ 1 milione per 60 a 90 minuti.
• Non spendere troppo su un singolo artista per eventi più giorni.
• Lavora a stretto contatto con i tuoi sponsor dei media per aiutare a compensare le spese.
• Negoziare con artisti che potrebbero già essere nella zona intorno al tuo evento.
• Fai sapere al talento se offri il loro concerto come spettacolo gratuito (può ridurre la tassa).
• Collabora con sponsor come compagnie aeree e hotel per compensare le spese dell'artista.
• Assicurare un grande nome per i tuoi giorni di apertura, centrale e finale.

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Suggerimenti per il festival di gestione del marketing

Il marketing manager è la persona che gestisce tutte le comunicazioni relative a un festival. Cindy Gatziolis, Marketing Manager per il gusto, suggerisce quanto segue:

• I partner dei media ti aiuteranno a ridurre la necessità di spese pubblicitarie.
• Incorporare il festival nelle campagne pubblicitarie, pubbliche e marketing esistenti.
• L'evento Programma di produzione di stampa brochure aiuterà a guidare le scadenze della pianificazione del festival.
• Crea singoli comunicati stampa su ogni elemento di produzione per il festival.