Basics per la gestione dei fornitori di basi scorecard

La creazione o l'acquisto di una scorecard di gestione dei fornitori è una componente essenziale di efficace gestione delle relazioni con i fornitori (SRM). Una scorecard di gestione dei fornitori è uno strumento utilizzato per misurare le prestazioni e l'efficacia di fornitori e fornitori che forniscono beni o servizi al business.

Come funziona il processo

Il processo di relazione del fornitore inizia in genere con la creazione di una richiesta per una proposta o la richiesta di un preventivo (RFP/RFQ). L'interazione può anche iniziare con altri documenti o pubblicità che richiedono il fornitore di risposte. In tutti i casi, il cliente è in grado di valutare obiettivamente le capacità e le risorse del fornitore.

Quando viene selezionato il miglior fornitore per l'attività, inizia un processo di negoziazione del contratto. Il contratto delinea tutte le linee guida e le aspettative delle prestazioni a cui un venditore sarà legalmente tenuto ad aderire.

Una volta che i termini del contratto sono stati concordati dall'acquirente e dal venditore, viene eseguito un accordo vincolante che riassume le aspettative reciproche. Le aspettative reciproche si riferiscono in particolare al frequente monitoraggio e misurazione delle prestazioni dei fornitori. È necessaria una comunicazione regolare e frequente per garantire un processo di gestione dei fornitori di successo.

Scorecard per monitorare le prestazioni del fornitore

Come indicato in molti libri e siti Web sul tema delle migliori pratiche di gestione dei fornitori, uno dei criteri di performance chiave è un processo per monitorare le prestazioni del fornitore. Per fare questo, è necessario avere una scorecard di gestione dei fornitori. Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, una scorecard di gestione dei fornitori dovrebbe affrontare criteri specifici.

A seconda delle dimensioni dell'azienda, forse un semplice foglio di calcolo della Scorecard di gestione dei fornitori sarà sufficiente. Per progetti o aziende più grandi, sono disponibili molte scorecard di fornitore disponibili in commercio.

Indicatori di prestazione chiave del fornitore

La scorecard dovrebbe misurare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) a cui è legato il fornitore. Un modo semplice per sviluppare gli articoli inclusi nell'elenco KPI è utilizzare i termini del contratto del fornitore. Tali articoli possono includere tempi di consegna per forniture, disponibilità di comunicazione del fornitore e la loro reattività ai cambiamenti o alle emergenze.

In altre parole, basarsi sullo sforzo utilizzato per sviluppare i termini del contratto per creare un elenco degli elementi più importanti da misurare con la scorecard.

Crea scorecard facili da usare

La scorecard dovrebbe essere facile da usare da tutti i dipendenti che devono interagire con questo strumento. Non importa quanto sia completo l'elenco degli indicatori di prestazione se lo strumento è troppo ingombrante e ostile agli utenti. Sebbene la scorecard sarà completa nella sua definizione di ciò che dovrebbe essere misurato, se non è intuitivo, nessuno la userà, il che sconfigge lo scopo di avere una scorecard.

Timeline e pietre miliari del fornitore

La scorecard dovrebbe avere una sequenza temporale corrispondente e un insieme di pietre miliari che sono sincronizzate con gli indicatori di prestazione. Cioè, le prestazioni sono una funzione di entrambi i tempi e di qualità. Le due cose non si escludono a vicenda. Se il prodotto di un venditore arriva al tuo progetto in tempo ma sono di qualità inferiore, sono inutili. Quindi, la scorecard dovrebbe classificare in tempo, nonché prestazioni di qualità.

Informare il venditore della scorecard

La scorecard non dovrebbe essere una sorpresa che un'impresa decida improvvisamente di utilizzare con un fornitore se scoprono che il venditore è poco performante. Idealmente, il venditore è stato reso consapevole che le loro prestazioni saranno monitorate e misurate durante il periodo del contratto. La misurazione si baserà su audit o valutazioni coerenti e regolarmente programmati concordati da entrambe le parti. Questa consapevolezza dovrebbe essere creata durante la fase di negoziazione del contratto della relazione fornitore.

Uso dei dati raccolti

I dati raccolti e analizzati dalla scorecard devono essere utilizzati per seguire il fornitore. Dati accurati sulle prestazioni dei fornitori sono inutili se l'azienda non agisce con il fornitore in base alle conclusioni della scorecard.