Utilizzo di pietre miliari nella gestione dei progetti

Una delle caratteristiche definitive di un progetto è che dura per un periodo di tempo fisso. Questo potrebbe essere qualsiasi cosa da poche settimane a diversi anni e, in alcuni casi, per progetti di costruzione o lavori pubblici su larga scala, decenni.

Per tracciare i progressi lungo la strada e garantire che i risultati chiave vengano raggiunti in base alla sequenza temporale, i project manager utilizzano le pietre miliari.

Una pietra miliare del progetto è un compito con una durata di zero che significa risultati nel progetto. Sono usati come un modo per mostrare movimenti e progressi in avanti e mostrare alle persone cosa sta succedendo, anche se non hanno una conoscenza dettagliata dei compiti coinvolti per arrivarci. A tale proposito, sono molto utili per la comunicazione degli stakeholder e la fissazione delle aspettative.

Quando utilizzare le pietre miliari del progetto

Le pietre miliari nella gestione del progetto vengono utilizzate per contrassegnare:

• L'inizio di fasi significative del lavoro
• La fine di fasi significative del lavoro
• Scadenze
• Quando viene presa una decisione importante
• Altri punti fissi nel tempo che devono chiamare in modo specifico

Con quale frequenza mettere le pietre miliari nel tuo piano

Un corso di formazione potrebbe consigliare di mettere le pietre miliari nel tuo piano circa una volta al mese. Questo va bene e una buona regola empirica, ma devi usare il tuo giudizio professionale. Alcuni mesi potrebbero avere molta attività con riunioni importanti contrassegnate come traguardi, decisioni prese e la chiusura di una fase e l'inizio di un'altra.

In altri mesi potresti concentrarti sull'esecuzione, con pochissimo, se non altro, su cui puoi appendere una pietra miliare.

Ai fini della segnalazione, è utile creare un motivo per avere una pietra miliare almeno una volta in ogni ciclo di segnalazione.

Come sono rappresentate le pietre miliari nel tuo grafico Gantt

Le pietre miliari sono uno dei componenti di un grafico Gantt e sono mostrati sul grafico come un diamante. Non sono mostrati come un compito normale perché hanno una durata di zero: in altre parole, non occupano tempo. Ai fini della pianificazione su un grafico Gantt, si verificano semplicemente.

Se non stai usando i grafici Gantt, puoi comunque usare le pietre miliari. Ecco 5 alternative ai grafici di Gantt: puoi comunque incorporare le pietre miliari nel tuo piano usando queste.

Se vuoi rimanere organizzato personalmente e il software di gestione del progetto non è completamente integrato nel tuo calendario, puoi copiare e incollare le date chiave nel tuo diario. A seconda di come ti piace lavorare, questo può ricordarti cosa dovrebbe venire.

Come nominare le pietre miliari

Le pietre miliari dovrebbero avere una descrizione chiara sul programma del progetto, ma non uno che implica che siano un compito. Quindi non dovrebbero essere chiamati "Ottieni un accordo per passare alla fase 2" ma "la fase 2 inizia". Se vuoi riflettere lo sforzo di ottenere un accordo per passare alla fase 2, aggiungi un'attività appena prima della pietra miliare per coprirlo.

Le pietre miliari dovrebbero descrivere il punto nel tempo che rappresentano così:

• Fase di test completa
• PID approvato
• Contratto firmato

Molti project manager scelgono di numerare le pietre miliari anche per facilitare. Se si utilizza una struttura di rottura del lavoro, puoi utilizzare la numerazione da quella. Altrimenti, va bene usare M1, M2 e così via per chiarire a cosa ti riferisci. Una chiara struttura di denominazione diventa più importante all'aumentare del numero di pietre miliari, quindi pensa a come lo farai se il tuo progetto funziona per diversi mesi.

Come ottenere le pietre miliari firmate

Le pietre miliari fanno parte del programma del tuo progetto, quindi quando il tuo programma è basellato, dovresti considerare le tue pietre miliari firmate.

Se è necessario modificare le date delle pietre miliari, è necessario utilizzare la procedura di controllo delle modifiche standard per apportare modifiche al tuo piano. Questo potrebbe essere facile come chattare con il tuo sponsor del progetto e far loro sapere perché le date devono cambiare o formale come mettere insieme un nuovo programma raccomandato e portarlo in un comitato di pianificazione per ratificare.

È meglio capire quale sarà il tuo processo di firma milestone, se presente, prima di doverlo usarlo, in modo da non perdere tempo quando devi fare una modifica.

Utilizzo di pietre miliari per la comunicazione

Le pietre miliari sono utili per la comunicazione e la segnalazione perché rappresentano i punti minimi di controllo nel piano. In altre parole, se hai tirato fuori tutte le altre attività, potresti ancora vedere cosa stava succedendo e far andare avanti il ​​progetto usando solo le pietre miliari.

Dovresti essere in grado di estrarre le pietre miliari e metterle su una dashboard o un rapporto di progetto. Dovrebbero raccontare la storia del progetto in modo sufficientemente dettagliato per soddisfare le persone a cui stai segnalando, normalmente il tuo sponsor del progetto o un altro gruppo esecutivo come il gruppo direttivo (o il progetto di progetto). Ogni mese, o alla frequenza di reporting che usi, puoi mostrare quali traguardi sono stati raggiunti.

Segnalare contro le pietre miliari è piuttosto semplice e spesso è fatta come una tabella. Elenca la descrizione del traguardo, la data in cui era dovuta e quindi la nuova data prevista. Quando la pietra miliare viene raggiunta e può essere contrassegnata come completa, si aggiunge anche quella data in. Spero che sarà lo stesso della data prevista, ma i progetti non sempre funzionano così.

Un tavolo come questo rende ovvio ciò che è stato completato e ciò che è eccezionale. Sarai in grado di pianificare la risposta alla domanda: "Perché non abbiamo colpito quel traguardo?"Prima di andare a incontrare il tuo sponsor o inviare il rapporto.

Quando il tuo piano di progetto è molto lungo e hai molte pietre miliari, troverai più facile abbandonare le pietre miliari completate ogni ciclo di reporting. Segnala solo le pietre miliari che saranno imminenti o completate quel mese: il prossimo mese decollano tutto ciò che è stato completato il mese scorso, quindi non si aggiungono costantemente alla durata del rapporto raccontando alla gente il lavoro che già sanno che è finito.

Le pietre miliari sono uno strumento di gestione dei progetti davvero utile per la pianificazione, la pianificazione e i rapporti e sono facili da usare. Metti un po 'nel tuo prossimo piano di progetto, traccia contro di loro e ti ritroverai a imparare quale frequenza funziona meglio per te.

Come per tutto nella gestione del progetto, usali in modo flessibile per fornire il risultato desiderato, utilizzando questi suggerimenti e linee guida per informare le proprie decisioni.