Quali sono le linee guida per la pianificazione di un evento pubblico o di comunità?

Le organizzazioni di quartiere nelle città di tutta la nazione ospitano eventi pubblici e comunitari speciali come festival all'aperto, fiere di strada e carnivali. Molti di questi eventi pubblici - in particolare quelli di successo - diventano feste anticipati e talvolta un punto di orgoglio per la comunità di hosting. Mentre ci sono aspetti della pianificazione e dell'esecuzione degli eventi che sono condivisi in tutti i tipi di eventi dai matrimoni alle conferenze aziendali, gli eventi pubblici tendono ad avere i propri bisogni e sfide. Uno di questi fattori di pianificazione degli eventi pubblici unici sta lavorando e ricevere l'autorizzazione da parte delle agenzie governative.

A volte il modo migliore per imparare è solo saltare. Altre volte, vale la pena imparare dalle lezioni e dalle esperienze degli altri. In questo caso, impareremo dalla città di Chicago. Esperto nell'organizzazione di circa 350 eventi speciali in tutta Chicago, l'Office of Special Events del sindaco ha creato la sua guida per le risorse di eventi speciali e il pacchetto di autori di eventi speciali, che include idee pratiche che altre città potrebbero voler incorporare nei loro eventi della comunità. Ecco i migliori consigli per pianificare eventi di successo della comunità dai maestri stessi.

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Avere un processo di domanda formale

A Chicago, il codice municipale richiede alle organizzazioni che desiderano ospitare un evento della comunità per presentare una domanda formale che accetta alcune linee guida per gli eventi, come: ad esempio:

• Nessuna commissione può essere addebitata per l'ammissione (impostare un importo della donazione).
• I venditori alimentari devono essere autorizzati e possedere la certificazione.
• I venditori di liquori devono essere autorizzati (solo birra e vino).
• I venditori di merci devono essere autorizzati.
• L'autorità di transito di Chicago deve essere notificata.

Avere un processo di candidatura formale per eventi speciali pubblici e comunitari può ridurre il carico di lavoro e semplificare le approvazioni, che è una vittoria per tutti.

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Richiedere un permesso di evento speciale

Oltre al processo di domanda di evento, la città di Chicago richiede inoltre agli organizzatori di presentare una domanda di permesso di evento speciale, che porta i propri requisiti come:

• La domanda deve essere presentata almeno 45 giorni prima dell'evento.
• Le applicazioni devono essere autenticate.
• Gli organizzatori devono produrre un certificato di assicurazione per $ 1 milione in responsabilità generale commerciale che nomina la città di Chicago come assicurato aggiuntivo.

Mentre all'inizio, potrebbe sembrare che Chicago crei semplicemente alcuni cerchi burocratici per saltare quando si tratta di eventi della comunità, senza rendere eccessivamente difficili le applicazioni che la città ha assicurato che tutti gli eventi pubblici soddisferanno il loro set di requisiti - molti dei quali relativi alla sicurezza.

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Richiedi una mappa degli eventi con applicazione di permesso

Gli organizzatori devono presentare come parte di qualsiasi domanda di permesso di evento speciale, una mappa degli eventi che identifica le aree di chiusura delle strade proposte e il piano di reinserimento. La mappa dovrebbe anche prendere in considerazione gli spazi del garage pubblico, l'accesso al vialetto e lo spazio della corsia del fuoco. I segni di deviazione e le barricate devono soddisfare i requisiti della città e gli organizzatori sono tenuti a ottenere queste forniture direttamente. I seguenti elementi vengono considerati quando si emette un permesso:

• Sicurezza pubblica.
• La vicinanza di un altro evento nell'area allo stesso tempo.
• Precedente emissione di un permesso per un altro evento nella stessa mappa della posizione.

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Richiedono permessi di tenda e baldacchino

A Chicago, tende o baldacchini più grandi di 240 piedi quadrati agli eventi pubblici richiedono permessi dalla città. Se più grande di 600 piedi quadrati, i disegni devono essere stampati da un architetto o ingegnere strutturale autorizzato e i piani di uscita e di emergenza, compresi i segni e l'illuminazione, devono essere presentati. Se la dimensione supera i 4.000 piedi quadrati, la richiesta di permesso deve essere presentata dalla società responsabile per erigere la struttura. Questo processo garantisce che le misure di sicurezza siano prese sul serio.

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Richiedi partenariati con funzionari della sicurezza pubblica

Gli eventi speciali a Chicago devono coinvolgere sia la polizia che i vigili del fuoco. Gli organizzatori devono incontrare il comandante della polizia (e/o il suo rappresentante) per affrontare questioni come una corsia di traffico per veicoli di emergenza, piani di sicurezza e post di comando designato durante l'evento. Gli organizzatori dovrebbero designare un individuo che fungerà da collegamento per il dipartimento di polizia, i vigili del fuoco, le strade e i dipartimenti igienico -sanitari, l'ufficio di eventi speciali e altri. Aiuterà ad avere almeno una persona ben informata ed esperta nella tua squadra che funge da punto di coordinamento per tutti questi dipartimenti pubblici.

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Fornire una lista di controllo del codice di sicurezza antincendio

Gli organizzatori di eventi per festival e esterni a Chicago sono forniti una lista di controllo e richiesti per soddisfare determinati requisiti del codice di sicurezza antincendio, tra cui:

• Le tende devono essere realizzate in materiale ritardante dell'incendio (certificazione richiesta).
• Gli estintori sono richiesti in ogni cabina.
• Le file di posti a sedere temporanei devono ospitare da 5 a 14 persone (massimo).
• I corridoi di posti a sedere temporanei devono essere minimi di 36 pollici.
• I liquidi infiammabili non devono essere conservati in nessuna tenda, baldacchino o stand.
• La spazzatura non deve essere autorizzata ad accumulare.
• I cavi elettrici devono essere registrati e si consigliano più prese.
• Si raccomandano corsie antincendio per veicoli di emergenza (corsia antincendio da 10 piedi).
• BASIC C.P.R. e i corsi di pronto soccorso sono raccomandati per i membri del personale.

Sia i nuovi organizzatori di eventi pubblici e nuovi apprezzano una buona lista di controllo.

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Garantire pratiche di gestione degli alimenti sicuri

La città di Chicago richiede ai venditori di frequentare una classe da parte del Dipartimento della Salute prima di presentare qualsiasi domanda. Inoltre, i venditori devono ottenere una formazione e una certificazione di servizi igienico -sanitari del festival estivo (offerta dalla Illinois Restaurant Association). Il funzionario sanitario, che determina se un venditore riceverà un permesso per il funzionamento, mantiene l'autorità di sospendere qualsiasi permesso in qualsiasi momento.

La città delinea regole dettagliate per cibo, contenitori, etichette, protezione alimentare, igiene del personale personale, attrezzature alimentari, rifiuti, costruzione di cabine e materiale tossico. Richiede inoltre ai venditori di partecipare a un seminario di igiene obbligatorio.

Su una nota correlata,Le licenze per liquori per eventi speciali devono essere ricevuto 20 giorni prima dell'evento.

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Avere un piano per contrattare i servizi della città

Gli appaltatori pubblici o privati ​​devono essere assunti per una serie di servizi, inclusa la pubblicazione Parcheggio vietato Segni, fornitura di barricate, rimorchio, batteria di rifiuti, tamburi per il riciclaggio, fodere, spazzatura, raccolta dei rifiuti, servizi elettrici e/o apparecchiature audio. A Chicago, il Dipartimento delle strade e dei servizi igienico -sanitari è disponibile per fornire tali servizi su un programma di commissioni orarie in base alle competenze.

Inoltre, è richiesto un programma di riciclaggio come parte del pacchetto di autorizzazioni per eventi speciali a Chicago. Con l'aumento della popolarità degli eventi verdi, questa non è una cattiva idea!

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Richiedono permessi animali

Se gli animali sono coinvolti nell'evento in alcun modo, la città di Chicago richiede l'invio con l'applicazione evento del nome di un veterinario locale che sarà presente all'evento. Questa persona sarà responsabile della fornitura di animali malati o feriti. Inoltre, la Commissione per la cura e il controllo degli animali può ispezionare gli animali prima del loro uso nelle attività pubbliche.

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Gestisci la segnaletica e la promozione degli eventi

Gli organizzatori di eventi pubblici a Chicago hanno l'opportunità di ottenere un'esposizione aggiuntiva per eventi con stendardi per palo della luce. Naturalmente, la città gestisce queste richieste che richiedono agli organizzatori di completare una domanda di autorizzazione di banner che include una copia della proposta di grafica banner, la data dell'evento e qualsiasi altro aspetto significativo della richiesta. Il Dipartimento delle strade e dei servizi igienico -sanitari gestisce questo tipo di richieste.

Ringraziamenti speciali

Un ringraziamento speciale all'Ufficio del sindaco di eventi speciali a Chicago per aver esteso l'autorizzazione per evidenziare la sua guida alle risorse e consentire i requisiti di domanda.